Trendy w komunikacji wewnętrznej w 2021 roku

Nie mam zdolności przewidywania przyszłości. Ten wpis będzie moimi przemyśleniami na temat tego, na co warto zwrócić uwagę w komunikacji wewnętrznej w tym nowym roku. Dziękuję tym z Was, którzy podesłali swoje propozycje. One także znalazły swoje miejsce poniżej.

Z góry grzecznie uprzedzam, że to nie jest krótki wpis.

Ten rok będzie mocno digitalowy. Nie wiemy, jak długo jeszcze pandemia zostanie z nami. Dlatego chcemy czy nie, podoba nam się czy nie, online będzie dominował. Ale w tym digitalowym oderwaniu od rzeczywistego kontaktu z innymi musimy pamiętać o… ludziach i o tym, że kontakt z nimi jest nam bardzo potrzebny do prawidłowego funkcjonowania. W pracy też. Co więc obstawiam na 2021 r. w komunikacji wewnętrznej? Moje typy i Wasze propozycje poniżej.

Digital workplace. Pandemia przyspieszyła proces digitalizacji wielu firm. I dobrze, to chyba jeden z niewielu plusów tej niefajnej sytuacji za oknem. Ale nie wszystko się sprawdziło i zadziałało. Miałam okazję w 2020 r. zrobić kilka badań, m.in. audyty w Waszych firmach i ciekawe wnioski wysuwają się z nich. Nie wszystko działa i nie wszystko jest nam potrzebne.
To spójrzmy na szczegóły:

1. intranet – to ważne narzędzie komunikacji w pandemii. Nawet jeśli pracownicy nie przepadali za nim przed pandemią, teraz korzystają często, bo w wielu przypadkach nie mają wyboru. Pracując z domu, chcą i muszą mieć dostęp do firmowych wiadomości, dokumentów itp. Dlatego postawcie mocno na to narzędzie w 2021 r. Zadbajcie o nie, zróbcie porządki, usprawnijcie, dodajcie nowe moduły. Tylko najpierw sprawdźcie, czego potrzebują Wasi pracownicy, aby dopiero potem dopasować to narzędzie do ich potrzeb. Intranet to wewnętrzny internet. Czy u Was tak właśnie działa? Nie? To polecam mój wpis z grudnia przygotowany z ekspertami ds. intranetów z Ideo – 2 wpisy pełne funkcjonalności + ebook + interaktywny brief do pracy. Tylko siadać, czytać i planować usprawnienia. Wpis jest tutaj: Intranet na 2021 rok – sprawdź, co MUSI zawierać (część 1).

2. wewnętrzne social media – niestety nie przyjęły się w firmach tak jak w komunikacji zewnętrznej, którą zawładnęły. A przynajmniej to słyszę od Was. Co nie znaczy, że nie mogą działać dobrze wewnątrz firm. Mogą, znam pojedyncze firmy, w których sprawdziły się. Największy błąd, jaki popełniły firmy, w których się nie przyjęły, brzmi następująco: wdrożono to narzędzie i pozostawiono pracownikom na zasadzie „niech korzystają”. Nie, nie będą korzystali. Każde narzędzie komunikacji to nasz produkt do sprzedania pracownikom i trzeba o nie dbać jak sprzedawca o swoje produkty, jeśli chce, by były kupowane.

Czy warto wdrożyć portal społecznościowy w 2021 r.? Tak, ale pod warunkiem, że Wasi pracownicy chcą tego, rozumieją, do czego służy, macie określony cel dla tego narzędzia i zasoby, by dbać każdego dnia o nie. Czas pandemii to dobry moment dla wewnętrznych portali społecznościowych, gdy pracujemy w strukturze rozproszonej na home office i potrzebujemy dostępu do nieformalnej komunikacji i integracji z innymi pracownikami. I tu wchodzą wewnętrzne social media. Tylko muszą wejść do firmy z planem.

3. narzędzia do komunikacji i współpracy zespołowej online – jeśli jeszcze nie macie, to polecam zainteresować się tym tematem natychmiast. W pandemii są idealne. Pamiętacie, że np. Teamsy zostały stworzone właśnie do pracy zespołowej online, a nie tylko do pisania na wewnętrznym komunikatorze i do robienia spotkań online. Na takie narzędzia postawiłabym mocno, ale, ale… Widzę w wynikach badań i słyszę od Was, że i owszem np. Teamsy są, ale nikt nie szkolił Was z funkcjonalności i możliwości, jakie daje to narzędzie. I tu jest czerwona lampka. Wdrażając narzędzie, musimy zadbać o promocję (aby każdy pracownik wiedział, że je mamy – czytaj: reklama) i edukację na jego temat (aby każdy wiedział, jak działa i w czym może mu pomóc).

4. newslettery i maile – nie umarły, nie wyginęły, mają się dobrze. Czy mamy ich dosyć? Wielu z nas powie: tak. To taka miłość toksyczna, ale są pushowe, szybkie, proste i żyć bez nich nie możemy. Kontynuujcie ich stosowanie, ale edukujcie też pracowników, jak korzystać z nich mądrze, aby nie być zaspamowanym.

5. komunikatory wewnętrzne – obowiązkowe w firmie, szczególnie teraz w strukturze rozproszonej, na home officach czy w hybrydzie. Pomogą odciążyć nas od maili. Na komunikatorze załatwiamy spawy krótkie i szybko. Nie tylko tekstowo, ale i w formie wideo. To duże ułatwienie.

6. aplikacje na telefony – bardzo, bardzo, bardzo. Na to postawcie. Telefony są naszą trzecią ręką. Niech pracownicy mają za ich pośrednictwem dostęp do intranetu, newslettera, maila, komunikatora i co tam jeszcze macie dostępne.

7. chatboty – tu mam dylemat. Nie rozwinęły się w komunikacji wewnętrznej w 2020 i w kolejnym roku wg mnie raczej niewiele się zmieni. A szkoda, bo boty mogą być pomocne, jak np. ten w aplikacji, o którym pisałam tutaj: Poznajcie Kapitana Sałatę – chatbota do komunikacji wewnętrznej w firmie Eisberg.

Z chatbotami jest trochę tak jak z QRCodami. Niby proste i nowoczesne, ale w komunikacji wewnętrznej nie przyjęły się, nie zrewolucjonizowały jej, nie szalejemy na ich widok. Boty mogą się sprawdzić i to bardzo, ale to wciąż nieobwąchany temat przez firmy w obszarze komunikacji wewnętrznej. No, ale skoro nadal tak wiele polskich firm ma słabe, zaniedbane intranety, to gdzie im boty w głowie.

8. elektroniczne infokioski, tablice, ekrany itp. – szczerze? Ja bym mocno się nad tym zastanowiła. Nie mamy na to czasu, poza tym przy pracy na home office czy nawet hybrydowej nie mamy jak z tego korzystać. Ja tego nie widzę. No może w fabrykach, gdzie trudno dotrzeć do pracowników innymi narzędziami. Ale i tam raczej postawiłabym na aplikację. No chyba, że taki ekran potraktujemy jako nowoczesną alternatywę dla plakatu – wtedy ok, jestem za. Tylko, że zdarzało mi się widzieć ekrany w Waszych firmach, na których zamiast krótkich komunikatów były wyświetlane prezentacje pełne tekstu. Nie, to nie jest narzędzie do wyświetlania obwieszczenia wyborczego.

Podsumowując digital workplace:
• na tak: intranet, mail, newsletter, aplikacje, komunikatory wewnętrzne, narzędzia do pracy projektowej online
• pod znakiem zapytania: wewnętrzne media społecznościowe, boty, elektroniczne infokioski, tablice, ekrany

Na ciekawy aspekt zwróciła uwagę Roksana Obuchowska-Waślicka odpowiadająca za komunikację w Credit Suisse w Polsce. Roksana zwróciła uwagę, że korzystanie z digitalu przychodzi nam coraz łatwiej i (jeszcze jedna ważna kwestia) musimy nauczyć się uczyć online (tak, pracowników też to dotyczy; widzę to np. po moich szkoleniach online).

Forma komunikacji. A która forma komunikacji się sprawdzi w 2021 r.? Zdecydowanie stawiam na… wszystkie. Tak, na tekst też. On nadal w badaniach, które robię, wychodzi wysoko. Grafika także. Wideo dzięki pandemii zyskuje na popularności, bo nie możemy widzieć się na żywo. Ale ważna będzie też ta najważniejsza forma – komunikacja bezpośrednia. To na nią postawcie w tym roku. Gdy jesteśmy od siebie fizycznie oddaleni, komunikacja bezpośrednia jest jeszcze ważniejsza. I nie tylko taka, gdzie możemy się usłyszeć, ale i zobaczyć. To widzenie siebie nawet jeśli tylko w onlinie – będzie bardzo ważne w 2021 r. To ono integruje ludzi, to ono ma większą siłę rażenia. Pamiętacie o nim i zadbajcie o nie w tym roku. Dla wielu pracowników włączenie kamerki podczas spotkania to błahostka. Nie, to nie błahostka. Z punktu widzenia psychologii i komunikacji to ważne, by się widzieć. Mowa ciała się kłania.

Podsumowując formę komunikacji:
• na tak: tekst, grafika, mocniej wideo i komunikacja bezpośrednia

W trendach na 2021 r. na prosty przekaz i personalizację stawia Edyta Blachowska i jej Zespół Komunikacji Wewnętrznej Banku Gospodarstwa Krajowego:

Zaufanie do pracowników i pracodawcy. Tu czeka nas w komunikacji wewnętrznej duże wyzwanie w 2021 r. Nie było od lat dobrze w tym obszarze, a teraz budowanie zaufania w firmie będzie jeszcze trudniejsze, ponieważ mamy kryzys i pracujemy w strukturze rozproszonej (home office czy model hybrydowy), gdzie dotarcie z przekazem do odbiorów jest trudniejsze. To naprawdę wyzwanie, ale możliwe do realizacji. Ulokujcie sobie ten punkt wysoko w priorytetach, a zobaczycie, że inne aspekty pociągnie za sobą. Bez zaufania do siebie nie da się przejść przez kryzys, a w takich czasach obecnie żyjemy. Ważne będzie też integrowanie pracowników, którzy są rozproszeni. Ale jak to zrobić, kiedy nie ufają oni pracodawcy?

Piotr Makuła z LearnPlace.pl podaje dobry przykład, jak takie zaufanie budować. Np. poprzez reagowanie szybko w zakresie przekazywania kluczowych informacji. Dzięki temu pracownik ma poczucie, że firma czuwa, działa, dzieli się z nim informacji, ma plan.

Wellbeing. To kolejny aspekt, na który musimy zwrócić uwagę w komunikacji wewnętrznej. Być może u Was to zadanie ulokowane jest w HR-ach lub w wewnętrznym EB. Komfort psychiczny pracowników będzie w tym roku bardzo ważny. I to znowu duże wyzwanie, aby zadać o taki komfort w kryzysie. Nie bójcie się o tym mówić, przygotujcie kampanie dedykowane temu obszarowi, przekonajcie szefów, ile można zyskać na zadbaniu o komfort psychiczny zespołu. Tak, wiem, ciężko ich przekonać do tych „miękkich rzeczy”. Ale komunikacja to ludzie i bycie człowiekiem. Empatia, zrozumienie, emocje, elastyczność – nie unikniemy tego teraz w kryzysie.

W swoich propozycjach trendów również Roksana Obuchowska-Waślicka z Credit Suisse zwraca uwagę na empatyczną komunikację:

Fajnie ujął to Piotr Makuła z LearnPlace.pl, pisząc o swoich trendach, że komunikacja to wręczanie pracownikom mikrofonu:

No właśnie, zadbanie o dobrostan psychiczny pracowników i pytanie o ich potrzeby. Stąd przechodzimy do ostatniej podpowiedzi ode mnie – do badań.

Badania. Pewnie dla wielu z Was to już nudne, że ja wciąż o tym samym – badania, badania i badania. Ale kiedy słuchanie naszych pracowników to podstawa komunikacji wewnętrznej. Mamy z tym problem, bo nawet jeśli słuchamy i słyszymy, to z tym, co usłyszeliśmy, wiele firm niewiele robi. Boimy się zaufać pomysłom pracowników.
Nie zgadujcie, co czują i myślą Wasi pracownicy w pandemii. Pytacie ich, sprawdzajcie nastroje, oni Wam powiedzą. A wtedy macie gotowca do dalszej pracy. Bardzo polecam badania w obszarze komunikacji wewnętrznej. Dajcie znać, jeśli potrzebujecie pomocy w tym obszarze.

Cieszę się, że słuchanie pracowników jest tak ważne i mocne w Banku Gospodarstwa Krajowego. Napisała o tym trendzie też Edyta:

I klamrę do tego wpisu napisała Kasia Wilga, Head of Communications w Lightness.pl. Audyt i analiza – tu są wskazówki, co zmieniać i jak usprawniać komunikację. Mogę się tylko pod tym podpisać:

No właśnie, zmieniajmy się, ale z głową. Badajmy, jak i co zmienić, aby było najskuteczniejsze.

Bardzo dziękuję moim gościom za te cenne opinie i podpowiedzi, na co zwrócić uwagę w komunikacji w 2021 r.

Podsumowanie
Na co postawić w komunikacji wewnętrznej w 2021 r.? Z przemyśleń moich gości, których mogliście poznać w tym wpisie i z moich analiz wychodzi, że:
•   digital – i tu raczej zaskoczenia nie ma,
•   analizy, badania – tu są podpowiedzi, jak czują się Wasi pracownicy i czego potrzebują do efektywnej pracy i komunikacji,
•   przekaz – każda forma, z akcentem na wideo i komunikację bezpośrednią,
•   empatyczna komunikacja – bądźmy ludzcy w komunikacji,
•   zadbanie o dobrostan psychiczny pracowników (wellbeing) – zadbanie o ten obszar zaowocuje efektywniejszą pracą i komunikacją,
•   zaufanie – to podstawa, w kryzysie jeszcze cenniejsza.

To jeszcze spójrzmy, co prognozują na Wyspach. Takie prognozy ma brytyjska ekspertka komunikacji wewnętrznej Jenni Field z Redefining Communications i zeszłoroczna szefowa Chartered Institute of PR – znalazłam je w jej newsletterze, który wpadł niedawno do mojej skrzynki.

Życzę Wam powodzenia w tym nowym roku 2021. Zadbajcie też o siebie, abyście mieli energię, by mierzyć się z niespodziankami życia. Życzę Wam dużo energii, równowagi i wiary, że będzie lepiej. Będzie dobrze. Damy radę! Trzymajcie się zdrowo i ciepło!

******

Sprawdźcie też:
• Facebooka bloga @blogkwok, LinkedIn (zapraszam do sieci kontaktów) i na Twittera @maja_biernacka
• szkolenia otwarte z komunikacji wewnętrznej (także online)
• newsletter – zapisz się tutaj i odbierz bezpłatnego ebooka

Grafika: Pixabay.com

Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI