Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Trudna sztuka komunikowania zwalniania

Gdy zapadnie już decyzja o rozstaniu z pracownikiem, warto dać sobie chwilę na przygotowanie się do zakomunikowania tego głównemu zainteresowanemu, ale także pozostałemu zespołowi.

Zwalnianie pracownika (element offboardingu) nie jest łatwe, bo każda komunikacja, której towarzyszą nagłe i silne emocje jest trudna. Zawsze wychodziłam jednak z założenia, że jeżeli manager ma odwagę zwolnić pracownika, to powinien też mieć odwagę uczciwie mu to zakomunikować. Nie tylko jemu, ale także pozostałym osobom w firmie. Niestety nadal dość powszechnym zwyczajem jest zamiatanie tej sprawy pod dywan z nadzieją, że może nikt się nie dowie, pracownicy nie zauważą w codziennej gonitwie zadań, że brakuje jednej osoby lub przejdą nad takim wydarzeniem do porządku dziennego. Nie przejdą, zauważą, dowiedzą się szybciej niż się managerowi wydaje! Tu jest tylko jedno dobre rozwiązanie – zakomunikować odważnie swoją decyzję.

Po pierwsze – spotkanie ze zwalnianym. Warto, aby w takim spotkaniu po stronie pracodawcy uczestniczyły dwie osoby, nie więcej. Dlaczego? Aby mieć świadka na wypadek nieoczekiwanego obrotu sprawy. Dlaczego nie więcej niż dwie? Aby nie przytłoczyć jeszcze bardziej zwalnianej osoby. Wybierzmy dobry moment. Okolice świąt, sezonu urlopowego czy w trakcie trwania ważnego projektu nie są najlepszym czasem. Dobrze jest także wiedzieć, co dzieje się w życiu prywatnym naszego pracownika. Słyszałam o przypadkach zwalniania na tydzień przed ślubem zwalnianego i w trakcie trwającej ciąży.

Na spotkanie weźmy ze sobą niezbędne dokumenty i wiedzę dotyczącą uprawnień przysługujących pracownikowi, jak np. liczba dni urlopu do wykorzystania, ewentualna przysługująca odprawa itp. Podejmijmy wcześniej decyzję, czy pracownik będzie w trakcie trwania okresu wypowiedzenia zwolniony ze świadczenia pracy.

Spotkanie powinno odbyć się na spokojnie, w kameralnym miejscu, nie w biegu. Nigdy nie zwalniamy na forum. To nie jest łatwy moment ani dla zwalnianego ani dla zwalniającego. Osobiście uważam, że zwolnienie pracownika to dla zwalniającego porażka, ale nieraz słyszałam protesty managerów, gdy głośno wyraziłam taką opinię. Dla mnie to porażka.

Trudno w takiej sytuacji wyeliminować emocje, tym bardziej manager powinien być dobrze przygotowany na ewentualne pytania ze strony zwalnianego. Ale odpowiadać należy krótko i rzeczowo. Nigdy nie wiadomo, czy ze swoich słów nie będziemy musieli tłumaczyć się potem w sądzie. Nie warto zamieniać spotkania w żale i pretensje, dyskusje czy kłótnie. Spokojnie, konkretnie, krótko i w oparciu o fakty poinformujmy o podjętej decyzji i powodach takiej decyzji. Czy powinniśmy podać powody? Tu polecam lekturę kodeksu pracy.  

Nie przepraszajmy za podjętą decyzję – to może wywołać wrażenie, że nie jesteśmy jej pewni. Nasz sposób komunikacji musi pokazać, że decyzja jest ostateczna i przemyślana. Warto postawić się w sytuacji zwalnianego i sprawić, by spotkanie przebiegło w taki sposób, jak my chcielibyśmy być w takiej sytuacji potraktowani. Poinformujmy pracownika, że istnieje (jeśli istnieje) możliwość wystawienia listu referencyjnego. Ustalmy, jak nastąpi pożegnanie z kolegami z pracy i podmiotami zewnętrznymi, z którymi współpracował, jak będzie wyglądało zabranie swoich rzeczy osobistych. Dajmy czas i przestrzeń zwalnianemu na opanowanie emocji, które pojawiają się w takiej sytuacji.

Myślę, że na koniec zawsze warto podziękować za współpracę i życzyć sukcesów. Niezależnie od tego, z jakiego powodu następuje rozstanie.

Jak poinformować zespół, w którym pracowała zwalniana osoba?

Spotkanie z zespołem jest najlepszym według mnie rozwiązaniem w takiej sytuacji. Ale do tego także trzeba się przygotować. Po podaniu powodów, mogą pojawić się pytania ze strony członków zespołu. Nie mogą pozostać przemilczane. Co w takiej sytuacji pojawia się w głowie każdego pracownika? To pytania o to, czy moje stanowisko też jest zagrożone, kto przejmie pozostawione obowiązki, czy będzie rekrutacja na to stanowisko itp. Warto zastanowić się, co powiedzieć, by takie obawy zniwelować. Czy powinniśmy podawać powody? Według mnie tak, ale również krótko i rzeczowo. To wyeliminuje zbędne plotki, domysły i poczucie ewentualnego zagrożenia.

Po tym następuje czas na poinformowanie wszystkich pracowników w firmie. Zazwyczaj ma to formę mailową (w mniejszych liczebnie firmach wciąż warto postawić na spotkanie). Co napisać w takim mailu? Kilka rzeczy musi znaleźć się tam obowiązkowo. Po pierwsze: kiedy kończy się współpraca, jakie są powody jej zakończenia (krótko i konkretnie, bez usprawiedliwiania się), kto przejmie obowiązki zwalnianego pracownika. Na koniec warto podziękować za współpracę i życzyć sukcesów w dalszej karierze zawodowej.

Kto powinien wysłać takiego maila? Według mnie - bezpośredni przełożony. Choć z własnego doświadczenia wiem, że często zadanie to powierza się specjaliście ds. komunikacji wewnętrznej. Kiedy poinformować pracowników? Jak najszybciej, ale najlepiej wtedy, kiedy zwolnionego pracownika nie ma już w firmie. Nie skazujmy go na konieczność spojrzenia kolegom z pracy w oczy.  

Jeśli zdecydujecie się na taki przebieg komunikacji zwalniania pracownika, gratuluję. Z różnych opowieści wiem, że w praktyce w polskich firmach wygląda to niestety bardzo różnie, w kierunku do słabo. 

Jeśli macie inne pomysły, jak dobrze zakomunikować zwolnienia wewnątrz organizacji  – chętnie je poznam.

Zapraszam także na Facebooka bloga, gdzie można śledzić kolejne wpisy.

 

Fot. Maja/Morze Czerwone