Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Wdrożenie ISO nie musi być nudne! Case study firmy Duni Poland

Z Agnieszką Idziak znamy się z jednego z moich szkoleń. Dziś wraca do nas ze świetnym casem, w którym opowiada, jak przygotowała bardzo dobrze oceniony przez audytorów i bogaty w działania plan komunikacji normy ISO45001.
Agnieszka na co dzień pracuje w firmie Duni Poland w Poznaniu, gdzie zajmuje stanowisko Kierownika Planowania i Kierownika Komunikacji Wewnętrznej. Ma bardzo duży wpływ na organizację swojej pracy, ponieważ firma, w której pracuje zmierza w kierunku organizacji turkusowej. Duni to firma zajmująca się dostarczaniem jednorazowych nakryć stołowych i akcesoriów, które pomagają restauracjom, firmom cateringowym i firmom oferującym dania na wynos tworzyć goodfoodmood.


Agnieszka Idziak, Kierownik Planowania, Kierownik Komunikacji Wewnętrznej w Duni Poland (LinkedIn)

O planie komunikacji wdrożenia normy bezpieczeństwa ISO45001

Maja Biernacka: Agnieszka, zacznijmy od początku: skąd w firmie taki projekt?
Agnieszka Idziak: Wzrost kultury bezpieczeństwa to jeden z priorytetów firmy Duni Poland. W ciągłym procesie doskonalenia zdecydowaliśmy się więc na wdrażanie systemu zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy wg nowego, międzynarodowego standardu ISO45001. Decyzja o projekcie zapadła w październiku 2017 roku, gdy norma była jeszcze w opracowaniu przez międzynarodową komisję normalizacyjną. Dziś możemy pochwalić się certyfikatem, który otrzymaliśmy jako jedna z pierwszych firm na świecie. Jako lider planu komunikacji wdrożenia, cieszę się, że miałam w tym swój udział, mogąc wesprzeć cały zespół wdrożeniowy i jego lidera, Izabelę Węclewicz, Kierownika Działu BHP i Ochrony Środowiska.

Maja: Twoim zadaniem było rozpowszechnienie idei i zasad nowej normy wśród pracowników. Co dokładnie zrobiłaś?
Agnieszka: Norma zakłada szczególnie aktywny współudział wszystkich pracowników w zarządzaniu kulturą bezpieczeństwa, co ma polegać nie tylko na dwustronnej wymianie informacji, ale przede wszystkim na aktywnym konsultowaniu zmian w procesie podejmowania decyzji. Skuteczną realizację takich założeń może zapewnić tylko skuteczny plan komunikacji.

Maja: Kto odpowiadał za przygotowanie planu, a kto za wykonanie wszystkich działań?
Agnieszka: W przygotowaniu akcji komunikacyjnych wzięli udział wszyscy członkowie grupy projektowej. Było to 17 osób z obszarów BHP i Ochrony Środowiska, Komunikacji Wewnętrznej, Produkcji, Utrzymania Ruchu, Efektywności, Jakości, Planowania, Magazynu, Przygotowania Druku. Regularnie spotykaliśmy się, dzieliliśmy pomysłami oraz zadaniami, tworząc gry wspierające poszczególne działania projektowe zebrane w planie komunikacji.

Działania realizowała nie tylko grupa projektowa, ale również inni zaangażowani pracownicy. W organizacji finałowego wydarzenia czyli „Dnia ISO45001” wzięło udział ponad 30 pracowników.

Maja: Ważnym elementem Twojego planu komunikacji ISO była grywalizacja? Jak ją wykorzystałaś?
Agnieszka: Grywalizacja polega na wykorzystaniu mechanizmów znanych z gier, do realizacji różnorodnych celów biznesowych. Jest to również jedno z narzędzi wykorzystywanych m.in. przez komunikację wewnętrzną. Służy podniesieniu poziomu zaangażowania i zrozumienia celów projektowych, co wydaje się szczególnie ważne przy komunikowaniu projektów długotrwałych, ważnych, trudnych i mających dotrzeć do dużych, różnorodnych grup odbiorców. Jej potencjał wiąże się również z dużą atrakcyjnością, co postanowiliśmy wykorzystać, przygotowując plan komunikacji wspierający wdrażanie normy ISO45001 w Duni Poland.


Logo i hasło kampanii promującej ISO45001

Maja: Co w takim razie zrealizowaliście na start?
Agnieszka: Zaprosiliśmy wszystkich pracowników do udziału w projekcie i w jego akcjach. Zrobiliśmy to poprzez wysłanie osobistych LISTÓW zatytułowanych „ISO tu znajdziesz?” (autorem hasła i kolejnych w tej formule był Tomasz Frąckowiak z Działu Utrzymaniu Ruchu), oznaczonych kolorami i logo projektowym (autorka logo: Katarzyna Falkiewicz, Dział Graficzny). Pierwszy z listów został napisany przez Prezesa Duni Poland, a przekazywany był przez pracowników kolejnej wylosowanej przez siebie osobie, na zasadzie „łańcuszka dobrych wiadomości”. Informacje o większości kolejnych akcji przekazywane były w podobny sposób, poprzez imienne listy.


Przygotowania listów zatytułowanych „ISO tu znajdziesz?”
 


Jeden z listów wysłanych podczas akcji

Maja: Co jeszcze przygotowaliście, aby zaznajomić pracowników z ISO?
Agnieszka: Do kadry zarządzającej skierowane zostały akcje: „Mam marzenie” i „Zrób to sam”. Pierwsza z nich polegała na współtworzeniu ankiety dla pracowników. Kierownicy otrzymali zadanie uzupełnienia jednego z jej pytań w taki sposób, w jaki chcieliby, żeby na to pytanie odpowiedzieli ich pracownicy. Ich „wymarzone odpowiedzi” zostały później zwizualizowane na dużej karcie papieru i udostępnione.
Z kolei pakiety „Zrób to sam” pomogły kierownikom przeprowadzić spotkania działowe i wypracować na nich cele bezpieczeństwa. Dla kadry kierowniczej zorganizowaliśmy również zewnętrzne warsztaty dotyczące implementacji kultury bezpieczeństwa.

    
Warsztaty dotyczące kultury bezpieczeństwa

Norma ISO 45001 kładzie szczególny nacisk na rolę przywództwa w promowaniu kultury bezpieczeństwa. Powyższe akcje świetnie wpisały się w te założenie, inspirując kadrę kierowniczą, ale i wspierając ją w angażowaniu pracowników.
W promowaniu samoświadomości związanej z identyfikacją zagrożeń pomogła nam gra „Rozbrajanie bomby”, którą przeprowadziliśmy w małych, rywalizujących ze sobą, 5 osobowych grupach.

 
Gra „Rozbrajanie bomby”

Celem zabawy było skierowanie uwagi pracowników na świadome unikanie zagrożeń, czyli odstąpienie od pomysłu samodzielnego rozbrajania „ładunku”, do czego namawiało ich zadanie, dołączona do niego instrukcja oraz prowadzący. Niejednokrotnie nie zdajemy sobie sprawy, że nasze życie jest zagrożone. Proponowana zabawa to pokazała.
Z Polityką Bezpieczeństwa zaznajomiliśmy pracowników zapraszając ich na SZLAK PUZZLOWY, który związany był również z konkursem, w którym można było wygrać atrakcyjne pakiety bezpieczeństwa.   


Szlak puzzlowy to kolejna zabawa połączona z poszerzaniem wiedzy o bezpieczeństwie

Przemierzając szlak wiodący od punku startowego do miejsca, gdzie umieściliśmy Politykę Zintegrowanego Systemu Zarządzania, pracownik szukał umieszczonych na trasie puzzli, którym towarzyszyły krótkie fragmenty polityki mówiące o bezpieczeństwie. Symbol znaleziony na puzzlu pomagał odgadnąć hasło, które należało umieścić na karcie konkursowej wrzucanej następnie do urny stojącej pod Polityką. W ten sposób podpis pracownika umieszczony później pod tym dokumentem, stanowił potwierdzenie rzeczywistego zapoznania się z jego zawartością.

Maja: Fajny pomysł! Czy były jeszcze jakieś działania?
Agnieszka: Tak, w przygotowaniu do analizy ryzyka i warsztatów z prac niebezpiecznych, pomogła uczestnikom krzyżówka. Była też akcja „ISO tu zobaczysz?” związana z projekcją filmu o wypadkach, na którą zaprosiliśmy pracowników do „Kina”, częstując ich przy tej okazji popcornem.

 
Kolejnym elementem planu komunikacji była projekcja filmu z obowiązkowym popcornem

Wiele emocji dostarczyła pracownikom zabawa "Nie działa…ISO teraz?". Służyła ona wsparciu zespołu projektowego pracującego nad uporządkowaniem dokumentacji instrukcji urządzeń. O miejscu sieciowym, na którym zgromadzone są instrukcje, informują nalepki rozmieszczone w różnych pomieszczeniach, na drzwiach biur oraz na stanowiskach operatorów maszyn. Dodatkowo pojawiły się nalepki konkursowe, wyróżnione kolorem pomarańczowym, które kierowały do określonych instrukcji. W nich należało poszukać konkretnego słowa, by wpisać je do swej karty, uprawniającej do losowania nagród, którymi były bony do sieci sklepów sprzedających urządzenia AGD.

Maja: Bardzo dużo różnorodnych działań opartych na rywalizacji i rozrywce. Czym zakończyliście projekt?
Agnieszka: Największą akcją komunikacyjną, wieńczącą przygotowania do audytu był Dzień ISO45001 „ISO się dowiesz?”. W jego organizację zaangażowanych zostało najwięcej osób (32, w tym 15 wolontariuszy pełniących rolę przewodników). To obowiązkowe szkolenie dla wszystkich pracowników postanowiliśmy uatrakcyjnić, organizując je w formie wycieczek przez poszczególne punkty informacyjne powiązane z obszarami, nad którymi pracowaliśmy, by podnieść poziom kultury bezpieczeństwa.


Akcję komunikacyjną finalizującą przygotowania do audytu zakończył pełen atrakcji Dzień ISO45001 „ISO się dowiesz?”

Zespół projektowy przygotował również broszurkę, zawierającą niezbędne informacje dotyczące bezpieczeństwa w Duni. W broszurce znalazły się miejsca do zbierania naklejek, które pracownicy otrzymywali w każdym z punktów informacyjnych. Na końcu trasy, na wszystkich czekały tematyczne niespodzianki od firmy.

Maja: I jak pracownicy zareagowali na te działania? Chętnie się angażowali?
Agnieszka: W czasie realizacji planu komunikacji przeprowadziliśmy wśród pracowników ankiety, których celem było zbadanie poziomu poinformowania o poszczególnych działaniach, poziomu ich akceptacji oraz zebranie informacji zwrotnej. Na pytanie o to, czy gry, konkursy i inne tego typu wydarzenia pomagają usprawnić komunikację o prowadzonych w firmie projektach, ponad 90% pracowników biurowych i 63% pracowników fizycznych odpowiedziało „tak”. Większość akcji została zdecydowanie zauważona i odebrana pozytywnie. W obu grupach docelowych najbardziej podobał się pokaz filmu o bezpieczeństwie, najmniej zabawa zachęcająca do „Rozbrajania bomby”.

Maja: A kadra kierownicza?
Agnieszka: Kadra kierownicza, której zaangażowanie w tworzenie kultury bezpieczeństwa było podczas certyfikacji pod szczególną obserwacją audytorów, była bardzo zadowolona z pomocy i wsparcia udzielonego jej przez akcje i narzędzia komunikacyjne.

Maja: Jakie efekty przyniosły Twoje Wasze działania komunikacyjne?
Agnieszka: Otrzymaliśmy certyfikat! Największym sukcesem będzie jednak dalszy rozwój kultury bezpieczeństwa w Duni i bezpieczeństwo pracowników naszej firmy.

Finał działań – firma Duni otrzymała certyfikat ISO 45001!

Maja: Super. Wasz plan komunikacji był bardzo bogaty i wymagał sporo pracy, by go wdrożyć. Brawo! A powiedz jeszcze na koniec, czy łatwiej niż wcześniej prowadzi Ci się komunikację wewnętrzną w turkusowej organizacji, którą obecnie jesteście.
Agnieszka: Turkusową organizację staramy się wciąż jeszcze budować i rozwijać. W różnych obszarach firmy jej rozwój przebiega w różnym czasie. Niewątpliwie jednak kultura partnerstwa, współpracy, inspirowania, angażowania pracowników w podejmowanie decyzji, była jednym z kluczowych czynników udanego wdrożenia ISO 45001.
Komunikacja wewnętrzna jest częścią i narzędziem turkusowej organizacji. Tworzyła się w Duni Poland wraz z decyzją o budowaniu organizacji turkusowej, nie potrafię więc sobie wyobrazić jej prowadzenia w innej kulturze organizacyjnej.

Maja: Agnieszka, gratuluję akcji i wyników. Powodzenia w realizacji dalszej turkusowej komunikacji wewnętrznej.

Grafiki i zdjęcia: Duni Poland

******

Sprawdźcie też:
Facebooka bloga,
• newsletter – raz w tygodniu nowy wpis z bloga w Waszych skrzynkach e-mailowych (zapisy – prawa kolumna bloga, sekcja newsletter),
szkolenia z komunikacji wewnętrznej – terminy najbliższych szkoleń otwartych, oferta szkoleń zamkniętych i sesji indywidualnych.