Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Spisałam kilka spostrzeżeń po marcowej konferencji IntraTeam 2017 w Kopenhadze. Spośród kilkudziesięciu prezentacji, które tam zaprezentowano, widziałam kilkanaście, ponieważ wydarzenie to odbywa się równolegle w kilku salach. Do tego jest jeszcze część wystawowa, gdzie można zobaczyć intranety i porozmawiać z firmami, które wspierają organizacje we wdrażaniu ich.
W tym roku w IntraTeam wzięło udział ponad 200 osób z 16 krajów, głównie z Europy, ale też Stanów Zjednoczonych. Mogliśmy posłuchać przedstawicieli m.in. BBC, Harvard Business School, Unicef, Virgin Trains, Pandory, Siemensa, Swisscom czy ING.

3 kwestie, które mocno było widać podczas tegorocznej IntraTeam 2017, to:
1.    dominacja Microsoftu jako dostawcy intranetów
2.    aplikacje mobilne
3.    chatboty

Postanowiłam wybrać 3 prezentacje, które podobały mi się najbardziej, a które pokażą nam kierunki rozwoju digital workplace.

Microsoft SharePoint
Wśród intranetów króluje SharePoint. Pokazały to także wyniki ostatniego, międzynarodowego badania State of the Sector 2017 brytyjskiej agencji Gatehouse (pisałam o nich tutaj).
Znakomite rozwiązanie i podejście do digital workplace oparte na SharePoincie zaprezentował Morten Dal, Global Intranet Manager z firmy Pandora. Zanim wdrożono tam intranet Infora, Pandora dysponowała małym intranetem w centrali firmy w Danii. Pozostałe lokalizacje rozsiane po różnych zakątkach świata bazowały na różnych systemach. W ciągu 5 ostatnich lat firma odnotowała wzrost pracowników o aż 400%. Obecne zatrudnia prawie 18 tys. osób. Niezbędne było więc wdrożenie nowego, globalnego rozwiązania.

Portal Infora to pierwsza część wielkiego projektu digital workplace w Pandorze. Kolejne stopnie to wdrożenie One Drive dla biznesu, Skype’a dla biznesu, Office 365, Yammera i Windows 10. Infora dostępna jest też oczywiście w wersji mobilnej.

 
Koncepcja digital workplace w Pandorze

Jak widać to kompleksowy projekt, który ma szanse stworzyć dla pracowników Pandory prawdziwe digitalowe miejsce pracy. A biorąc pod uwagę sposób, w jaki zespół Mortena podszedł do wdrożenia Infory, szanse na sukces są bardzo duże.

Wdrożenie Infory podzielone zostało bowiem na 3 części. Pierwsza to sam portal, który budowano 13 miesięcy i który pochłonął 1/3 niemałego budżetu. Równie duże środki przeznaczono na zorganizowanie szeregu szkoleń dla pracowników realizowanych globalnie oraz sesje na Skypie, podczas których pracownicy poznawali kolejne funkcjonalności portalu (1/3 budżetu). Trzecia część to mocne uderzenie w postaci kampanii promocyjno-informacyjnej. To ostatnia część budżetu, na którą przeznaczono także 1/3 środków.
Trzyosobowy zespół z centrali firmy odpowiedzialny za to przedsięwzięcie nie robił tego zza biurka. Aktywnie włączyli się w promocję i szkolenia, podróżując po świecie i odwiedzając kolejne lokalizacje Pandory. Wspierani byli przez firmy zewnętrzne.

Infora – intranet Pandory

Tak zaplanowane działania pokazują strategiczne podejście firmy do komunikacji wewnętrznej, gdzie skupiamy się nie tylko na wdrożeniu narzędzia, ale i na zapewnieniu mu rozgłosu i dostarczeniu pracownikom wiedzy, jak go używać i jak może im pomóc w codziennej pracy.   
Na portalu Infora znajdziemy newsy, wydarzenia, praktyczne informacje dotyczące wszystkich lokalizacji firmy, strony biznesowe, strony zespołów, strony projektowe, strukturę organizacyjną i  książkę telefoniczną. Globalne newsy są widoczne przez pracowników we wszystkich lokalizacjach. Intranet miał być takim „one-stop shop” dla wszystkich pracowników, czyli miejscem, gdzie znajdą wszystkie najważniejsze informacje o firmie. Jak mówił Morten, pracownikom przekazano, że zbudowano dla nich dom, ale to oni są właścicielami pokoi. Świetny pomysł.

Aplikacje mobilne
Ciekawe rozwiązanie z tego obszaru zaprezentował Jesper Lauridsen, Senior Digital Architect z firmy COWI. Oprócz aplikacji z newsami z intranetu, do rezerwowania salek czy części do zarządzania podróżami służbowymi, stworzono także dodatkową aplikację FieldNotes. To aplikacja dla pracowników firmy – inspektorów budowlanych, którzy nadzorują stan techniczny budynków, także na wysokości. Dzięki nowej aplikacji ich praca jest teraz nie tylko szybsza, ale i bezpieczniejsza. Pracując np. na wysokości na zewnątrz budynku, gdzie sprawdzają jego stan, mają przypięty do pasa telefon z tą aplikacją. Łatwo mogą zrobić telefonem zdjęcie np. dziury w budynku czy pęknięcia, domalować palcem na ekranie telefonu obramowanie dla tej dziury czy strzałkę pokazującą, gdzie dokładnie jest nieprawidłowość na ścianie (widać to na zdjęciu poniżej). Notatki nagrywają ustnie na telefon a system od razu zamienia je na tekst w Wordzie.

 
Podgląd na wygenerowany z aplikacji raport

W aplikacji mają też dokumenty projektowe i mapy. Mogą też tu generować raporty. Aplikacja automatycznie wkleja do raportu zrobione przez nich zdjęcia stanu budynku i nagrane notatki zamienione na tekst. Tak stworzony raport mogą potem łatwo wyedytować na komputerze i wysłać np. do klienta. Świetne, praktyczne rozwiązanie zbudowane wewnętrznie przez zespół COWI.

Zobaczcie wideo przedstawiające możliwości tej aplikacji (źródło: bluefragments.com)

Chatboty
Jak mówił na konferencji Jonathan Seal, Strategy Director z brytyjskiej agencji Mando, sztuczna inteligencja (Artificial Intelligence – AI) traktowana jest wciąż jak science-fiction. Ale jak próbował nas przekonać Jonathan, ta przyszłość nie jest aż tak daleka. Na stronie BBC w artykule Will a robot take your job? można sprawdzić, czy zawód, który wykonujemy, zostanie w przyszłości zastąpiony przez roboty. W przypadku HR Assistant prognozy są aż na 90%, dla HR Managerów na 32%. Sprawdziłam, co czeka specjalistów od PR, bo do takiej grupy zaliczam siebie. Wyszło, że raczej mnie roboty nie zastąpią. Dają mi tylko 18%.

Sztuczna inteligencja zmieni – i w niektórych przypadkach już zmienia – sposób, w jaki pracujemy i wchodzimy w interakcje. Firma Jonathana wdraża takie rozwiązania w organizacjach. Zazwyczaj chatboty wykorzystywane są do np. zorganizowania spotkania i porównania np. kalendarzy 2  pracowników. Chatbot pracownika nr 1, z którym rozmawia pracownik nr 2, może sprawdzić dostępne terminy i zaplanować optymalny, a następnie zarezerwować na to spotkanie salkę. Bota HR-owego możemy zapytać o to, ile zostało nam dni urlopu, od razu może też zarezerwować nam termin nowego urlopu. To także dobre rozwiązanie dla działów obsługi klienta, gdzie chatbot może klientowi odpowiedzieć na podstawowe pytania. (Więcej o chatbotach możecie poczytać w moim artykule tutaj).

W firmie Jonathana można też porozmawiać z… lodówką. A konkretnie z botem, który czuwa nad stanem wykonania projektów i dostępem do firmowej lodówki. Jeśli wszyscy pracownicy uwiną się do piątku do określonej godziny ze swoimi zadaniami, odblokowany zostaje dostęp do firmowej lodówki, gdzie czeka zimne piwo. Ten bot zdradza też, który z pracowników blokuje dostęp do lodówki poprzez opóźnianie wykonania swojego projektowego zadania.
Fajne rozwiązania, choć wciąż rzadko wykorzystywane.

 
Podgląd rozmowy Jonathana z botem lodówkowym
 

Lodówka, która otwiera się w piątek, pod warunkiem, że wszyscy wykonali swoje zadania. Na jakim etapie są prace, widać na ekranie nad lodówką

Bariery dla digital
Analizując kolejne digitalowe rozwiązania, możemy łatwo dojść do wniosku, że dobrze zaprojektowane i odpowiednio wdrożone narzędzia mogą pomóc pracownikom w codziennej komunikacji w firmie i we współpracy.
Badanie State of the Sector pokazało, że powoli idzie nam wdrażanie nowych digitalowych narzędzi. Dlaczego? Podpowiedzi przyniosła prezentacja Lee Bryant z brytyjskiej firmy Postshift. Wskazał on m.in. na następujące problemy firm:
•    struktury organizacyjne nie są dostosowane do czasów digitalowych
•    stare struktury organizacyjne są za wolne
•    organizacje nie są elastyczne w zmianie procesów biznesowych
•    organizacje mają trudności w adaptacji nowych rozwiązań
•    produkt, usługa i klient zmieniają się szybciej niż organizacje
•    mamy biurokratyczne i centralne zarządzanie
•    panuje kultura liderów
•    stosujemy zarzadzanie zmianą od góry do dołu (od top managementu)

Co więc powinniśmy zrobić? Jak sugeruje Lee stare rozwiązania połączyć w nowe, skupić się na agailowym, elastycznym podejściu, budować otwarte kultury nastawione na klienta i bazować na wiedzy tłumu (wszystkich pracowników). Sporo do zrobienia przed nami, ale jak pokazało wiele firm na IntraTeam Event 2017 jest to możliwe.

Polskie akcenty
Na konferencji w Kopenhadze były też 2 polskie akcenty. Pierwszy to wystąpienie Agnieszki Haładus z wrocławskiej firmy Trans.eu, którą tam wysłałam, a która opowiadała o ich wdrożeniu Workplace by Facebook (mój wywiad z Trans.eu z października 2016 o tym wdrożeniu możecie przeczytać tutaj). Drugi akcent to obecność wśród wystawców firmy Future Processing. To nasza gliwicka firma, która oferuje intranet, który wypracowała dla swojej firmy, a następnie postanowiła go udostępniać innym zainteresowanym firmom.

 
Agnieszka Haładus z Trans.eu podczas swojej prezentacji

 
Future Processing z Gliwic w części expo konferencji

IntraTeam 2018
Jeśli poszukujecie trendów w digital workplace i chcecie posłuchać praktyków, którzy mają za sobą wdrożenia narzędzi z tego obszaru, konferencja IntraTeam jest dobrym miejscem na posłuchanie ich i porozmawianie z nimi. Termin konferencji w 2018 został już ogłoszony – 27.02-1.03.2018. Można więc rezerwować czas w kalendarzach. Polecam. Konferencja nie tylko była wartościowa merytorycznie, ale i dobrze zorganizowana. Wróciłam z wieloma nowymi pomysłami i inspiracjami.

Grafiki: IntraTeam & prezentacje uczestników & moje prywatne zdjęcia