Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Kolejny rok komunikacyjnych wyzwań za nami. Było digitalowo – pracodawcy testowali możliwości wewnętrznych mediów społecznościowych i aplikacji mobilnych. Ponownie w tym roku emaile i druk nie umarły. Druk mocno (czasami mam wrażenie, że na siłę) chcieliśmy wyprzeć z naszych działań, aby nie być oskarżonym o bycie „nie trendy”.  Zupełnie niesłusznie. Na szczęście w minionym roku coraz częściej porządkowaliśmy nasze komunikacyjne działania, nadając im wyższy priorytet. Choć o wysokiej randze komunikacji wewnętrznej w zarządzaniu firmą wciąż możemy marzyć.

Na co warto zwrócić uwagę w 2018 roku? Moich 10 podpowiedzi spisałam poniżej. To wynik obserwacji i wniosków wyciągniętych po współpracy z firmami, po rozmowach z klientami i uczestnikami moich szkoleń oraz po lekturze i przyglądaniu się temu, co robią nasi koledzy na świecie.
Polecam Wam także mój drugi, noworoczny artykuł zatytułowany Specjalista ds. komunikacji wewnętrznej w 2018 roku, gdzie piszę o tym, na co szczególnie powinniśmy zwrócić uwagę w komunikacji w tym roku.
 
1.    Digital workplace
Rok 2018 przyniesie kolejne próby przekształcenia przez polskie firmy ich komunikacyjnego środowiska pracy w digitalowe. ESN (entreprise social networks), czyli portale społecznościowe dla pracowników będę wciąż cieszyły się zainteresowaniem. Także mobilny dostęp do komunikacji firmowej z poziomu naszych telefonów. Dodałabym tutaj jeszcze opcję BYOD, czyli bring your own device, co oznacza możliwość korzystania z własnego sprzętu do komunikacji firmowej. Ma być bowiem, jak najszybciej i jak najłatwiej. A wirtualna rzeczywistość i boty? Dla wielu firm będą nadal ciekawostką technologiczną, której nawet nie rozważą. Nie sądzę, abyśmy zwariowali na ich punkcie w tym roku, choć ich obecność będzie rosła, szczególnie w komunikacji zewnętrznej. Najpierw musimy się z nimi oswoić na zewnątrz, by z czasem wpuścić je do firm. Wyzwanie dla nas, specjalistów od komunikacji wewnętrznej to być na bieżąco z nowinkami technologicznymi i próbować wdrażać je w nasze komunikacyjne środowisko pracy.

2.    Wideo
Miało być królem komunikacji wewnętrznej w 2017 roku. Czy było? Badania audytowe, które robiłam w tym roku i współpraca z klientami, nie potwierdziły tego. Być może akurat pracownicy firm, z którymi miałam do czynienia, preferowali inne rozwiązania. Zdecydowanie wideo królowało w komunikacji zewnętrznej i wciąż format ten będzie rozwijany. Dlatego również w komunikacji wewnętrznej powinniśmy mieć na nie oko i próbować przekonać się do niego. Pod warunkiem, że nasi pracownicy są do niego przekonani. Nic na siłę.

3.    Employee voice – słuchaj swoich pracowników
W komunikacji wewnętrznej dla mnie ten termin to słuchanie pracowników, reagowanie na oczekiwania i włączanie ich w działania oaz proces decyzyjny. Nie wdrażanie działań i narzędzi, które wpisują się w trendy, są popularne, mówili o nich na ostatniej konferencji i ma je konkurencja, tylko słuchanie, czego potrzebują nasi pracownicy, by łatwiej im się komunikowało i współpracowało oraz mądre reagowanie na te potrzeby. Jeśli w audycie komunikacji wewnętrznej pracownicy mówią, że nie chcą wideo, skupmy się w komunikacji na tych formatach, które preferują. A jeśli bardzo zależy nam na wdrożeniu wideo, to postawmy sobie za cel przekonanie pracowników do niego, a nie stosowanie go na siłę, bo czasy, w których żyjemy wywierają na nas presję, że tak powinniśmy robić. Nie, nie powinniśmy. Gdybym robiła tak jak wszyscy, by wpisać się w trend i być na czasie, to powinnam była założyć startup działający w nowych technologiach, a nie agencję komunikacji wewnętrznej.
Dajmy pracownikom dojść do głosu. Moderowani przez nas, powiedzą nam, jakich zmian w komunikacji potrzebują, by pracować efektywniej.  

4.    Budowanie zaangażowania
Ten trend pozostanie bez zmian. Nadal będziemy głowić się, jak dzięki wsparciu komunikacji wewnętrznej podnosić zaangażowanie pracowników w pracę. Jak podnosić? Patrz punkt 3. Słuchajmy naszych pracowników. Oni wiedzą, czego potrzebują. Nie zawsze są w stanie precyzyjnie określić, czego dokładnie potrzebują i w jakiej formie, ale od tego jesteśmy my, specjaliści od komunikacji wewnętrznej, aby ich potrzeby komunikacyjne przełożyć na nasze działania, aby wspierać nasze zespoły komunikacją w taki sposób, by współpracowało im się lepiej, wydajniej i efektywniej.  

5.    Dialog
Ten punkt łączy się ze słuchaniem pracowników. Mam nadzieję, że polskie firmy przestaną w końcu dyskutować nad sensem tej opcji. Nie ma innej słusznej. Nie ma sensu zastanawiać się, czy warto. Dialog jest podstawą życia i współpracy. Jednokierunkowa komunikacja, wydawanie poleceń, tworzenie środowisk pracy, gdzie pracownicy nie mają głosu, a są tylko bezmyślnymi wykonawcami zadań – to przeszłość. Tym bardziej, jeśli zatrudniamy młodych ludzi, ale nawet i ci starsi są daleko od takiej komunikacji – przyjęli nowe wzorce z komunikacji zewnętrznej i podobnych działań oczekują wewnątrz firm.   

6.    Komunikacja bezpośrednia i spotkania
Mimo mocnego akcentu na digital, komunikacja bezpośrednia wciąż będzie bardzo ważna w 2018 r. Coroczne badania efektywności narzędzi komunikacji wewnętrznej pokazują, że jest najskuteczniejsza. Ostatnie audyty, które przeprowadziłam, przyniosły także takie wyniki – pracownicy zdają sobie sprawę z tego, jak skuteczna jest komunikacja bezpośrednia, szczególnie podczas spotkań i akcentują ją w badaniach. Oczekują jej wzmocnienia. Zaskoczyło mnie to – myślałam, że usłyszę, że pracownicy mają dość ciągłych spotkań. Być może zaczyna nas męczyć przesyt komunikacji elektronicznej i widzimy, że szybciej załatwimy nasze sprawy i wykonamy zadania, gdy skontaktujemy się z innymi pracownikami bezpośrednio.

7.    Kompetencje komunikacyjne kadry kierowniczej
W strukturach organizacyjnych, które dominują w naszych firmach, to na barkach kadry kierowniczej spoczywa kluczowa rola przekaźnika komunikacji. Jeśli chcemy, aby kadra kierownicza robiła to właściwie, wspierajmy ich w rozwoju ich komunikacyjnych kompetencji. Komunikacja bezpośrednia jest najskuteczniejsza, rola człowieka w komunikacji nadal (mimo wszędobylskiego digitalu w naszym życiu prywatnym i zawodowym) jest kluczowa. Dlatego ważne jest rozwijanie zdolności komunikacyjnych. Inną komunikację stosujemy w digitalu, inną w komunikacji bezpośredniej. Ta elektroniczna jest krótka, szybka, obrazkowa, często niedopowiedziana. Dialog podczas spotkania to wyższa szkoła jazdy – sama zdolność posługiwania się językiem polskim czy obcym zdecydowanie nie wystarczy. I tu nasza rola – dbajmy o podnoszenie kompetencji komunikacyjnych pracowników, wszystkich, nie tylko kadry kierowniczej.  

8.    Wzmocnienie roli komunikacji wewnętrznej
Ten rok przyniesie kolejne wzmocnienie roli komunikacji w firmie. Firmy coraz częściej będą po nią sięgać w obliczu wzywań, przed którymi stawiają ich pracownicy, ale też rynek i jego komunikacyjny rozwój. Do tego dochodzi spadające zaangażowanie, coraz większe oczekiwania pracowników, szukanie przewagi konkurencyjnej. Firmy staną przed wyzwaniem szukania wzmocnień organizacji od wewnątrz. Mam nadzieję, że pójdzie za tym mądre podejście do komunikacji, czyli do takiej, która oparta jest na mierzeniu potrzeb i strategicznym planowaniu.

9.    Kreatywność w przekazie
Spadające zaangażowanie, mniej czasu na komunikację przez odbiorców, konkurencja komunikacyjna z zewnątrz, wysokie wymagania i oczekiwania pracowników wymuszą na nas jeszcze większą kreatywność w podejściu do przekazów, które konstruujemy w komunikacji wewnętrznej. Klasyczne grafiki, teksty i wideo nie wystarczą. Kreatywność, zaskakiwanie i nieszablonowe rozwiązania będą mocno w cenie. Zwróć szczególną uwagę na content w tym roku.  

10.    Emaile
Okrzyknięte przed laty jako umierająca forma komunikacji, nie odejdą w zapomnienie w tym roku. Jak pokazują badania, emaile nadal są skutecznymi narzędziami komunikacji. I dlatego zadanie dla nas w 2018 roku polega na wspieraniu pracowników, kadry kierowniczej i zarządu w efektywnym korzystaniu z tego narzędzia i zaplanowaniu zarządzania tym narzędziem w skali całej firmy. Dodatkowo zadanie dla nas to wdrożenie kreatywne formatów w tym narzędziu.    
 
A co według Was będzie ważne w komunikacji wewnętrznej w 2018 roku? Dajcie znać na Facebooku bloga lub w komentarzach poniżej.

Zapraszam również do lektury wpisu o tym, jak my – specjaliści od komunikacji wewnętrznej powinniśmy w tym roku myśleć o naszej komunikacji wewnętrznej, by zwiększyć nasze szanse (i całej organizacji) na sukces. To uzupełnienie tego wpisu o trendach, ale też podpowiedzi, na co zwrócić uwagę i jak działać w komunikacji w 2018 roku. Szczegóły tutaj: Specjalista ds. komunikacji wewnętrznej w 2018 roku.

Grafika: Pixabay.com