Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Zaangażuj pracowników w stworzenie nowej przestrzeni biurowej po pandemii. Idealny przepis od LOTTE Wedel

Pamiętacie mój wywiad o idealnym przepisie na onboarding z Zespołem Rekrutacji firmy LOTTE Wedel? Jeśli nie, to przeczytajcie później ten wpis: Praca nadziewana korzyściami – onboarding w firmie Wedel.

Dziś wracam do tej słodkiej firmy, aby podpytać o idealny przepis na zaangażowanie pracowników w stworzenie nowej przestrzeni biurowej. Pandemia zmieniła nasz styl pracy. Wedel podąża za tymi zmianami i co ważne – robi to razem ze swoim zespołem.  

Wedel to kultowa marka i jeden z trzech liderów branży czekoladowej w Polsce, który w 2021 roku świętował 170-lecie istnienia. Firma zatrudnia blisko 1300 osób. To pracownicy Wedla są autorami zmian. Skutecznie pomaga w tym kultura organizacyjna, w którą wpisane jest kwestionowanie statusu quo, otwartość na zmiany i nieustanne usprawnianie procesów. Podejście to obejmuje wszystkie obszary w firmie.

Od lat 30. XX w. siedziba Wedla mieści się na warszawskim Kamionku. W tamtejszej fabryce powstają legendarne produkty jak moje ulubione Ptasie Mleczko®, czekolada Jedyna czy ręcznie dekorowany Torcik Wedlowski. Firma ciągle się rozwija.. Zmienia się także jej siedziba, by zapewnić pracownikom komfortowe warunki pracy. W 2020 r. rozpoczął się remont części biurowej, aby dopasować miejsce do  zmieniającego się stylu pracy.

I bardzo się cieszę, że włączono w tę modernizację  pracowników biurowych, aby odpowiedzieć na ich codzienne  potrzeby. Zaplanowano szereg działań, m.in. webinary, ankiety, indywidualne i grupowe spotkania, które pozwoliły na zebranie oczekiwań zespołu i konsultowanie projektowanych rozwiązań. Aby dotrzeć do pracowników z informacjami o planach remontowych oraz zaprosić ich do aktywnego przekazywania feedbacku, wykorzystano funkcjonujące w firmie narzędzia  komunikacji wewnętrznej, m.in. e-tygodnik, mailingi, wewnętrzną platformę Twój Wedel oraz kwartalnik „Temperówka”.

O tym, jak zaangażować pracowników w tak duży projekt inwestycyjny w biurze z niezwykłą historią, rozmawiałam z Blanką Pabisiak, Kierownikiem Administracji i Floty oraz Patrycją Prewęcką, Koordynatorką Komunikacji Korporacyjnej. Zapraszam na wywiad.


Blanka Pabisiak, Kierownik Administracji i Floty w LOTTE Wedel (Linkedin)

Patrycja Prewęcka, Koordynatorka Komunikacji Korporacyjnej w LOTTE Wedel (Linkedin

Maja: Tematy przeprowadzek są częstym tematem wśród uczestników moich szkoleń. O remontach nie słyszałam, ale że to temat bliski temu pierwszemu, chciałabym Was podpytać, jak zaangażowaliście pracowników i jak im zakomunikowaliście ten projekt. Zacznijmy od zaangażowania. Dlaczego zależało Wam na zaangażowaniu pracowników w ten projekt? Równie dobrze mogliście zlecić wypracowanie koncepcji zmian firmie zewnętrznej. Byłoby szybciej.

Patrycja: Dialog z pracownikami to dla nas szczególnie ważny element budowania wedlowskiej kultury organizacyjnej. I tak jak w swojej codziennej pracy to oni są autorami zmian, które rozwijają firmę w każdym obszarze – produkcji, sprzedaży czy back-office, tak samo przy projekcie biura ich zaangażowanie było kluczowe. Nie wyobrażaliśmy sobie pominięcia ich pomysłów przy tworzeniu przestrzeni, z której mają korzystać.

Blanka: Od ponad 2 lat obserwujemy wpływ pandemii na środowisko pracy. Powszechne wykonywanie zadań w formie zdalnej i hybrydowej zmieniło podejście pracowników do funkcjonalności biura. Teraz jest to przede wszystkim przestrzeń do wspólnego wykonywania obowiązków, wymiany myśli, zespołowych spotkań, kreatywnych burz mózgów. Natomiast czynności, które wymagają skupienia, mogą być wykonywane z innego miejsca dogodnego dla pracownika.

Chcieliśmy stworzyć takie biuro, by pracownicy przychodzili do niego z przyjemnością i dlatego uważnie wsłuchiwaliśmy się w ich potrzeby. Jeszcze na etapie przygotowań naszym celem było poznanie oczekiwań różnych zespołów, ich codziennych zadań, korelacji między sobą, aby stworzyć miejsce, które będzie dla nich jak najbardziej funkcjonalne i komfortowe.

Maja: Świetne podejście. Jak więc zaangażowaliście pracowników w ten projekt?

Blanka: Skorzystaliśmy z wielu różnych narzędzi, które pozwoliły nam poznać opinie pracowników. Pierwszym z nich były indywidualne wywiady, które przeprowadziliśmy z managerami oraz z osobami na stanowiskach o specyficznych potrzebach.

Dla większych zespołów zorganizowaliśmy dedykowane warsztaty, które przybliżyły nam charakter ich pracy, zadania i oczekiwania. Odbyły się też webinary dla wszystkich pracowników biura, a szczegółowe pytania zadaliśmy w ankietach. Pracownicy podeszli do projektu z dużym zaangażowaniem, co dało nam pewność, że nie jest im obojętna przestrzeń, w której przebywają.

Na każdym etapie procesu zespół chętnie mówił o swoich potrzebach, sugestiach i życzeniach, z otwartością dzieląc się wizją wymarzonej przestrzeni. Na tym zaangażowanie pracowników się nie kończy – mamy również specjalną grupę ambasadorów, czyli przedstawicieli różnych działów, którzy konsultują kolejne etapy projektu oraz doradzają przy podejmowaniu najtrudniejszych decyzji.

Oczekiwania pracowników dot. nowego wedlowskiego biura badano podczas wywiadów, w ankietach i na webinarach

Maja: Przeprowadziliście m.in. ankiety skierowane do pracowników. O co ich pytaliście?

Blanka: W ankietach zaczęliśmy od rozeznania, w jakim stopniu pracownicy są gotowi na zmiany stylu pracy i przestrzeni biurowej, w tym do elastyczności oraz pracy w formie hybrydowej. Jednym z założeń, które chcieliśmy skonsultować z pracownikami, była gotowość do sharedeskingu, czyli współdzielenia biurek.  Była to dla nas nowa koncepcja, dlatego zapytaliśmy, jakie wyzwania wiążą się z tym dla poszczególnych osób i zespołów.

Poruszyliśmy tu takie zagadnienia jak zmiana przyzwyczajeń, wspólne zasady korzystania z przestrzeni, ergonomia czy higiena stanowisk, która okazała się istotnym elementem w trakcie pandemii. W pytaniach otwartych pracownicy mogli przekazać nam, jakie technologiczne udogodnienia przydadzą się w ich codziennych działaniach oraz są niezbędne do wdrożenia w pełni pracy hybrydowej.

Na koniec zapytaliśmy o ich sugestie na temat tego, od czego powinniśmy zacząć wdrożenie zmiany. W tym przypadku najczęściej padały takie hasła jak technologia, komunikacja i przestrzeń. Odpowiedzi na te wszystkie zagadnienia zarysowały nam wstępny obraz potrzeb i oczekiwań pracowników. Dzięki ankiecie poznaliśmy ich obawy oraz preferencje, co bardzo ułatwiło nam planowanie kolejnych kroków.

Maja: Czy kadra kierownicza również została zaangażowana w ten projekt?

Blanka: Zaangażowanie kadry kierowniczej było jednym z kluczowych elementów naszego planu działań. Przeprowadziliśmy indywidualne wywiady z managerami, by szczegółowo poznać ich potrzeby. Wzięli w nich udział wszyscy członkowie Zarządu, osoby zarządzające poszczególnymi liniami biznesowymi oraz kluczowi specjaliści.

Maja: To jakie pomysły pracowników udało się Wam zrealizować?

Patrycja: Pandemia spowodowała zmiany w środowisku i stylu pracy nie tylko w Wedlu, ale też na całym rynku. Pracownicy oczekują przede wszystkim większej elastyczności i hybrydowego modelu wykonywania obowiązków. Zauważyliśmy, że pożądane są obecnie wygodne rozwiązania, które dodatkowo będą wspierać well-being i odpowiadać na wyzwania środowiskowe. Gdy tylko sytuacja pandemiczna się poprawiała, bardzo szybko zauważyliśmy, że brakuje nam codziennego kontaktu ze współpracownikami na żywo. Dlatego chcieliśmy, by wyremontowana przestrzeń stała się miejscem spotkań, za którymi tęskniliśmy podczas pracy z domu.

Blanka: Nasi pracownicy bardzo szybko wyczuli, że biuro będzie teraz sprawować funkcję integracyjną. Stąd duży nacisk w projekcie na przytulne i ciekawe architektonicznie miejsca, gdzie pracownicy mogą się spotkać, napić kawy i podyskutować. Zadania indywidualne są często realizowane w ramach pracy z domu, natomiast obecność w firmie ma przynieść korzyści płynące z kontaktu z zespołem „na żywo”.

Dlatego w przebudowywanej przestrzeni formalne i nieformalne miejsca spotkań będą odgrywały ważną rolę. Przykładem takiej realizacji może być kafeteria z kanapą, stolikami i wygodnymi fotelami. Klimat kawiarni, zapach kawy i rozmowa face-to-face są sposobami na swobodną wymianę myśli, kreatywne dyskusje czy odprężenie po wykonaniu jakiegoś zadania.


Firmowe miejsca spotkań w klimacie kawiarni w LOTTE Wedel

Maja: A czy mogłybyście zdradzić nam, ile osób zaangażowało się w ten projekt?

Blanka: Na potrzeby naszego przedsięwzięcia powstały 3 grupy: projektowa, tzw. ambasadorzy, którzy pracują od samego początku, czyli od 2020 r. Obecnie ich rola to konsultowanie i dostarczanie materiałów na kolejne etapy realizacji zmian w przestrzeni biurowej.

Grupa brandingu biura bardzo intensywnie pracowała nad opracowaniem koncepcji wyglądu odnowionej przestrzeni, a techniczna konsultuje założenia rozwiązań technicznych, jak np.  elektryka i oświetlenie. Łącznie w tych 3 zespołach pracowało 21 osób. Natomiast w pierwszym etapie, w którym zajmowaliśmy się pozyskaniem informacji od pracowników o ich preferencjach i potrzebach udało nam się zaangażować ponad 200 osób.

Samą ankietę, dotyczącą stylu pracy i gotowości do zmian, wypełniło 125 osób. W webinarze, podczas którego przedstawiliśmy projekt i zbieraliśmy feedback, uczestniczyło 35 osób. Przeprowadziliśmy również wywiady z 70 pracownikami wyższego szczebla, które pozwoliły nam na poznanie ich oczekiwań.

Patrycja: Nie możemy też pominąć jeszcze jednego ważnego i nietypowego sposobu na zaangażowanie załogi. W jednej z sal na parterze, którą poświęciliśmy Janowi Wedlowi – jednemu z założycieli naszej firmy, powstał wyjątkowy kolaż. Portret, który zdobi jedną ze ścian, stworzyliśmy ze zdjęć pracowników. Ten pomysł spotkał się z dużym zainteresowaniem – swoje zdjęcia wysłały aż 143 osoby. To uhonorowanie dokonań Jana, które kontynuujemy do dziś.

 
Kolaż założyciela firmy  – Jana Wedla – ułożony ze zdjęć pracowników

Maja: Wiem, że szczególną uwagę poświęciliście potrzebom pracowników z niepełnosprawnościami. Jak wyglądał ich udział w tym projekcie? Jakie rozwiązania wdrożyliście?

Blanka: Najważniejszym rozwiązaniem z punktu widzenia osób z niepełnosprawnościami było dostosowanie parteru budynku w pełni do ich potrzeb. Pracownicy z niepełnosprawnościami brali aktywny udział w konsultacjach projektów z zespołem architektonicznym. Mają także swojego przedstawiciela w grupie projektowej, dzięki czemu przestrzeń jest nie tylko zgodna z wymogami prawa, ale też w praktyce komfortowa dla tej grupy.

Patrycja: Warto podkreślić, że angażowanie zespołu do tego typu projektów, dotyczących warunków codziennej pracy, buduje jeszcze większą więź z pracodawcą. Choć osoby z niepełnosprawnościami są u nas stosunkowo nową i z perspektywy całej organizacji – nieliczną grupą, mogły aktywnie uczestniczyć w konsultacjach na temat nowej przestrzeni biurowej i miały duży wpływ na to, jak się ona zmienia.

Maja: Oprócz sposobów na angażowanie pracowników, czytelników mojego bloga bardzo też interesują zawsze wszelkie formy komunikowania takich projektów. Jak komunikowaliście ten projekt na kolejnych etapach? Z jakich narzędzi skorzystaliście? Co się szczególnie sprawdziło?

Blanka: W tym przypadku warto zaznaczyć, że remont prowadzimy etapowo. Widzimy zalety tego rozwiązania: dzięki niemu na bieżąco zbieramy od pracowników informację zwrotną i korzystamy z ich rekomendacji przy zmianie kolejnych przestrzeni. Przykładowo, po kilku tygodniach korzystania z wyremontowanego piętra, gdy pracownicy zapoznają się już w nowymi przestrzeniami i rozwiązaniami, dzielą się z nami swoimi spostrzeżeniami w ankiecie. Pytamy w niej o to, jak odbierają zmiany oraz które rozwiązania się sprawdzają, a które wymagają ulepszenia.

Pracownicy wybierali też nazwy salek. Dziś mogą spotykać się np. w Bajecznym

Często pracownicy dzielą się „na gorąco” swoimi spostrzeżeniami na temat tego, co się sprawdza w nowej przestrzeni a co mniej. Czasem zwykła rozmowa jest w stanie powiedzieć nam więcej o odczuciach pracownika niż inne, bardziej formalne formy feedbacku. Dlatego chętnie o aspektach działalności w nowej formie dowiadujemy się podczas indywidualnych rozmów z członkami zespołu. To sprawia, że na bieżąco możemy ulepszać projekty tak, by biuro było jak najbardziej komfortowe dla pracowników.

Maja: To na koniec mam jeszcze pytanie o  3 lekcje, jakie możecie wyciągnąć dla siebie z tego projektu. Co zabieracie ze sobą?

Patrycja: Przede wszystkim, po raz kolejny udowodniliśmy, że zaangażowanie pracowników to dla nas kluczowy element wprowadzania zmian. Dzięki temu jesteśmy w stanie stworzyć biuro marzeń, które jest nie tylko przyjemne dla oka, ale przede wszystkim funkcjonalne i spełniające potrzeby każdej osoby z zespołu. Zaangażowanie w ten proces umocniło więzi pracowników z firmą oraz uatrakcyjniło ją jako miejsce przyszłej pracy dla kandydatów.

Po drugie, każdy pracownik i jego spojrzenie na daną sytuację są ważne i warte poznania. Opinia każdej osoby była dla nas „cegiełką”, z których zbudowaliśmy wizję idealnej przestrzeni. Dowiedzieliśmy się, z jakimi trudnościami i problemami w biurze zderzają się na co dzień osoby o odmiennych potrzebach, na różnych stanowiskach. Dzięki temu wiedzieliśmy, że nowy projekt biura uwzględnia ich oczekiwania i realnie może podnieść komfort ich codziennej pracy.

Blanka: Utwierdziłam się w przekonaniu, że funkcjonalne i komfortowe biuro może powstać tylko wtedy, jeśli wejdziemy w dialog z pracownikami i wsłuchamy się w ich potrzeby. Różnorodne formy zbierania feedbacku, jak choćby ankieta czy webinar pozwoliły nam dotrzeć do pracowników, którzy wybierali formę komunikacji najbardziej im odpowiadającą.

Dodatkowo jest to projekt, który pokazuje, że przestrzeń biurowa ma wpływ nie tylko na formę pracy, komunikacji i kulturę organizacji, ale może ją realnie wspierać. Najlepszym przykładem tego jest tworzenie przestrzeni z pracownikami dla pracowników, a nie z architektami dla wyłącznie pięknej estetyki. W końcu #NaszPrzepisToLudzie.

Maja: Super. Dziękuję Wam bardzo za poświęcony czas na ten wywiad.

******

Sprawdźcie też:
Facebooka bloga @blogkwok,  LinkedIn (zapraszam do sieci kontaktów) i na Twittera @maja_biernacka
szkolenia otwarte i kursy na platformie z komunikacji wewnętrznej
• newsletter – zapisz się tutaj i odbierz bezpłatnego ebooka

Zdjęcia: LOTTE Wedel