Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Trendy w komunikacji wewnętrznej na 2022 rok

Czas na trendy 2022. Poniżej oprócz moich prognoz i podpowiedzi, na co postawić w komunikacji wewnętrznej w 2022 r., znajdziecie też Wasze podpowiedzi, które do mnie przesłaliście. Bardzo Wam za wszystkie dziękuję.

Na co warto postawić w 2022 r. w komunikacji? Które obszary będą kluczowe?

1.    HYBRYDA – w tym roku będzie królowała, chyba, że uderzy 64. wariant wirusa i zmusi nas znowu do siedzenia 100% w domu. Dla nas komunikatorów praca hybrydowa oznacza, że musimy prowadzić komunikację dwutorowo: docierając do tych osób, które są w biurze i do tych poza nim. Niektóre narzędzia będą takie same, aby dotrzeć do obu grup, ale być może warto do grup w biurze wybrać inne rozwiązania. Ostatnie badanie State of the Sector (wyniki nowego już niedługo) pokazało, że wysyłanie druku do domu do pracowników w pandemii sprawdziło się dobrze, choć mało firm  nich korzystało. Jedno jest pewno: w tym roku o grupach docelowych myślimy podwójnie – ci w domu i ci w biurze.

I podobnie widzi to Sylwia z Veluxa. U nich w fabryce i w biurze sprawdza się i druk i digital.

2.    UMIAR W NARZĘDZIACH – z tym spotykam się coraz częściej podczas rozmów z Wami. Sami dochodzicie do wniosku, że być może narzędzi jest za dużo. Słyszycie to od pracowników i najwyższej kadry kierowniczej (tu nie wiem, skąd oni to wiedzą i jaką mają motywację, by tak twierdzić, bo narzędzia komunikacji masowej raczej dla nich nie są).

W niektórych firmach narzędzia rozmnożyły się w pandemii. Znam firmę, która stosuje 6 komunikatorów wewnętrznych. Wybrane grupy pracowników mają swoje ulubione i tylko je mają zainstalowane. Co oznacza, że osoba, z którą chcę się skontaktować, niekoniecznie też używa Teamsów. Na szczęście ta firma już zapowiedziała porządki jako wynik audytu komunikacji wewnętrznej. No właśnie, porządki tak, ale z głową, a nie na zasadzie wydaje nam się, że tego nie używają, więc zamykamy. Zapytajcie pracowników o to, niech wybiorą te narzędzia, które im służą, przeanalizujcie je od swojej strony – co i po co jest Wam potrzebne, za pomocą których narzędzi skutecznie docieracie do których grup docelowych.
 
Jeśli miałabym wskazać na konkretne rozwiązania to: funkcjonalny intranet jako narzędzie do codziennej pracy połączone z innymi firmowymi systemami i aplikacja na telefony dla pracowników. Roboty i sztuczna inteligencja nie zastąpią nas jeszcze w tym roku. Nie widzę tego, choć sztuczna inteligencja częściej będzie pojawiać się w różnych rozwiązaniach digitalowych. Druk będzie stosowany rzadziej, ale zostanie tam, gdzie działał dobrze do tej pory. Nie bójcie się więc go. Wciąż działa też push, czyli maile i newslettery.  

Ania z Workai mocno stawia na digitalowe rozwiązania. Zgadzam się, ale pod warunkiem, że digital workplace będzie dobrze zorganizowane, ponieważ tylko wtedy może przełożyć się na lfaktycznie dobre doświadczenia po stronie pracowników.

Edyta z Banku Gospodarstwa Krajowego stawia w 2022 r. na sztuczną inteligencję i wirtualną rzeczywistość. Ale zwróciła też uwagę na 2 inne aspekty, o których piszę poniżej. A są to empatia i komunikacja bezpośrednia.

3.    PRZEKAZ – to ponownie będzie ważny element komunikacji i w tym roku. Jeszcze krócej? Jak podejść do niego kreatywnie, by go zauważyli? Ile obrazków, a ile wideo? Jak długie? A czym zachęcić, by kliknęli i przeczytali? Wiecie, ile wynosi dziś nasze skupienie? 8 sekund! Pamiętajcie o tym, projektując kolejny przekaz. Słowo projektując, a nie pisząc, jest tu kluczowe.

Bardzo polecam postawić w tym roku na pracę z przekazem, na podniesienie Waszego warsztatu, na testowanie i eksperymentowanie z różnymi formatami i analizowanie, co i kiedy się sprawdza w relacji, do której grupy.

Od lat na szkoleniu ze strategii komunikacji wewnętrznej powtarzam, że za dużo pracujemy nad narzędziami, a za mało nad przekazem. Śpiewający newsletter i tańczący intranet nie sprawią, że pracownicy będą tam regularnie zaglądać. Ale już ważne tematy, na które czekają – tak. I jeszcze podane tak, aby były najłatwiejsze do skonsumowania. To podnosi nasze szanse, że pracownicy zapoznają się w nimi.

Dodałabym do tego jeszcze takie cechy dla przekazu: na czas, bardziej ludzki i osobisty, by był bliżej ludzi, empatyczny i tłumaczący firmową rzeczywistość.   

I na przekaz stawia też Bernadeta z Dachser, która zwróciła uwagę na jeszcze 1 ważny element – różnorodność pokoleń.

4.    BEZPOŚREDNIA KOMUNIKACJA – ale, ale… W badaniach, które robię w Waszych firmach, to nie tekst i grafiki czy wideo są najważniejsze dla pracowników. Chyba we wszystkich badaniach, które robiłam, pracownicy wskazywali na komunikację bezpośrednią, jako na preferowaną formę komunikacji. Spotkania, rozmowy – tego chcą. W której wersji? I online i offline jest ok – tak wychodzi mi z badań. Kadra kierownicza częściej wskazywała na spotkania stacjonarne.

Myślę, że izolacja w pandemii też się do tego przyczyniła, do tego wybierania komunikacji bezpośredniej. Chcemy się widzieć i usłyszeć, a nie tylko czytać. Ale też czujemy, że rozmową szybciej załatwimy daną sprawę. Poza tym prezes, który wysyła maila do wszystkich, a prezes, który mówi o tym samym na spotkaniu na Teamsie – to 2 różne siły rażenia.
Przeczytałam ostatnio na zagranicznych stronach, że dziś komunikacja f2f to luksus dla wybranych. Poważnie? To już ten moment? Chyba nie jest jeszcze tak źle.

5.    KADRA KIEROWNICZA – skoro wywołałam kadrę, to kilka słów o nich. Zaplanujcie konieczne, jak będzie wyglądała Wasza współpraca z nimi. Z kim konkretnie? W jaki sposób? Jak będziecie ich wspierać? W których momentach i do czego będą kluczowi?

My wciąż jesteśmy w kryzysie. Mniej odczuwalnym, bo trwa prawie 2 lata, ale nadal nie wiemy, co przyniesienie kolejny miesiąc wirusowo. W kryzysie liderzy muszą być jeszcze bardziej widoczni. My chcemy od nich usłyszeć, że mają plan, że wiedzą, co robić, że monitorują sytuację i są gotowi do szybkich i adekwatnych reakcji.
I punkt, który jest w każdej mojej strategii, którą wypracowuję z Wami – podnoszenie kompetencji komunikacyjnych kadry kierowniczej. Obowiązkowo! Pamiętacie, że te skuteczne kompetencje uległy zmianie w ostatnich 2 latach – komunikowanie tylko online, bez fizycznego kontaktu a w biurze, w pandemii i poza nią – to 2 różne kwestie. Plus: mocno dodajcie do tego punkt niżej. Obowiązkowo!

Na aktywny udział kadry kierowniczej w komunikacji zwraca uwagę także Piotr z Learnplace.pl. Udział tak – ale aktywny, słuchanie tak – ale też usłyszenie, co mówią nasi pracownicy i wyciągnięcie z tego wniosków.

6.    ZAUFANIE – na świecie jest fatalnie. I nie jest to moja opinia, a wyniki badań międzynarodowych, np. dorocznego Trust Barometer. W badaniach, które robię, wychodzi, że bardziej ufamy bezpośredniemu przełożonemu niż dyrektorowi czy zarządowi, którzy są dalej komunikacyjnie od nas. Zaplanujcie, jak będziecie pracować nad zaufaniem w Waszych firmach w tym roku. Zacznijcie na blogu tutaj.

7.    SKUTECZNE FORMY SŁUCHANIA I DIALOGU – i tu przechodzimy do słuchania i dialogu z pracownikami. To podpowiedź do punktu wyżej dot. zaufania. Kolejny element do zaplanowania dla Was. Jak będziecie słuchać – Wy i kadra, ale też pracownicy swoich kolegów (komunikacja pozioma)? Jak reagować? Kiedy i w jakiej formie powinien pojawić się dialog na linii góra-dół-góra? Zostawcie już prace nad tymi intranetami i dopieszczaniem newsletterów. Przejdźcie na poziom wyżej, gdzie są: zaufanie, słuchanie, dialog, transparentność. To fundamenty. Żaden newsletter i kolejny town hall meeting nie pomogą, jeśli te elementy nie działają w wewnętrznej komunikacji.

Cieszę się, że też czujecie, że musimy w 2022 r. postawić na słuchanie. Janek z Codelab dodaje do tego uważność.

A Adam z Goldenline pisze, co z tym słuchaniem powinniśmy zrobić. Dokładnie tak! Często tego elementu brakuje potem w dalszej komunikacji po realizacji badania.

8.    ANGAŻOWANIE – a gdy już popracujecie nad tymi elementami z p. 7, to poprawi się też kulejące zaangażowanie. Badania różnej maści mówią, że nie jest z nim najlepiej. Pamiętajcie, że poziom zaangażowania to wypadkowa różnych działań, nie tylko komunikacji wewnętrznej. Ale i my – komunikatorzy wewnętrzni mamy na nią wpływ. Patrz p. 7.  

Arek z UPC do wzmocnienia zaangażowania dodaje przypomnienie wartości lub wręcz wypracowanie nowych. No właśnie, rzeczywistość nam się zmieniła, więc może warto odświeżyć wartości i zastanowić się, jak je angażująco zakomunikować.

9.    INTEGRACJA – BLIŻEJ VIA TECHNOLOGIA – i skoro mowa o angażowaniu, to pomocna będzie też integracja. O takiej międzyludzkiej nawet nie wspominam, bo wszyscy poczuliśmy, co  pandemia z nami zrobiła w tym obszarze. Ale mam tu na myśli też integrację z firmą, jej kulturą, wartościami, misją, wizją, strategią biznesową. Więzi się poluźniły przez ten ciągły online i home office.

Przy użyciu technologii podczas pracy online to jest jeszcze trudniejsze. Słyszę od Was, że czujecie to sami i słyszycie od pracowników, nawet bez badań, że oni coraz mniej czują się częścią firmy, że są coraz bardziej obojętni, oddaleni. Zaplanujcie działania integracyjne, aby byli bliżej.

Zaplanujcie też, jak włączycie tych zatrudnionych w czasie pandemii, którzy być może nigdy nie byli w biurze. Jak będziecie przeciwdziałać poczuciu bycia wy- i odizolowanym. Bez tego łatwiej odejść z pracy – a to już cel biznesowy, nie tylko komunikacyjny.

A jeśli chodzi o tak często pojawiający się well being, zostawmy to koleżankom i kolegom z HR. My komunikacja tych projektów, ale oni ich wykonanie. Wystarczająco dużo mamy już na głowie.

10.    KOMUNIKOWANIE ZMIAN – punkt, przy którym się roześmiałam. Dobre sobie, mówić nam, że mamy postawić na komunikowanie zmian. Przecież my jesteśmy w permanentnej zmianie! Niestety, a to wymaga 3 elementów, by być skutecznym: ELASTYCZNOŚĆ, SZYBKOŚĆ i WIEDZA. Postawcie na to nie tylko w kontekście firmy, zarządu, pracowników, procesów, ale też pomyślcie o sobie, o swoich kompetencjach. Czy są wystarczające? Czego nauczyła Was w tym obszarze komunikacja w pandemii? Nad czym jeszcze powinniście popracować? Ale nie tylko popracować – jak powinniście zadbać o siebie psychicznie, aby przetrwać kolejny rok nagłych zwrotów akcji. Większa wiedza w komunikowaniu zmian doda Wam pewności siebie.

Prognozy Ani z GPD Poznań to wręcz podsumowanie mojego całego wpisu. Myślimy bardzo podobnie o 2022 r.

11.    ODWAGA DO BYCIA WIDOCZNYM – zamykam tę wyliczankę 2022 Wami. Miejcie odwagę do bycia widocznym. Wiem, że nadal w wielu firmach różnie patrzy się na tę naszą komunikację wewnętrzną. Działajcie, róbcie swoje, pomagajcie, doradzajcie. Przecież wiecie, jak to zrobić. Macie wiedzę i doświadczenie. Czas najwyższy mocniej zaakcentować swoją obecność, aby postrzegali Was jako partnerów do komunikacji, a nie tylko wykonawców poleceń.

Ale aby tak było, to Wy sami musicie podjąć najpierw decyzję, że chcecie ten zawód wykonywać profesjonalnie. Jeśli nadal pracujecie ad hoc, bez planu, jeśli nie macie zrobionych grup docelowych, matrycy narzędzi, nie pracujecie w oparciu o plany komunikacji, nie mierzycie swoich efektów – zapomnijcie o wskoczeniu na kolejny poziom tej drabiny. Zatrzymajcie się i zadbajcie o swój warsztat. Wierzę, że dacie radę to zrobić! Do dzieła!  

******

Sprawdźcie też:
Facebooka bloga @blogkwok,  LinkedIn (zapraszam do sieci kontaktów) i na Twittera @maja_biernacka
szkolenia otwarte z komunikacji wewnętrznej (także online)
• newsletter – zapisz się tutaj i odbierz bezpłatnego ebooka

Grafika: Pixabay.com