Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

W ramach cyklu „Jak to się robi w…” tym razem odwiedziłam podpoznańską fabrykę Imperial Tobacco Polska, by posłuchać o efektach wdrożenia strategii komunikacji wewnętrznej „Less is more”.

Bardzo dziękuję Pani Ewie Winckiewicz-Przewoźnej, Specjaliście ds. Komunikacji Wewnętrznej i Szkoleń w Imperial Tobacco Polska (ITP) za spotkanie, wyczerpującą rozmowę, podzielnie się doświadczeniami i możliwość zobaczenia narzędzi komunikacji wewnętrznej fabryki.

Fabryka ITP w Tarnowie Podgórnym pod Poznaniem

Ewa Winckiewicz-Przewoźna zajmuje się komunikacją wewnętrzną w ITP od 2012 r. Odpowiada za komunikację wewnętrzną jednoosobowo. Do zadań Pani Ewy należy także część obszaru szkoleń, ale to komunikacja jest jej głównym zadaniem. Stanowisko ds. Komunikacji Wewnętrznej usytuowane jest w Dziale HR.

Ewa Winckiewicz-Przewoźna

Firma Imperial Tobacco posiada w Polsce dwie spółki. W Tarnowie Podgórnym pod Poznaniem mamy Fabrykę oraz Pion Sprzedaży i Marketingu. Tutaj zatrudniamy ok. 1300  pracowników, z czego połowę stanowią pracownicy produkcji. Druga Spółka to Fabryka w Radomiu, gdzie zatrudniamy około 500 pracowników.

Zapraszam na rozmowę o strategii „Less is more”, która pozwoliła firmie na zredukowanie dystrybuowanych treści w fabryce w Tarnowie Podgórnym  nawet do 80%.

Maja Biernacka: Skąd pomysł na strategię „Less is more”?

Ewa Winckiewicz-Przewoźna: Impulsem do wdrożenia zmian były wyniki badania zaangażowania i odpowiedzi pracowników na pytania otwarte, ale też to, co na co dzień słyszymy od naszych pracowników. Z uwagą czytamy też anonimowe pytania wrzucane do skrzynki pytań. Pracownicy pytali o rzeczy, o których powinni wiedzieć, bo informowaliśmy ich o tym naszymi kanałami komunikacji. Stąd wiedzieliśmy, że coś nie gra. Obserwowaliśmy też skuteczność komunikacji i nasze kanały komunikacji. Widać było przeciążenie, nie mieściły się kartki przyczepiane na tablicach. Szukaliśmy też najlepszych praktyk, wiedzy dotyczącej percepcji informacji, aby finalnie dojść do wniosku, że less is more, czyli mniej znaczy więcej. W końcu postanowiliśmy postawić na mniej. Założyliśmy, że jeśli będziemy przekazywać mniej informacji, to ludzie to zapamiętają, a jeśli będziemy chcieli przekazać im nadal dużo, to zapamiętają niewiele. Do tej pory staraliśmy się informować wszystkich pracowników o wszystkim, ale okazało się to – mimo najlepszych intencji – nieskuteczne.

MB: Co zrobili Państwo w kolejnym etapie?

EWP: W ramach analizy stanu obecnego policzyliśmy, ile informacji jest w poszczególnych kanałach, sprawdziliśmy ich rodzaje, co się najczęściej powtarza itp. Wypracowaliśmy priorytety, o których wszyscy pracownicy powinni wiedzieć. Podzieliliśmy je na pilne i ważne, ustaliliśmy zasady dotyczące częstotliwości dystrybucji w kanałach i w przestrzeni. Angażowaliśmy w to różne grupy interesariuszy. Przeprowadziłam warsztaty kreatywne dla grup, które emitują najwięcej informacji, żeby przyjrzeć się temu i aby grupy uczestniczyły w wypracowaniu nowych zasad.

Uwzględniliśmy też wyzwanie, jakim jest dotarcie z informacją do pracowników produkcji. Mają krótkie przerwy potrzebne na inne rzeczy, a nie na szukanie informacji o firmie. Poza tym przez to ich uważność na komunikaty jest niższa niż pracowników siedzących przy komputerach.

Następnie informowaliśmy podczas spotkań kluczowe grupy o zmianach, jakie chcemy wprowadzić w ramach komunikacji wewnętrznej, tłumacząc dlaczego i po co to robimy. Pozostałych pracowników informowaliśmy przy pomocy prezentacji, by nie byli zdziwieni, gdy zobaczą zmiany w przestrzeni.

MB: Jakie zmiany wdrożyli Państwo w ramach tej strategii?

EWP: W ramach „Less is more” mocno postawiliśmy na wizualne aspekty naszych informacji. Stosujemy infografiki, które są proste, nowoczesne i efektywne. Szczególnie wykorzystujemy  je przy komunikacji tematów trudnych takich jak np. wizja, misja, strategia fabryki w Tarnowie, którą wdrożyliśmy w tym samym czasie co „Less is more”, wykorzystując od razu nowe założenia w zakresie komunikowania. Staraliśmy się zrobić to tak, aby było nowocześnie, estetycznie, ale przede wszystkim: zrozumiale.

Infografika prezentująca wizję, misję i strategię fabryki

Wprowadziliśmy też zmiany w kluczowych obszarach tematycznych, na przykład w zakresie bezpieczeństwa. Kiedyś na bieżąco przekazywaliśmy pracownikom te informacje, często nawet kilka razy w tygodniu. Teraz komunikujemy raz na miesiąc mniej pilne informacje, ale te pilne np. dotyczące nowych zasad bezpieczeństwa, wysyłamy od razu, bo nie mogą czekać.

W zakresie komunikacji najważniejszych projektów wprowadziliśmy jedną tablicę dla 6 najważniejszych projektów, o których powinni wiedzieć wszyscy pracownicy. Pozostałych informacji nie komunikujemy już centralnie i nie do wszystkich, tylko do tych osób, których to bezpośrednio dotyczy. Wprowadziliśmy też nowe formy powiadomień – na komunikatach jest odwołanie do naszej wizji fabryki, a w kolejnym etapie wdrożenia umieścimy na nich nasze koło strategii i oznaczymy kolorem tę część strategii, której komunikat dotyczy, aby było jasne, jak powiązać treść ze strategią.

Listy zarządu do pracowników

Inaczej komunikujemy też zmiany kadrowe – raz w miesiącu publikujemy zbiorczo ruchy osobowe – awanse oraz to, kogo zatrudniliśmy. Kiedyś informowaliśmy pracowników o takich zmianach na bieżąco, ale było tego za dużo. Teraz postawiliśmy też na grafikę – są zdjęcia pracowników, o których mowa. Wcześniej był tylko tekst.

Wyznaczyliśmy też miejsca, gdzie plakaty informacyjne czy promocyjne mogą wisieć i mamy magnetyczne tablice, by powiesić plakaty. Są estetyczne, nie tylko porządkują przestrzeń, ale i zwiększają bezpieczeństwo, bo są w miejscach, gdzie swobodnie można zatrzymać się i przeczytać treść.

MB: Jakie narzędzia komunikacji mają Państwo dla pracowników produkcji i jakie zmiany w ich obrębie wprowadzono w ramach nowej strategii komunikacji wewnętrznej?

EWP: Głównym narzędziem komunikacji dedykowanym naszym pracownikom produkcji oprócz cyklicznych spotkań są liczne tablice rozmieszczone na terenie Fabryki, zarówno na hali produkcyjnej, jak i na korytarzach firmy. Wszystkie tablice usytuowane są w przestrzeni publicznej firmy w przechodnich miejscach (na korytarzach, przy szatniach itp.). Staramy się nie umieszczać takich informacji np. na stołówce czy w pokojach krótkich przerw, aby dać pracownikom szanse na oderwanie się tam od pracy. Wszystkie tablice wyglądają wizualnie tak samo.

Jedna z tablic informacyjnych w fabryce

Mamy następujące tablice:

• tablice informacyjne – do pracowników administracyjnych informacje wysyłane są e-mailem, treść tych informacji wyznaczone osoby w poszczególnych obszarach  fabryki drukują i wywieszają na tablicach dla wszystkich pracowników,
• tablice z celami zakładu i celami obszarowymi, na które pracownik rzeczywiście ma wpływ, dzięki temu może zobaczyć, jak to, co robi przekłada się na cele zakładu,

• tablica ze statusami kluczowych projektów w fabryce. Kiedyś o wszystkim wszystkich chcieliśmy informować, dlatego każdego niemal dnia dostarczaliśmy pracownikom informacje. Było tego jednak za dużo. Po wdrożeniu strategii „Less is more” kierownictwo wybiera 6 kluczowych projektów, które dotyczą wszystkich pracowników. Komunikaty formułowane są według schematu - krótko: co za nami, co teraz, co przed nami wraz ze wskazaniem na osi czasu, gdzie teraz firma jest z wykonaniem danego projektu,
• tablica kluczowych wskaźników w innych fabrykach w regionie, abyśmy mogli się porównywać. Są co miesiąc aktualizowane. Pracownicy też sygnalizowali nam wcześniej, że interesują ich takie informacje,
• białe tablice w działach – które oddaliśmy w ręce właścicieli poszczególnych obszarów. Mogą tu publikować swoje wyniki, kluczowe wskaźniki, elementy strategii od CEO, poprzez szefa regionu, by widzieli łączność między celami nadawanymi z góry a tymi, które oni mają zrealizować. Przy tych tablicach organizowane są regularne spotkania zespołów,
• tablica z dniami bez wypadku,
• tablica ogłoszeń rekrutacyjnych – to nowa tablica. Wcześniej we wszystkich obszarach były te ogłoszenia publikowane, teraz mamy dwa wyznaczone miejsca w postaci tablic, gdzie wywieszamy ogłoszenia dotyczące rekrutacji zewnętrznych i wewnętrznych,
• tablica ogłoszeń prywatnych – wcześniej pracownicy wieszali takie ogłoszenia w różnych miejscach. Nie było to pożądane, dlatego oddaliśmy im przestrzeń przy szatniach. Nie ingerujemy w to, co jest tam zamieszczane, ale widzę, że to działa. Informacje prywatne wywieszane są tylko tam,
• tablice grupy S.P.O.K.O. – to grupa projektowa złożona z wolontariuszy, której zadaniem jest organizacja różnych akcji dla pracowników – z zakresu zdrowego stylu życia, sportowych np. mamy ligę bowlingu, biegi itp.,
• monitory LCD rozmieszczone na terenie całej fabryki. Mamy 2 sieci – jedna jest globalna i zarządzana przeze mnie, tu znajdują się informacje skierowane do wszystkich pracowników oraz druga – sieć monitorów zarządzanych lokalnie, gdzie szefowie poszczególnych obszarów publikują ważne dla danego zespołu dane i tak np. na produkcji znajdziemy rozstawienie maszyn wraz z imionami i nazwiskami pracowników, którzy danego dnia je obsługują.

W ramach „Less is more” mocno zredukowaliśmy liczbę informacji przekazywanych za pomocą tych narzędzi, skupiając się na tych ważnych i pilnych.

Infografika Działu BHP

MB: A w jaki sposób komunikują się Państwo z pracownikami administracji?

EWP: Dla pracowników administracji mamy e-maile i intranet lokalny z możliwością wejścia do globalnego, jak również opcję komunikatora wideo i czatu. Dla wszystkich pracowników mamy także:

• listy od najwyższego kierownictwa. Kiedyś rozdawaliśmy je pracownikom co miesiąc, teraz, po wdrożeniu „Less is more” co 2-3 miesiące. Dziś piszemy mniej i odwołujemy się obrazkowo do nowej misji, wizji i strategii,
• magazyn lokalny „Impress”, który powstaje przy bardzo dużym zaangażowaniu pracowników, którzy sami piszą artykuły. Dzięki temu ta komunikacja ma dużą wartość. Nasz magazyn wychodzi do 2-3 miesiące,
• stosujemy plakaty projektowe,
• mamy też wielki baner na budynku przy wejściu do fabryki,
• robimy ulotki do pokojów krótkich przerw,
• czasami drukujemy newslettery i rozdajemy przez przełożonych,

• spotkania kwartalne, kaskadowe – z centrali przychodzą strategiczne informacje raz na kwartał w postaci kilku slajdów czy - tak jak ostatnio - filmów, a my dodajemy lokalną część, by potem informować pracowników kaskadowo poprzez przełożonych o tym, co dzieje się w fabryce i w Grupie Imperial Tobacco,
• skrzynka pytań, gdzie anonimowo zbieramy pytania, by kierownictwo mogło na nie odpowiedzieć podczas kwartalnego spotkania. Nasza skrzynka pytań wisi w holu.
• spotkania w działach, spotkania krzyżowe osób z różnych, współpracujących ze sobą działów,
• cykliczne badanie zaangażowania.

Gazeta wewnętrzna Imperial Tobacco Polska

MB: Co udało się osiągnąć dzięki wdrożeniu tej strategii komunikacji?

EWP: Uporządkowaliśmy role i procesy komunikacji wewnętrznej. Dało nam to klarowność, teraz wiemy, kiedy, jak i czym kierować się, przygotowując akcje informacyjne. Wprowadziliśmy konkretne zmiany w zakresie częstotliwości emisji informacji, dzięki czemu dokładnie wiemy, co, komu i kiedy mamy zakomunikować. Po wdrożeniu „Less is more” na tablicach informacyjnych zmniejszyła się ilość informacji nawet do 80%. Jeszcze nie jest idealnie, ale kierunek jest bardzo dobry. Czasami świeci tło tablicy, czego wcześniej nie było. Komunikacja jest też teraz dużo bardziej spójna graficznie. Osobiście poczułam wyższą jakość komunikacji i wyższą satysfakcję z pracy.

MB: Trudno było przestawić się i komunikować mniej?

EWP: Trudno  nam pisać mniejszą liczbę komunikatów. Jednak  musimy się przełamać. Chcemy, aby wszyscy mieli taki sam dostęp do informacji, to jest dobra intencja, ale zapominamy, że możliwości czasu i percepcji są ograniczone, a komunikując wszystko sprawiamy, że pracownicy finalnie pamiętają niewiele. To ciągła praca i wszyscy uczymy się, ciągle poszukując optymalnych, najbardziej efektywnych sposobów komunikacji.

MB: Jak promuje Pani zmiany wśród pracowników?

EWP: Promujemy zmiany poprzez edukację. Pełniąc rolę facylitatora komunikacji prowadzę warsztaty i rozmowy z interesariuszami.  To niemal coachingowe rozmowy, podczas których staram się uczyć  pracowników, aby rozumieli zasadę less is more i jej  efektywność. Pracując nad danym zadaniem, wyzwaniem komunikacyjnym w projektach czy komunikacji zmian lub komunikacji od kierownictwa,  zawsze przywołuję tę zasadę.

MB: Jak pracownicy przyjęli zmiany?

EWP: W niektórych przypadkach byli zaskoczeni. Na przykład po wprowadzeniu zmian w zakresie komunikowania ruchów osobowych, czyli gdy wprowadziliśmy jeden komunikat zbiorczy na miesiąc a nie bieżące informowanie o zmianach. Z czasem zaczęli jednak mówić, że widzą różnicę, że teraz jest tego mniej. Poza tym rzadziej pytają mnie o rzeczy, które już komunikowaliśmy.

MB: Jakie wskazówki miałaby Pani dla osób, przed którymi stoi podobne wyzwanie komunikacyjne?

EWP: U nas sprawdziło się kumulowanie tych samych informacji i komunikowanie ich zbiorczo. Sprawdził się także podział na komunikaty pilne i niepilne, ale ważne oraz sposób komunikacji wizualnej, czyli upraszczanie formy i wykorzystanie infografik. Przeszliśmy na infografiki zamiast pisanego tekstu, teraz stawiamy na obraz i małą ilość. Infografika pozwala nam też na przekazanie wielu informacji prosto i zarazem szybko. Ważne było dla nas stosowanie spójnego layoutu.

Kolejnym ważnym aspektem jest angażowanie pracowników w wypracowywanie rozwiązań – to także sprawdziło się u nas. Nawet tworząc finalną formę wizji, misji i strategii fabryki konsultowaliśmy z przedstawicielami z różnych poziomów organizacji to, jak rozumieją treść podaną w danej formie.

MB: Bardzo dziękuję za rozmowę.

Grafiki: ITP