Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Volkswagen Poznań to największy pracodawca w Wielkopolsce. W 4 zakładach zatrudnionych jest ponad 10 000 pracowników, z czego około 70% stanowią pracownicy bezpośredniej produkcji. Te zakłady to:
•    Zakład w Poznaniu, gdzie odbywa się produkcja modeli VW Caddy oraz Transporter,
•    Zakład w Swarzędzu – powierzchnie logistyczne, zakład zabudów specjalnych oraz pewne procesy spawalnicze,
•    Odlewnia w Poznaniu – produkcja komponentów aluminiowych,
•    Zakład we Wrześni – produkcja modeli VW Crafter oraz MAN TGE.

Do opowiedzenia o nowej aplikacji VW skierowanej do pracowników poprosiłam Mikołaja Jóźwiaka z zespołu Komunikacja i Compliance oraz Marzenę Leśnicką i Natalię Łabaziewicz z działu Rekrutacja, Employer Branding oraz Komunikacja HR. Z Mikołajem nasze drogi zawodowe przeplatają się od lat, ostatnio podczas 2 projektów komunikacji wewnętrznej dla VW. Tym bardziej cieszę się, że Mikołaj wraz z Natalią i Marzeną dali się namówić na wywiad o ich nowym narzędziu do komunikacji, które pracownicy przyjęli bardzo chętnie i pozytywnie. 

Moi rozmówcy z VW Poznań: Marzena Leśnicka i Natalia Łabaziewicz z działu Rekrutacja, Employer Branding oraz Komunikacja HR i Mikołaj Jóźwiak z zespołu Komunikacja i Compliance

Maja Biernacka: Mikołaj, zacznijmy od początku. Jakimi narzędziami komunikacji wewnętrznej dysponujecie w VW Poznań?
Mikołaj Jóźwiak: Spółka korzysta z wielu różnych narzędzi komunikacji – tradycyjnych, digitalnych oraz bezpośrednich. Do pierwszej grupy możemy zaliczyć:
•    wydawnictwa drukowane: Głos VWP – miesięcznik pracowników drukowany w 2500 egzemplarzy, liczący od 20 do 28 stron w formacie A3,
•    wydawnictwa drukowane Fakty VWP – tygodnik dystrybuowany bezpośrednio na linie produkcyjne, a także wysyłane mailem,
•    gabloty na plakaty oraz billboardy.

W drugiej kategorii mamy intranet, w którym pracownicy mogą uzyskać bieżące informacje z przedsiębiorstwa i znaleźć potrzebne im dokumenty (tzw. Group Wiki), autorskie koncernowe narzędzia do kolaboracji i współpracy, mailing, a także sieć ekranów w obszarze produkcyjnym w miejscach odpoczynku (kantyny, stołówki) . Od niedawna pracownicy mają do dyspozycji aplikację komunikacyjną dostępną na prywatne telefony z bieżącymi informacjami.

Ważną rolę w komunikacji z pracownikami odgrywa komunikacja bezpośrednia. Przynajmniej 2 razy w roku organizowane są spotkania dla wszystkich pracowników z Zarządem podczas, których zatrzymywane są na ten czas linie produkcyjne. W ciągu roku odbywają się także mniejsze spotkania z kierownictwem poszczególnych zakładów w obszarach produkcyjnych pod hasłem „Nie wiesz? Zapytaj”.

Maja: Dobrze słyszeć, że są jednak firmy, które rozumieją, jak ważna jest komunikacja z pracownikami produkcji i że są w stanie zatrzymać produkcję na chwilę, by poświęcić im czas. A ile osób odpowiada u Was za komunikację z ponad 10 000 pracownikami?
Mikołaj: Za komunikację z pracownikami odpowiadają 2 niezależne, ale ściśle współpracujące ze sobą zespoły: Komunikacji i Compliance oraz Rekrutacja, Employer Branding oraz Komunikacja HR. W kontekście samej komunikacji możemy mówić o stałym zaangażowaniu 9 pracowników, jednak dla każdego z nich temat komunikacji z pracownikami nie jest jedynym zajęciem w ramach codziennych zadań.

Maja: OK. To przejdźmy teraz do Waszego nowego narzędzia – aplikacji. Skąd pomysł na aplikację? Czy pandemia wymusiła na Was jej wdrożenie? Czy to narzędzie działało już wcześniej?
Marzena Leśnicka: Pomysł na aplikację narodził się dużo wcześniej podczas warsztatów z pracownikami różnych obszarów. Zależało nam na tym, by udostępnić pracownikom wygodne narzędzie, z którego będą mogli czerpać najważniejsze informacje o bieżącej sytuacji w przedsiębiorstwie. Tym bardziej, że blisko 70% naszej załogi stanowią pracownicy bezpośredniej produkcji, którzy nie mają dostępu do służbowych maili, a korzystanie z intranetu jest nieco utrudnione. W zasadzie w marcu była prawie gotowa, by ujrzeć światło dzienne. Mieliśmy przygotowany kompleksowy plan komunikacji uwzględniający różne metody dotarcia do poszczególnych grup pracowników, lecz pandemia spowodowała szybkie przeorganizowanie sposobu wdrożenia. Paradoksalnie pomogła nam w promocji aplikacji – pracownicy sami bardzo chcieli ją mieć i być na bieżąco z tym, co się dzieje. Aplikacja była do tego doskonałym narzędziem – szybkim, bezpośrednim i zawsze pod ręką.

Z aplikacji do komunikacji wewnętrznej pracownicy VW Poznań mogą korzystać na swoich prywatnych urządzeniach (screen z FB)

Maja: Czy ta aplikacja jest tylko dla pracowników produkcji?
Mikołaj: Aplikacja dostępna jest dla wszystkich naszych pracowników – zarówno tych biurowych, jak i produkcyjnych. Jej największą zaletą jest stały dostęp do informacji – niezależnie od tego, czy jesteśmy w domu, w tramwaju czy w pracy zawsze możemy do niej zajrzeć.

Aplikacja VW Poznań powstała tuż przed pandemią, ale nietypowa sytuacja spowodowana wirusem pomogła w promocji tego narzędzia wśród pracowników

Maja: A co znajdziemy w aplikacji? Jakie funkcjonalności?
Natalia Łabaziewicz: W aplikacji znajdziemy przede wszystkim newsy dotyczące przedsiębiorstwa, które podzielone są na kilka kategorii, tak by pracownicy łatwo mogli się w niej poruszać. Mogą na bieżąco śledzić nadchodzące wydarzenia oraz sprawdzić odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania. Znajdują się w niej także odnośniki do wielu innych przydatnych witryn (m.in. do operatora pakietu medycznego czy serwisu z informacjami o zniżkach na samochody dla pracowników koncernu). Pracownicy mają też w niej kontakt do najważniejszych z ich punktu widzenia obszarów – doradców personalnych czy osób rozliczających czas pracy. W aplikacji dostępne się także wersje elektroniczne wydawanych w firmie newsletterów czy gazet. Pomimo niedawnego wdrożenia aplikacji już teraz planujemy jej rozwój, tak by odpowiadała na potrzeby pracowników.

W aplikacji VW Poznań pracownicy mogą znaleźć podzielone na kategorie newsy, wydarzenia, FAQ oraz odnośniki do przydatnych witryn np. tej z pakietem medycznym

Maja: A które firmowe tematy są tam poruszane?
Marzena: Aplikacja posiada swoisty newsfeed – podobny do Facebooka. Znajduje się w nim strumień aktualności, jest oczywiście możliwość przypięcia najważniejszego postu, któremu nie straszne są kolejne newsy. Treści podzielone są na kategorie, które odnoszą się do niezbędnych tematów z perspektywy pracownika:
•    HR, czyli informacje personalne, które dotyczą bezpośrednio każdego z naszych pracowników,
•    Komunikaty, czyli co aktualnie słychać w Volkswagen Poznań,
•    BHP, czyli w jaki sposób powinniśmy dbać o nasze bezpieczeństwo w pracy,
•    Przywileje Pracownika – najprzyjemniejsza kategoria, czyli jakie korzyści czerpiemy z pracy z VWP,
•    Rekrutacja – czyli jakie możliwości czekają na nas w Volkswagen Poznań,
•    Strategia, Kultura, Rozwój – o tym, jak tworzymy kulturę i wspieramy naszych pracowników,
•    Zdrowie, czyli co robimy, aby utrzymać naszych pracowników w zdrowiu,
•    Edukacja – jakie działania podejmujemy, aby wzorowo kształcić potencjalnie przyszłą załogę VWP.

Maja: A czy pracownicy mogą reagować na ten content?
Natalia: Pracownicy mają możliwość reagowania oraz komentowania newsów. Działa to bardzo podobnie do rozwiązań znanych z portali społecznościowych. Od pierwszego dnia wdrożenia aplikacji przybyło ponad 800 komentarzy naszych pracowników, co jest dobrym prognostykiem na przyszłość

W aplikacji VW pracownicy mają możliwość polubienia i komentowania newsów

Maja: No właśnie, jak zareagowali pracownicy na to narzędzie? Opowiedzcie coś więcej. Wiele firm obawia się dania pracownikom możliwości komentowania, a inne mówią mi, że nawet jak jest taka funkcja, to pracownicy nie chcą z niej korzystać.
Marzena: W komentarzach otrzymaliśmy bardzo wiele pozytywnych informacji. Pracownicy docenili to, że w tym trudnym czasie otrzymują pakiet niezbędnych i niezwykle aktualnych informacji o bieżącej sytuacji oraz nowej organizacji pracy. Co równie ważne, sami zgłosili wiele cennych pomysłów na rozwój aplikacji, co świadczy o tym, że narzędzie jest potrzebne.

Maja: A jak rozwiązaliście problem dostępności? Często pracownicy produkcji nie mają dostępu do firmowych maili i nie mają służbowych telefonów? Jak udało Wam się to rozwiązać? Wykorzystują do tego prywatne maile i prywatne telefony?
Mikołaj: Podobnie jest u nas – pracownicy bezpośredniej produkcji nie posiadają firmowych maili czy telefonów, dlatego też tak ważne było dla nas to, by aplikacja była dostępna na prywatne telefony naszych pracowników i odpowiednio zabezpieczona – zarówno na poziomie rejestracji jak i logowania.

Wśród popularnych funkcjonalności jest też opcja podejrzenia firmowego kalendarza, w którym pracownicy VW Poznań mogą znaleźć m.in. przypomnienia o organizowanych dla nich konkursach

Maja: Nie obawialiście się udostępniania firmowych treści na prywatnych urządzeniach? Niestety takie obawy też często słyszę.
Natalia: Obawy wynikają z niewłaściwego przygotowania. Weryfikacja użytkowników aplikacji następuje każdego dnia – nasz system wysyła do aplikacji dane dotyczące osób aktualnie zatrudnionych. Jeśli pracownik zakończył u nas pracę, jego numer kontrolny przestaje istnieć i tym samym traci dostęp do aplikacji. Pamiętajmy jednak o tym, że żyjemy w XXI wieku i trudno oczekiwać, że komunikaty publikowane w aplikacji nie mogą „wyjść” poza organizację – zrzut z ekranu, czy nagranie tego, co widzimy może się zdarzyć. Granice między komunikacją zewnętrzną i wewnętrzną bardzo się zacierają, natomiast ufamy naszym pracownikom, że treści wewnętrzne nie są udostępniane dalej.

Maja: Super to słyszeć. Również dziwię się firmom, które boją się np. wywiesić komunikat dla pracowników na tablicy ogłoszeń, ponieważ mają obawy, że dotrze to do konkurencji. To autentyczna historia. Konkurencja nie szuka na tablicach ogłoszeń informacji biznesowych do uzyskania przewagi. Wracając do aplikacji. Co dalej? Zagości na stałe w fabrykach VW Poznań?
Marzena: Zdecydowanie tak! Aplikacja została bardzo dobrze przyjęta przez naszych pracowników. W ciągu kilku tygodni pobrało ją blisko 7000 naszych pracowników (na 10 000 zatrudnionych). Mamy już konkretne plany dalszego rozwoju aplikacji, widzimy w niej olbrzymi potencjał.

Maja: Świetnie. Powodzenia w jej rozwijaniu. Dziękuję Wam za poświęcony czas i pokazanie nam Waszej aplikacji.

******

Sprawdźcie też:
• Facebooka bloga @blogkwok,  LinkedIn (zapraszam do sieci kontaktów) i na Twittera @maja_biernacka
• szkolenia otwarte z komunikacji wewnętrznej (także online)
• newsletter – zapisz się tutaj i odbierz bezpłatnego ebooka

Grafiki i zdjęcia: VW Poznań