Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Zaplanuj komunikację w firmie na kolejny rok

Końcówka roku. Czas najwyższy zaplanować komunikację na kolejny rok, jeśli jeszcze tego nie zrobiliście. Przybywam z pomocą, jak to sprawie zrobić. Choć od razu uprzedzam, że to nie jest robota na 1 dzień.

Jest kilka elementów, przez które musimy przejść, aby zaplanować komunikację. Bo aby ją po prostu jakoś zaplanować, to wystarczy usiąść i spisać cokolwiek na kartce. Ja jednak za skutki takich działań nie odpowiadam. Dla mnie planowanie to proces i tak podchodzę do tego, czy to wtedy, gdy planuję działania na rok dla firm, z którymi współpracuję, czy gdy piszę dla Was strategie na dłuższy okres czasu. Zacznijmy więc od początku.

Bez DIAGNOZY nie pojedziesz
Bez diagnozy na start nie ma porządnego planowania. Jeśli nie możecie sobie pozwolić na zlecenie zrobienia audytu komunikacji wewnętrznej zewnętrznej firmie (np. mojej – o tej usłudze piszę tutaj), rozważcie przyjście na moje szkolenie na żywo z budowania strategii komunikacji wewnętrznej lub skorzystajcie z kursu w tym temacie nagranego na platformie. Jest tam cały blok poświęcony audytowi - szczegóły znajdziecie tutaj. Albo możemy się spotkać online lub w Waszej firmie w ramach szkolenia zamkniętego poświęconego w całości audytowi komunikacji wewnętrznej, gdzie przez cały dzień będę Was uczyć, jak realizuję badania - szczegóły są tutaj. 

Jeśli udział w szkoleniu też nie wchodzi w grę, podpowiadam, co możecie zrobić samu już teraz. Zbierzcie grupę pracowników – reprezentantów różnych działów (najlepiej na sali, choć czasy takie, że online też wchodzi w grę). Zróbcie wspólnie analizę SWOT dla całej komunikacji. Określcie jej mocne i słabe strony, szanse i zagrożenia. Zwróćcie uwagę na narzędzia komunikacji, proces komunikacji i jego uczestników oraz przekaz. Zbierzecie sporo podpowiedzi na temat obecnej komunikacji.

Następnie wypadałoby przyjrzeć się bliżej grupom docelowym planowanych działań. Podzielcie dużą grupę pracownicy na mniejsze podgrupy. Najlepiej jest zrobić to pod kątem struktury organizacyjnej. Wtedy idąc od góry, mamy kadrę kierowniczą najwyższego szczebla, czyli np. zarząd, potem kierowników, liderów, specjalistów itd. Może ważną i dużą grupą są u Was nowi pracownicy albo stażyści i praktykanci. Też ich dodajcie. Taka charakterystyka powinna objąć wszystkich pracowników, z którymi się komunikujecie.

Następnie scharakteryzujcie każdą z tych grup, czyli przygotujcie persony. Oceńcie, w jaki sposób komunikuje się, jakich informacji poszukuje i gdzie, jakie są bariery w komunikacji z dana grupą. Taką charakterystykę możecie zrobić po prostu w tabeli w Wordzie czy Excelu lub rzućcie okiem na onlinowe narzędzie Xtensio. To i inne narzędzia do budowania person czy matrycy odbiorców znajdziecie też na moim szkoleniu i kursie z planowania komunikacji. I nieskromnie powiem, że te szablony przygotowane przeze mnie są dużo lepsze niż te onlinowe, ponieważ wplotłam w nie wszystko to, co powinno w takiej charakterystyce być określone dla persony w kontekście komunikacji wewnętrznej.

Następnie wypadałoby sprawdzić, jakimi narzędziami komunikacji dysponujecie i jakie one są. Tym razem przygotujcie matrycę narzędzi. Tu znowu trzeba poszukać mocnych i słabych stron wdrożonych w firmie narzędzi, ocenić popularność, kto, co i kiedy za ich pomocą komunikuje. I ponownie najlepiej jest robić to w grupie.

Po opracowaniu takich charakterystyk grup docelowych i narzędzi należy wyciągnąć z nich wnioski. Tu będą podpowiedzi, co należałoby zmienić, aby komunikację w firmie usprawnić.
Oczywiście taka diagnoza to nie to samo, co kompleksowe badanie w postaci audytu. Ale i tak przyniesie Wam sporo podpowiedzi i uporządkuje wiedzę o tym, czy dysponujecie.

Cele i plan ich realizacji
Gdy już określicie, na czym stoicie, przechodzimy do formułowania celów. Wypisujemy obszary niedziałające, które wyszły nam z diagnozy i wymagają poprawy i zamieniamy te problemy na cele. Pamiętajcie, aby zwrócić uwagę na cele biznesowe firmy – nasze cele komunikacyjne trzeba z nimi połączyć, tzn. nasze cele mają pomagać w realizacji strategii biznesowej firmy.

Gdy już mamy cele, musimy dokładnie rozpisać, co z nimi zrobimy. Kiedy je zrealizujemy, jak, kto to zrobi, za pomocą jakich narzędzi itd. Nie zapomnijcie określić mierników sukcesu, czyli KPI-ów. Nie tylko tych dużych, które sprawdzimy po roku, ale zaplanujcie też mniejsze, dzięki którym co miesiąc czy kwartał będziecie mogli monitorować stan realizacji celu.

Harmonogram i budżet możecie przygotować w Excelu. A plan spisać też w tym narzędziu lub w Wordzie.

Pracuj smartnie
Pracy sporo, ale naprawdę warto. Jeśli nie planujemy i nie mierzymy efektów naszych działań, może być tak, że pracujmy dużo, a efektów nie ma. Również wtedy, gdy diagnoza była niewłaściwie wykonana. Czyli popełniliśmy błąd już na początku. Zła diagnoza sytuacji na wejściu sprawia, że każde kolejne działanie może być błędne – my się narobimy przez cały rok, a efekty będą niezadowalające. Skończcie z tym i przejdźcie na działanie smart. Zaplanujcie swoje działania na kolejny rok.

Plan należy analizować przez cały rok i modyfikować, gdy zajdzie taka potrzeba. Na koniec roku, gdy już wdrożymy nasz plan, powinniśmy sprawdzić, jak nam poszło. Ewaluacja się kłania. Ta zaplanowana wcześniej w planie. I za rok powtórka planowania.

Moje wsparcie dla Was
Jeśli chcecie szybko i sprawie opracować taki plan komunikacji na kolejny rok i szukacie tych wszystkich szablonów do stworzenia person czy matrycy odbiorców, które pomogą Wam scharakteryzować odbiorców, czy szablonu do charakterystyki narzędzi komunikacji (to matryca narzędzi) albo potrzebujecie szablonu planu rocznego czy takiego do opracowania bieżącej kampanii, to zapraszam na mój kurs z planowania komunikacji nagrany na platformie lub szkolenie na żywo. To wszystko tam jest.

W ramach nagranego kursu otrzymacie 100 lekcji wideo, obszerne materiały szkoleniowe, 10 szablonów do pobrania (zwykłe tabelki i piękne edytowalne PDF-y przygotowane przez studio graficzne). I jeszcze, jak już opracujecie plan, to go sprawdzę. Wystarczy, że mi go podeślecie. Ten kurs to odpowiednik mojego szkolenia w tym temacie.

Szczegóły dot. kursu są tutaj, a spis lekcji znajdziecie poniżej. A jeśli wolicie szkolenie na żywo, to szczegóły są tutaj.

W razie pytań piszcie na maila lub w mediach społecznościowych.

******

Sprawdźcie też:
Facebooka bloga @blogkwok,  LinkedIn (zapraszam do sieci kontaktów) i na Twittera @maja_biernacka
szkolenia otwarte i kursy na platformie z komunikacji wewnętrznej
• newsletter – zapisz się tutaj i odbierz bezpłatnego ebooka

Fot. główne: Pixabay