Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Jak co roku w styczniu wróżę z fusów, czyli zastanawiam się, co też przyniesie nam nowy rok w komunikacji wewnętrznej. Co będzie na topie, czego będziemy unikać, a co pozostanie bez zmian? Moje przypuszczenia poniżej.

Intranet (=) – w Polsce to wciąż podstawowe narzędzie komunikacji wewnętrznej i wciąż niezadbane. Coroczne międzynarodowe badanie komunikacji wewnętrznej State of the Sector (pisałam o nim tutaj) pokazuje, że intranety szałowe pod względem efektywności nie są. Według mnie poświęcamy im za mało uwagi, stad niska efektywność. Liczymy, że samo się sobą zajmie, skoro już je wdrożyliśmy. Nie zajmie się. Wszystkie narzędzia komunikacji wewnętrznej wymagają nieustannego dbania o nie – wymagają promocji, edukacji na ich temat oraz rozwoju. Wtedy jest szansa, że będą skuteczne.

Wewnętrzne media społecznościowe (=) – nie przyjęły się w komunikacji wewnętrznej jak dotąd na takim poziomie, jak  w zewnętrznej i raczej nie spodziewam się przełomu w tym obszarze. W Polsce wciąż je testujemy albo wdrażamy na ślepo, podążając za modą. I znowu badanie State of the Sector (link) pokazuje, że nie są to efektywne narzędzia komunikacji wewnętrznej. Raczej obstawiałbym przeniesienie ciężkości w 2020 r. w kierunku rozwiązań typu Teamsy do pracy projektowej, zespołowej niż w kierunku wewnętrznego medium społecznościowego jak np. Yammera z tablicą, gdzie każdy z pracownik może publikować dowolne treści. Niestety często wewnętrzne media społecznościowe są w firmach wdrażane bez celu, stąd też ich potencjał nie jest wykorzystany.

Chatboty (↑) – w tym roku częściej będziemy jednak słyszeć o chatbotach. Jeśli pojawią się w naszej komunikacji wewnętrznej, to raczej jako wsparcie w wyszukiwaniu firmowych informacji, jako dostarczyciel odpowiedzi na proste pytania, jako odciążenie dla wybranych działów usługowych w firmach. Na zaawansowane projekty wykorzystujące chatboty w polskiej komunikacji wewnętrznej nie liczę w tym roku.

Content (↑) –  od lat mówię, aby dbać o niego. To nie trend, a standard i obowiązek. Content w komunikacji wewnętrznej musi być zadbany, kategoryzowany, uporządkowany i aktualny. Musimy poświęcić mu więcej czasu i uwagi, by był naprawdę dopasowany do oczekiwań odbiorców.

Podcasty i wideo (↑) – z contentem łączy się forma podania go. W tym roku wideo i podcasty mogą w końcu być mocno widoczne w komunikacji wewnętrznej. Rozważcie je koniecznie. Przetestujcie i zobaczcie, czy takie formaty są dobre dla Waszych pracowników.

Druk (↓) – formą, od której będziemy odchodzić, jest druk. W tym roku jeszcze mocniej od niego odejdziemy, ale on jeszcze nie umrze. Coraz rzadziej sięgamy po niego, ale Ci, którzy go zostawili, twierdzą, że jest skuteczny. Sprawdźcie wyniki State of the Sector tutaj. Chodzi o firmy, które nie mają zbyt dużego wyboru w zakresie dotarcia do pracowników i często druk jest niezbędny w tym zakresie, np. w komunikacji z pracownikami produkcji. Pamiętajmy, że druk jeśli jest dobrze dopasowany do grupy docelowej, może być bardzo skuteczny.

Maile (↓) – nie umrą i nie wiem, czy to dobra czy zła wiadomość. Ja je wciąż lubię. Nie zastąpią ich komunikatory wewnętrzne i ESN-y, czyli wewnętrzne portale społecznościowe. Myślę jednak, że jest szansa, że nasi pracownicy przesiadać się będą coraz częściej do narzędzi współpracy zespołowej takich jak np. Teamsy, zamiast wymieniać się mailami. Integracja Teamsów Microsoftu z innymi narzędziami daje duże możliwości i ułatwia pracę. I tu widzę przyszłość.

Integracja systemów (↑) – kontynuując myśl z akapitu powyżej, integracja systemów to jest to. Tu widzę przyszłość. Nie musi to być jeden wielki system, ale raczej płynne przejścia pomiędzy systemami, narzędziami do pracy, by współpraca i komunikacja przebiegały sprawnie. Słyszę takie marzenia pracowników podczas audytów komunikacji wewnętrznej i warsztatów dot. wypracowywania funkcjonalności dla narzędzi. Mówią, że chcieliby, aby narzędzia, na których pracują, były zintegrowane, połączone, by się przenikały, a nie, by był 1 system do załatwienia 1 sprawy i kolejny do kolejnej. I do każdego muszą się oddzielnie logować. Tak, wiem, to nie jest proste. Dlatego widzę zwycięstwo Microsoftu i Office 365. Gigant z tak wieloma rozwiązaniami już wygrywa i w tym roku jeszcze częściej będzie pojawiać się w firmach.

Komunikatory wewnętrzne (↑) – macie już je w firmie? Nie?! To nie jestem zaskoczona – widzę te braki w firmach. Naprawdę nie rozumiem, dlaczego firmy nie mają wewnętrznych, bezpiecznych komunikatorów do szybkiej wymiany informacji pomiędzy pracownikami. Bez Messengera żyć w zewnętrznym świecie nie możemy, a wewnątrz wciąż maile. Postawcie na komunikatory. W badaniu State of the Sector (link) wyszło, że ich skuteczność i popularność rośnie w komunikacji wewnętrznej. Trudno się temu dziwić.   

Aplikacje mobilne (↑) – tu też powinniśmy zanotować skok, szczególnie wśród aplikacji do współpracy, realizacji zadań, rozwiązywania firmowych spraw. Także mobilny dostęp do środowiska pracy wzrośnie. Nie mamy wyboru. Choć powiem Wam, że obecnie nie widzę tego wśród polskich firm. Nadal zbyt często myśląc o narzędziach komunikacji wewnętrznej, mamy w głowach… komputery.

Personalizacja (↑) – to także nasza przyszłość, pamiętajcie o tym. W Polsce pewnie jeszcze na to poczekamy. A mam na myśli personalizowane narzędzia, gdzie to użytkownik a nie pracodawca decyduje, co, kiedy i jak widzi np. personalizowane intranety, newslettery, powiadomienia z narzędzi itp. U nas wciąż króluje centralna komunikacja, obowiązkowo do wszystkich i nieważne, czy jest im to potrzebne. Ma być i koniec. Nie, nie ma być. Czas najwyższy zacząć odchodzić od tego.

Badania (=) – chciałabym, abyśmy w tym obszarze odnotowali duży skok, ale myślę, że rok 2020 nie przyniesie wielkich zmian. Badania to inwestycje finansowe, czasowe i energii, na które niewiele firm może sobie w Polsce pozwolić. A szkoda, bo to skuteczne i mądre podejście, by takie badania robić i na ich podstawie prowadzić komunikację wewnętrzną. Badania powinny być podstawą i w dłuższej perspektywie mogą przynieść wymierne oszczędności czasu i pieniędzy, ponieważ dzięki wynikom z nich skupiać się będziemy w prowadzeniu komunikacji na tym, co faktycznie jest ważne i skuteczne.

Strategia (↑) – w związku z tym, że coraz częściej po nią sięgamy, rok 2020 przyniesie jeszcze większe zainteresowanie strategicznym podejściem do realizowanych działań komunikacyjnych. Dla mnie rok 2019 stał pod hasłem strategia – wciąż je z Wami wypracowywałam, wciąż Was szkoliłam na temat tego, jak je wypracowywać. Mam tylko nadzieję, że na wypracowaniu i spisaniu strategii się nie skończy. Pamiętajcie, że zbadanie stanu komunikacji powinno poprzedzać tworzenie strategii. Niestety samo pisanie strategii bez wcześniejszego badania może skończyć się zgadywaniem, co należy usprawnić. 

Specjaliści komunikacji wewnętrznej (↑) – tu również życzyłabym sobie, aby polskie firmy inwestowały więcej środków. U nas wciąż osoby odpowiedzialne za komunikację wewnętrzną dzielą swój czas pomiędzy kom. wewn. i  coś jeszcze, np. HR, PR, EB czy administrację. Myślę, że w tym roku coraz częściej pojawiać się będą stanowiska z zadaniami dot. komunikacji wewnętrznej, ale raczej nie będą to samodzielne stanowiska tylko ds. komunikacji wewnętrznej. Jeszcze nie teraz. Choć nadal będziemy inwestować w podnoszenie naszych kompetencji komunikacyjnych, co jest dobrym kierunkiem.

Kadra kierownicza (↑) – to powinien być nasz priorytet w 2020 r. Podnoszenie ich kompetencji, edukacja na temat komunikacji, budowanie świadomości na temat wagi i roli komunikacji, budowanie zaufania. Proszę wpisać sobie to obowiązkowo do Waszych strategii i planów komunikacji na ten rok.  

Budowanie zaufania (↑) – narzędzia komunikacji i contenct są ważne, bo to za ich pomocą współpracujemy i komunikujemy się, ale 2020 r. powinien też przynieść postawienie na świadome budowanie zaufania – do pracowników, kadry kierowniczej, działań i idei firmowych. I tu komunikacja wewnętrzna powinna odegrać dużą rolę. Wpiszcie sobie to w cele.

Koncentracja, uwaga (↑) – w pracy mamy coraz więcej rozpraszaczy, a nasza komunikacja wewnętrzna w tym nie pomaga. Będziemy musieli wpasować się w całokształt biznesowych działań, ale smartnie, aby nie przeszkadzać za bardzo kolejnymi wyskakującymi na monitorze popup’ami, naklejkami, które starszą już też w toaletach czy kolejnymi głośnymi eventami. Nie będzie łatwo, ale idea mindfulness jest nam potrzebna również w komunikacji.

TOP 3
Tak, wiem, dużo tego wyszło. Dlatego jeśli miałabym wskazać TOP 3, na których warto skupić się w 2020 r., to wybrałabym:
1.    budowanie zaufania
2.    kadra kierownicza
3.    badania, a jak je zrobicie – to strategia

A jakie Wy macie typy na ten rok? Na czym będziecie się skupiać w komunikacji wewnętrznej? Dajcie znać na Facebooku bloga.

******

Sprawdźcie też:
• Facebooka bloga i LinkedIn (zapraszam do sieci kontaktów)
• szkolenia otwarte z komunikacji wewnętrznej
• newsletter – raz w miesiącu z nowymi wpisami (zapisy – prawa kolumna bloga)

Fot. główne: Pixabay.com