Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

W pierwotnej wersji chciałam napisać, czym powinien zajmować się zespół komunikacji wewnętrznej, jak podzielić zadania i stanowiska. Szybko jednak stwierdziłam, że przecież w naszym kraju często są to samodzielne stanowiska i nierzadko łączone z HR-em, PR-em, administracją i innymi zadaniami. Stąd też uznałam, że napiszę o jednoosobowym stanowisku w firmie. Przyjmijmy jednak założenie, że osoba taka nie ma innych zadań spoza obszaru komunikacji. Czym więc powinna się zajmować? Jak mogłaby ułożyć sobie pracę?   

Moja wizja tego stanowiska jest taka:
1.    zarządzanie narzędziami – zacznę od końca, od tego, co na takim stanowisku jest najpopularniejsze. To oczywiście zarządzanie narzędziami komunikacji wewnętrznej. W zależności od tego, co tam macie, może to być intranet, gazeta wewnętrzna, newsletter czy town hall meeting. Osoba na stanowisku specjalisty czuwa nad prawidłowym działaniem takich narzędzi. Dba o to, by były aktualne, by działały, by wspierały cele komunikacji wewnętrznej. I to są zadania stałe.
Tu miałabym tylko wątpliwości, czy narzędzia typu społecznościowego np. taki Yammer czy Workplace – jeśli macie – będziecie w stanie moderować na samodzielnym stanowisku. Może być na to za mało czasu. To zadanie przesunęłabym na czasy, gdy osób do komunikacji będzie więcej i będziemy mogli mówić o zespole komunikacji.  

2.    rozwój narzędzi – z zarządzaniem narzędziami łączy się drugi obszar, czyli dbanie o rozwój tych narzędzi. Nie stale, ale w zaplanowanych odstępach czasowych specjalista powinien zaplanować zmiany, rozwój, wdrożenie nowych funkcjonalności, odświeżenie, rewitalizację – jakkolwiek to nazwiemy. Oczywiście wsparcie IT czy firmy zewnętrznej jest tu niezbędne, ale drobne zmiany samemu można na takim stanowisku planować. Nad większymi też można się pochylić, ale do tego przydałby się już zespół z większym doświadczeniem.

3.    tworzenie contentu – kolejny punkt, który mocno łączy się z narzędziami, to tworzenie treści do nich. Zadaniem specjalisty jest nie tylko publikowanie treści, ale i ich tworzenie, planowanie tematów, zbieranie contentu, odrabianie go, sprawdzanie, czy został poprawnie opracowany, jeśli to nie specjalista jest jego twórcą. Oczywiście do tworzenia contentu typu grafiki przydałoby się studio graficzne, a nie Wasz doktorat z canvy. Tak samo do obrabiania wideo. Kamerzystą czy operatorem kamery też nie jesteście. Tak przypominam na marginesie.
 
4.    angażowanie pracowników w komunikację – ten punkt łączy się mocno z contentem. Tym bardziej, jeśli Wasze stanowisko jest jednoosobowe. Może być Wam ciężko tworzyć content tylko własnymi siłami. Warto zachęcać do tego pracowników, podpowiadać im, jak tworzyć treści, jakimi zasadami powinni się kierować. Przesłane materiały powinny trafić do specjalisty, aby je obrobił, aby zachować dobry poziom publikowanych treści, które idą dalej w świat, do pracowników.

5.    ghostwriting – na takim stanowisku często też stosujemy ghostwriting, czyli piszemy teksty za innych, np. dla członków zarządu, aby oni podpisali się potem pod tym i np. wysłali do pracowników lub opublikowali w narzędziu komunikacji wewnętrznej pod swoim nazwiskiem naszymi rękoma. Pamiętajcie, że sami możecie to zaproponować, aby rozkręcić komunikację, aby zachęcić np. zarząd do włączenia się w komunikację z pracownikami. I nie liczcie od razu na wszystkie osoby z zarządu. Małymi krokami zacznijcie od pojedynczych osób np. 1 raz na kwartał.

6.    onboarding – warto walczyć o uwagę pracowników już od pierwszych dni ich zatrudnienia. Warto pojawiać się więc na onboardingu w zależności do tego, jak on u Was wygląda. Z prezentacją na spotkaniu, ze szkoleniem na platformie e-learningowej, gdzie opowiecie, jakimi narzędziami komunikacji dysponuje firma, co i gdzie jest publikowane, jaki jest cykl wydawniczy i jak pracownicy mogą się w nie zaangażować.

7.    planowanie komunikacji – na samodzielnym stanowisku jest to niezbędne. Nie możecie być tylko od publikacji w intranecie i pisania artykułów. Wierzę, że macie większe ambicje i chcecie wyjść poza stanowisko specjalisty. Specjalista to osoba, która zna się na swoim fachu, a w naszym fachu planowanie to podstawia. Czyli tworzenie planów komunikacji i kampanii dla wydarzeń firmowych i projektów. Czyli np. jeśli wiecie o ważnym dla firmy projekcie, to albo sami idziecie do szefa takiego zespołu i mówicie, że chcecie przygotować komunikację tego projektu albo dajecie znać wszystkim w firmie, że jest taka możliwość i że mogą zgłosić się do Was.

I tu jest tylko 1 małe ale… w pojedynkę zbyt wielu planów nie przygotujecie. Przygotowanie planu to jedno, potem trzeba go jeszcze wdrożyć, a to trwa i wymaga energii i czasu. Więc może lepiej byłoby, że to Wy decydujecie, które projekty są kluczowe i do tych zespołów uderzacie i przygotowujecie dla nich plan.

Co mam na myśli, pisząc plan? Że są tam określone cele, odbiorcy, nadawcy, wykonawcy, czas realizacji, dobrane są narzędzia, przekaz i ewaluacja. Wszystko to, co plan powinien mieć.

8.    łączenie komunikacji z celami biznesowymi – na takim stanowisku warto byłoby już wejść w myślenie strategiczne i biznesowe. Ustalcie, jakie są cele biznesowe firmy i zaplanujcie, jak działaniami komunikacji wewnętrznej możecie je wspierać. Jakie treści, kiedy, gdzie i podpisane przez kogo powinny się ukazywać. Na tym stanowisku trzeba zacząć to kumać, łączyć i dążyć do tego, aby wskoczyć na strategiczny poziom komunikacji.

Wydaje mi się jednak, że gdy sami odpowiadacie za komunikację od razu wskoczenie na poziom strategii komunikacji wewnętrznej może być trudne w realizacji. No bo jak w pojedynkę wdrożyć taką strategię? Sami strategii też nie wypracujecie. Do tego przydałoby się wsparcie zespołu lub firmy zewnętrznej, np. mojej. Czy jesteście sami w stanie ją wdrożyć? Może być ciężko, gdy macie miliard innych kwestii na głowie każdego dnia. Tu przydałby się już zespół albo chociaż osoby z innych zespołów w firmie, które będą Was wspierać we wdrożeniu strategii. Tak zazwyczaj robią moi klienci i to działa.

9.    mierzenie komunikacji – uważam, że specjalista musi też mierzyć efekty swojej pracy. Bez tego nigdy nie dowiecie się, co działa, na co warto postawić, na czym się skupić. Bez tego jesteśmy jak chomik w kołowrotku. Biegamy, ale po co. Albo jak ten facet z mema, który był tak zajęty bieganiem z pustą taczką, że nie miał czasu jej załadować. Nie biegajcie tyle. Mierzmy, co działa i biegajmy z tym albo za tym.
Samodzielnie pełne badanie wg mnie też ciężko Wam będzie zrobić. Małe ankiety czy grupy fokusowe tak, to polecam. Jeśli chcecie zrobić pełne badanie ilościowe i jakościowe profesjonalnie, warto zlecić to zewnętrznej firmie. I tu znów polecam siebie.
 
10.    tłumaczenie naszej roli i edukacja na temat komunikacji wewnętrznej – jako ostatni punkt daję budowanie naszego wizerunku. Dbajcie o siebie, mówcie, czym się zajmujcie. Tłumaczcie, że komunikacja wewnętrzna to dużo więcej niż publikowanie w intranecie. Edukujcie i kadrę kierowniczą, ale i pracowników, czym jest komunikacja, jakie ma cele, o co w niej chodzi i jaka jest Wasza rola, w czym możecie pomóc innym zespołom.  

Czego nie dałabym na samodzielnym stanowisku, ponieważ uważam, że to za dużo na barki 1 osoby?
1.    Nie dałabym tu prowadzenia szkoleń wewnętrznych z komunikacji. To wymaga nie tylko wiedzy i doświadczenia, ale też przestrzeni, aby takie szkolenie opracować i potem poprowadzić. A mając tyle zadań na co dzień, może być to trudne. Jeśli czujecie się na siłach, ok, działajcie i z tym tematem.

2.    Nie dałabym tu też wielkiego wsparcia dla kadry kierowniczej. Ponownie, to wymaga doświadczenia, sporej wiedzy i umiejętności rozmawiania z taką grupą odbiorców.

3.    Nie dałabym też wspomnianej już strategii komunikacji. Jeśli czujcie się na siłach (bo jesteście np. po moich szkleniu z budowania strategii), by wypracować ją samodzielnie w firmie z pracownikami, działajcie. Bardziej komfortowym rozwiązaniem byłoby wypracowanie takiej strategii z zewnętrzną firmą, a potem pomału wdrażanie jej własnymi zasobami w firmie.

A jako kontynuację lektury polecam Wam mój wpis: Mapa kompetencji specjalisty komunikacji wewnętrznej według Institute of Internal Communication. Znajdziecie tam sporo podpowiedzi, co powinien i na jakim poziomie wiedzieć komunikator wewnętrzny.

******

Sprawdźcie też:
• Facebooka bloga @blogkwok,  LinkedIn (zapraszam do sieci kontaktów) i na Twittera @maja_biernacka
• szkolenia otwarte i kursy na platformie z komunikacji wewnętrznej
• newsletter – zapisz się tutaj i odbierz bezpłatnego ebooka

Grafiki: Pixabay.com, IoIC