Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Bardzo lubiłam zajęcia z psychologii społecznej na studiach. Do dziś często sięgam po artykuły poświęcone temu obszarowi. Zgłębianie go może pomóc w realizacji codziennych zadań związanych z komunikacją wewnętrzną.

Opisałam krótko 10 popularnych technik z psychologii społecznej, które mogą przydać się w komunikacji wewnętrznej. Np. wtedy, gdy próbujemy przekonać pracowników do podjęcia działania, chcemy ich zaangażować w akcję firmową czy próbujemy namówić managera do napisania artykułu do firmowej gazety.

Reguła wzajemności – czyli reguła rewanżu, odwzajemniania, to nieproszona przysługa. Polega na tym, że dajemy coś drugiej osobie, a ona uruchamia tę regułę, by się odwzajemnić. Co ciekawe jesteśmy skłonni zrewanżować się na wyższym poziomie, czyli dajemy więcej niż sami wzięliśmy. Robimy to po to, aby pozbyć się dyskomfortu.

Drzwiami w twarz – brzmi dobrze, a polega na tym, że najpierw formułujemy dużą prośbą, co do której podejrzewamy, że będzie trudna lub wręcz niemożliwa do spłenienia. Osoba, którą o to prosimy, odmawia, a wtedy my formułujemy mniejszą prośbę – sugerując swoje ustępstwo. Liczmy na to, że druga osoba uruchomi regułę wzajemności. Skoro my cofnęliśmy się z prośbą (z dużej na małą), to jest szansa, że proszona osoba także tak zrobi i zgodzi się zrealizować tę mniejszą prośbę. W rzeczywistości zależało nam właśnie na spełnieniu tej mniejszej prośby. Przykład: pytamy managera, czy nie zechciałby opisać ostatniego projektu swojego zespołu na łamach naszej firmowej gazety wewnętrznej, mamy dla niego 2 strony do zagospodarowania w naszym periodyku. W odpowiedzi słyszymy, że nie ma czasu. To może chociaż udzieli nam kilku wypowiedzi, które zacytujemy w opublikowanym materiale?

Stopa w drzwi – to odwrotność drzwiami w twarz. Najpierw formułujemy małą prośbę, angażując drugą osobę. Zgadza się. Potem prosimy o większą prośbę i osoba ta chcąc być konsekwentną, zgadza się na większą prośbę. Konsekwencja jest cechą społeczną cenioną przez ludzi, dlatego łapiemy się na haczyk tej metody. Małą prośbą może być np. zaproszenie managera do skaskadowania wybranej informacji w jego zespole. Zgodził się. Potem okaże się jednak, że ta informacja urosła i stała się prezentacją na 10 slajdów. Tak, wiem, można zastanawiać się nad etyką tych działań, ale nawet psychologia nazywa je metody manipulacjami.

Społeczny dowód słuszności – mówi o tym, że zachowujemy się tak jak inni ludzie w podobnej sytuacji. Dlatego wystarczy podsunąć drugiej osobie słuszne rozwiązanie zrealizowane już przez osoby podobne do niej  i… mamy go. Przykład: wszystkie działy wypełniły już treścią własne strony w intranecie, tylko Wasz dział tego nie zrobił. Albo: prawie wszyscy członkowie zarządu wystąpili już w naszym wideo podsumowującym roczne dokonania ich zespołów. Czas na nagranie Twojej wypowiedzi.

Efekt widza – im więcej świadków wypadku, tym mniejsza szansa, że ktoś zareaguje. Z tym spotykam się często w komunikacji wewnętrznej. Słyszę np. od Was podczas szkoleń, że np. pytacie pracowników, kto chciałaby napisać artykuł do gazety wewnętrznej i… zero reakcji. Jeśli wyślemy e-maila do wszystkich pracowników z takim pytaniem, szanse, że ktoś się zgłosi, są małe. Lepiej jest – szczególnie na początku budowania angażowania pracowników w komunikację wewnętrzną – prosić pojedyncze osoby osobiście. Potem, gdy inni zobaczą swoich kolegów w akcji, jest szansa, że ośmielą się i być może zdecydują się pójść w ich ślady.

Kontakty społeczne – to jak jesteśmy postrzegani przez innych, zależy od tego, z kim się spotykamy, kto jest obok nas. Dlatego warto, zajmując się komunikacją wewnętrzną, znać osoby z najwyższych szczebli struktury organizacyjnej. W jednej z firm, w których zaczęłam przed laty pracę w obszarze komunikacji wewnętrznej, przedstawiłam się wszystkim dyrektorom, mówiąc, kto jestem, za co odpowiadam i jak mogę im pomóc. Szef IT (guru w swojej branży, bardzo podziwiany człowiek w firmie i mocno zajęty) zaproponował wtedy, byśmy spotykali się co miesiąc, by mógł mi regularnie przekazywać, co dzieje się w jego dziale, abym potem mogła dystrybuować dalej te informacje do wszystkich pracowników. Tak też robiliśmy. Potem jeden z kolegów z IT (podwładny tego dyrektora) wyznał mi, gdy przyszłam do niego po potrzebne mi informacje: pomyślałem, że musisz zajmować się czymś ważnym, skoro tak często się z nim spotykasz i ciągle ma dla Ciebie czas. My musimy ustawiać się w kolejce na spotkanie z nim.

Reguła sympatii – na ludzi wpływają bardziej osoby mające zdolność wzbudzania pozytywnych uczuć. To banalne, ale „życie dobrze” z wszystkimi pracownikami popłaca, szczególnie jeśli nasza praca opiera się na kontakcie ze wszystkimi pracownikami. Mam w swojej pracy taką zasadę, że zawsze reaguję na zainteresowanie komunikacją wewnętrzną przez pracownika, tzn. jeśli ktoś zgłasza się z chęcią opowiedzenia w firmowych narzędziach o tym, co robi, to uważam, że nie może zostać bez odpowiedzi i opieki. On nie musi wiedzieć, jak dany temat zakomunikować, jak napisać tekst do intranetu czy nagrać wideo. To moja działka i jestem do pomocy. Takie podejście daje poczucie pracownikom, że oni i to, co robią jest ważne, że warto wychodzić z inicjatywą i że nie marnują czasu i energii na kontakt ze mną, ponieważ zawsze coś z tego wyjdzie.

Podobieństwo – swój ciągnie do swego, lubimy tych, którzy zgadzają się z nami, są do nas podobni. Jak mawiał mój profesor od socjotechnik: lubimy ludzi, którzy nas lubią, bo… znają się na ludziach!

Budowanie mostów – to szukanie podobieństw pomiędzy ludźmi. Jeśli wiesz z jakiegoś źródła (np. od osoby trzeciej), że pracownik, z którym masz mieć spotkanie, ma takie samo hobby jak Ty, pokieruj rozmowę tak, aby znalazł się czas na krótką dyskusję o wspólnych zainteresowaniach. Albo dowiedziałeś się, że dana osoba była na wakacjach w kraju, w którym Ty byłeś 2 lata temu. Dzięki temu budują się między ludźmi więzi (mosty). M.in. w tym celu niektóre firmy pozwalają pracownikom na pokazywanie np. w intranecie swoich zainteresowań czy innej prywatnej części życia. Wspólne tematy integrują i skracają dystans.

Furtki, uchylone drzwi – polegają na tym, że pozwalamy drugiej osobie wygadać się. Może to być temat prywatny lub zawodowy. W trakcie dopytujemy, przytakujemy, wzbudzamy zainteresowanie przebiegiem rozmowy, parafrazujemy. Daje to poczucie bycia wysłuchanym, zrozumianym. Lubimy ludzi, którzy nas słuchają i są nami zainteresowani. Tej metody nauczyłam się, a przede wszystkim mocno ją przećwiczyłam, podczas pracy w TVN-ie, gdzie czasami musieliśmy nagimnastykować się, by przekonać daną osobę, by wystąpiła przed kamerami w studiu telewizyjnym.

To tylko wybrane metody działania. Spróbujcie je przetestować. A jeśli znacie jeszcze jakąś metodę, która sprawdziła się w Waszych działaniach w komunikacji wewnętrznej, podzielcie się nią w komentarzu poniżej lub na Facebooku bloga.

******

Sprawdźcie też:
• Facebooka bloga @blogkwok,  LinkedIn (zapraszam do sieci kontaktów) i na Twittera @maja_biernacka
• szkolenia otwarte i kursy na platformie z komunikacji wewnętrznej
• newsletter – zapisz się tutaj i odbierz bezpłatnego ebooka

Fot. MB/Toruń