Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Zanim wdrożysz narzędzie komunikacji wewnętrznej w firmie – przeczytaj TO koniecznie

Niestety zbyt często słyszę od Was, że macie w firmie narzędzia komunikacji wewnętrznej, które nie działają. Jak to kiedyś określiła 1 z osób na moim szkoleniu: kurz na nich leży. Co zrobić, aby kurz na nich nie leżał? I dlaczego w ogóle leży? Kilka podpowiedzi ode mnie. Tak nie robimy!

PROBLEM 1: Wybór narzędzia bez sprawdzenia, czego chcą i czego potrzebują pracownicy

Niestety wciąż o tym słyszę, gdy pytam o genezę wdrożenia narzędzia. Ano ktoś wpadł na pomysł, bo wydawało się, że będzie super albo słyszał ktoś gdzieś, że teraz wszyscy mają takie narzędzie do  komunikacji wewnętrznej, więc kupiono, wdrożono i kicha, nie działa. I tyle pieniędzy na to poszło i tyle czasu i pracy włożono w przygotowanie rozwiązania.

Co poszło nie tak? PODSTAWA poszła nie tak. Nie sprawdzono, czy na takie rozwiązane czekają odbiorcy, czyli pracownicy. Nie zbadano potrzeb firmy, odbiorców. Nie sprawdzono, dlaczego komunikacja wewnętrzna nie działa w firmie. Od razu uznano, że kolejne narzędzie pewnie rozwiąże ten problem. Niekoniecznie tak musi być. Problem niezadowalającej komunikacji wewnętrznej może leżeć w innym miejscu. Ale aby to wiedzieć, wypadałoby to zbadać, np. podczas audytu komunikacji wewnętrznej.   

PROBLEM 2: Kupowanie gotowych rozwiązań, zamiast dopasowanych do potrzeb odbiorców

Inny przykład, kontynuacja tego powyższego. Znowu ktoś wpadł na pomysł, aby usprawnić komunikację wewnętrzną w firmie poprzez wdrożenie nowego narzędzia. Nie sprawdzono, czy jest potrzebne. Wybrano pudełkowe rozwiązanie.

Gotowy, tańszy niż szyty na miarę intranet albo wewnętrzne medium społecznościowe wprost od producenta – no przecież mamy je w pakiecie z innymi rozwiązaniami, więc dlaczego by nie skorzystać. Energia i czas idą na wdrożenie narzędzia w firmie i…. patrzymy, jak kurz opada, bo pracownicy nie kwapią się do korzystania.

Gotowce są tanie i mogą zadziałać, nie twierdzę, że nie, ale pod warunkiem, że mamy na nich klientów, czyli wewnętrznych chętnych. Zapytajmy się ich najpierw, czy chcą takie rozwiązanie, czy będą z niego korzystać. Wcześniej wyjaśnijmy im, jak takie narzędzie komunikacji może pomóc im w pracy.  

PROBLEM 3: Marna promocja narzędzia komunikacji wśród pracowników

O tym już kiedyś pisałam na blogu. Wdrażamy narzędzie tak, jak być powinno, czyli najpierw zbadaliśmy, czy nasi odbiorcy są nim zainteresowani. Wdrażamy technicznie. Przeciąga się. Miało być 7 miesięcy, leci już 12. miesiąc. W końcu jest. Mamy to! Gotowe! To co? Plakaty, aby poinformować pracowników? Dodajmy jeszcze maila. Często na więcej działań po takim przeciąganiu wdrożenia nie mamy już sił. A potem płacz, że nie chcą korzystać.

Wdrożenie techniczne powinno stanowić 1/3 naszych działań, kolejną 1/3 należy poświęcić na promocję rozwiązania wśród pracowników, a ostatnią 1/3 na edukację, jak działa, co można tam zrobić i jak może pomóc pracownikom. Pisałam o tym więcej tutaj: Jak skutecznie wdrożyć narzędzie komunikacji wewnętrznej w firmie.

PROBLEM 4: Jednorazowa promocja narzędzia – brak działań podtrzymujących zainteresowanie

Ale ta promocja i edukacja z p. 3 to dopiero początek. Raz powiedziane, nawet jeśli z przytupem, nie sprawi, że pracownicy rzucą się na nowy intranet czy newsletter i będą regularnie ochoczo tam zaglądać. Trzeba zaplanować działania promocyjno-edukacyjne utrzymaniowe. I to wg mnie jest trudniejsze, niż promocja na start. Trzeba dobrze te działania utrzymaniowe rozłożyć je w czasie i zastanowić się, co dokładnie będzie wyróżniane w takiej promocji i edukacji. 

PROBLEM 5: Brak zasobów na utrzymanie i rozwój narzędzia

Kolejna kwestia to liczenie na to, że samo się rozwinie, poprowadzi i generalnie samo się zrobi. Wdrożenie intranetu to jedno, ale utrzymanie go, dbanie o rozwój – czy jak wspomniałam w p. 4 – promocja i edukacja, to kolejne ważne kwestie.

Chcemy mieć w firmie wewnętrzne medium społecznościowe – Yammera czy Workplace’a? Super. Ale czy mamy zasoby do obsługi tego narzędzia? Do generowania contentu, odpowiadania na pytania, angażowania pracowników? Nie? To nie wdrażajmy i nie liczmy, że magicznie sami się pracownicy zorganizują.

Z Waszych opowieści i moich obserwacji wiem, że tego nie zrobią. Nie słyszałam nigdy o firmie, w której wdrożono takie medium i samo się poprowadziło z sukcesem, mając rzucających się na nie każdego dnia pracowników, by aktywnie w nim działać. Jeśli znacie taka firmę, chętnie ją poznam – dajcie znać.

Wszyscy wiemy, jak wygląda zaangażowanie ludzi w pracę. Dlaczego więc liczmy, że w komunikację sami z siebie się zaangażują?

PROBLEM 6: Brak angażowania pracowników we współtworzenie narzędzia komunikacji wewnętrznej

A skoro o zaangażowaniu mowa, to jest jeszcze 1 ważny aspekt do omówienia. Uruchamiamy narzędzie, zbadaliśmy wcześniej, czy jego wdrożenie miało sens, wszystko jest ok, pracownicy chcą, potrzebują, wyniki badania wskazują, że usprawni ono komunikację wewnętrzną w firmie.

Uruchamiamy i… cały content generuje zespół komunikacji wewnętrznej. Tylko komunikaty góra-dół. Żadnych oddolnych inicjatyw, żadnej wymiany wiedzy i doświadczeń w ramach komunikacji poziomej między zespołami.

I znowu zaskoczenie po jakimś czasie, że nie działa. Pracownicy nie korzystają z narzędzia tak często, jak by sobie zespół komunikacji wewnętrznej życzył. Dlaczego? Może dlatego, że ich tam nie ma? Że nie widzą tam siebie? Że nie wpuszczono ich tam jako nadawców? Może dlatego, że postawiono ich tylko w trybie biernych odbiorców - czytaczy?
Tu może być kolejna podpowiedź, dlaczego pracownicy nie korzystają z firmowego intranetu, newslettera, gazety wewnętrznej czy medium społecznościowego. Sprawdźcie, jak jest u Was.

Mam nadzieję, że teraz widzicie, na co warto zwrócić uwagę zanim zdecydujemy się na wdrożenie nowego narzędzia komunikacji w firmie. Zanim wydane zostaną niemałe pieniądze, zanim poświęcimy na to sporo czasu i energii, trzeba mocno przemyśleć, czy warto, czy odbiorcy chcą i czy faktycznie to rozwiązanie pomoże nam usprawnić komunikację w firmie. Samo wdrożenie techniczne może okazać się najłatwiejszym etapem tego procesu.     

******

Sprawdźcie też:
Facebooka bloga @blogkwok,  LinkedIn (zapraszam do sieci kontaktów) i na Twittera @maja_biernacka
szkolenia otwarte i kursy na platformie z komunikacji wewnętrznej
• newsletter – zapisz się tutaj i odbierz bezpłatnego ebooka

Grafika: Pixabay.com