Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Specjalista komunikacji wewnętrznej i jego 5 podstawowych narzędzi

Każdy zawód ma swoje narzędzia, my także je mamy. Pomagają nam w lepszym zorganizowaniu i planowaniu naszej pracy na stanowisku specjalisty komunikacji wewnętrznej. Jeśli chcemy, aby komunikacja wewnętrzna w naszej firmie skoczyła na wyższy poziom, powinniśmy natychmiast zacząć je stosować. Innej drogi nie widzę.

Na pytanie, dlaczego komunikacja wewnętrzna w Waszych firmach nie działa tak, jakbyście chcieli, bardzo często moja odpowiedź jest prosta: ponieważ nie ma w niej podstaw, działania realizowane są ad hoc – co wpadnie, to bierzecie i tak w kółko, nie ma większej analizy i planowania, o połączeniu z szerszymi działaniami biznesowymi nie wspominając.

Jeśli chcemy być profesjonalni w tym, co robimy i być postrzegani jak profesjonaliści, powinniśmy korzystać z profesjonalnych narzędzi w naszej pracy.
Co może nam w tym pomóc? Poniżej opiszę krótko 5 wg mnie niezbędnych narzędzi w naszej pracy.

1.    Plan komunikacji – czyli zaplanowanie, rozpisanie działań, które zrealizujemy w procesie komunikacji danego projektu, wydarzenia czy innej kwestii, którą mamy do zakomunikowania. Planowanie ma w sobie ważny element analizy. Mamy wtedy też czas na spokojniejsze – niż przy działaniach ad hoc – przyjrzenie się materii, którą będziemy komunikować. Mamy szansę na skonsultowanie planowanych działań z innymi osobami, na kreatywne podejście do procesu komunikacji, o co trudno przy działaniach pod presją czasu, gdy kolejne wpadają nam na listę zadań do wykonania na wczoraj.

W takim planie komunikacji określamy, kto i co zrobi, do jakich grup, kiedy i w jakim celu. Nie zapominajmy też o miernikach, na podstawie których ocenimy, czy cel udało nam się zrealizować.
Na co dzień stosuję kilka różnych szablonów do konstruowania planów komunikacji. Jeśli chcecie je poznać, zapraszam na moje szkolenie z planowania.  

2.    Matryca odbiorów lub persony – biorąc pod uwagę liczbę szablonów i artykułów dostępnych w internecie na temat person w komunikacji wewnętrznej, EB, HR czy marketingu, skonstruowanie takiej charakterystyki grup docelowych nie powinno być problemem. Trzeba poświęcić tylko na to czas i najlepiej zrobić to w zespole.
Scharakteryzowanie grup docelowych, do których mówimy w komunikacji wewnętrznej, to dla mnie podstawa. Jeśli ich nie znamy albo wiemy o nich niewiele, kolejne planowane do nich działania komunikacyjne mogą być mocno chybione. Zanim więc zaczniecie komunikację kolejnego projektu, opracujcie charakterystykę Waszych grup docelowych, definiując m.in. ich styl komunikacji, preferowane narzędzia czy ich nastawienie.  

3.    Matryca narzędzi – to dla mnie obok matrycy odbiorców kolejny niezbędnik w pracy specjalisty komunikacji wewnętrznej. Pozwala nam spojrzeć na całość dostępnych w firmie narzędzi komunikacji. A mając matrycę odbiorców i narzędzi możemy sprawdzić, czy narzędzia, które mamy wdrożone w firmie, dobrze dopasowane są do oczekiwań i potrzeb odbiorców. Taka matryca narzędzi to ich charakterystyka i analiza ich efektywności.

4.    Strategia komunikacji wewnętrznej – ten dokument określa kierunek naszych całościowych działań zaplanowanych na dłuższy okres czasu niż plan komunikacji. To tu powinna się znaleźć mocna diagnoza stanu obecnego, dobranie do niej celów, które chcemy osiągnąć i zaplanowanie tego, jak te cele zrealizujemy. W strategii możemy też określić misję i wizję, jakie mamy w zakresie komunikacji wewnętrznej w naszej firmie. Nie możemy też zapominać o nielubianej wśród specjalistów komunikacji wewnętrznej ewaluacji – mierniki realizacji celów są obowiązkowe! Strategia to też dobre miejsce do opisania tego, jak jej cele wspierać będą cele biznesowe firmy.

O różnicy między strategią i planem komunikacji pisałam też tutaj

5.    Badania – to element, bez którego nie potrafię pracować. Dobra diagnoza sytuacji wyjściowej przed zbudowaniem strategii czy skonstruowaniem planu działań, jest dla mnie niezbędna. Metody i narzędzia, jakie możemy tu zastosować, to badanie ilościowe (ankiety), ale też analizy statystyk narzędzi, badanie jakościowe (wywiady) czy SWOT. Wymienione wyżej matryce narzędzi i odbiorców to także forma diagnozy komunikacji wewnętrznej w firmie

Poznaj te narzędzia
Jeśli jeszcze nie korzystacie z tych rozwiązań, a chcecie je poznać w postaci konkretnych szablonów i dowiedzieć się, jak je stosować w codziennej pracy, zapraszam na moje szkolenia z planowania lub budowania strategii. Na planowaniu poznacie matryce odbiorów i narzędzi oraz kilka szablonów do konstruowania planów komunikacji.
Z kolei na szkoleniu ze strategii będą persony i szablon do stworzenia planu operacyjnego dla celów strategicznych. Kalendarz szkoleń otwartych znajdziecie tutaj. A więcej informacji o możliwych szkoleniach i warsztatach zamkniętych tutaj.

Poczytaj o narzędziach
Jeśli nie możecie dotrzeć na moje szkolenia, polecam Wam przejrzeć inne wpisy na moim blogu poświęcone wyżej wymienionym zagadnieniom. W prawej kolumnie bloga znajdziecie wyszukiwarkę, a poniżej niej tagi i kategorie wpisów blogowych, które pomogą Wam znaleźć wpisy na interesujący Was temat.

******

Sprawdźcie też:
Facebooka bloga i LinkedIn (zapraszam do sieci kontaktów)
szkolenia otwarte z komunikacji wewnętrznej
• newsletter – raz w tygodniu z nowym wpisem (zapisy – prawa kolumna bloga

Fot.główne: Pexels.com