Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Kinga poprosiła na Facebooku bloga o wpis na temat komunikacji w zespołach rozproszonych po świecie. Na co warto zwrócić uwagę, gdy odpowiadamy za komunikację na poziomie międzynarodowym? Z jakimi błędami najczęściej spotykam się w tym zakresie? Ten wpis jest o tym, a że wyszło mi sporo tekstu, podzieliłam go na 2 części.  
 
1.    Przyjmij perspektywę zespołu
Jeśli stacjonujemy w centrali firmy i wśród naszych zadań jest komunikowanie i integrowanie pracowników działających w zespołach rozproszonych w wielu lokalizacjach, naszym naturalnym przeciwnikiem jest odległość, i ta dosłowna geograficzna, i ta mentalna. Szybciej i chętniej załatwimy sprawy miejscowych, tym bardziej, jeśli podejdą do naszego biurka. Tak jest prościej, szybciej i wygodniej. Bliżej nam do tego, co widzimy, w czym działamy bezpośrednio. Tym samym automatycznie zaniedbujemy zespoły oddalone od nas.

Co możemy zrobić:
•    jasno zdefiniować swoje zadania – jeśli odpowiadam za komunikację z zespołami rozsianymi po świecie, to powinnam zaplanować sobie konkretny czas na realizację działań skierowanych do nich. Wiem, że potem priorytety centrali mogą wypierać lub przesuwać te działania, ale jeśli mamy postawiony cel i mamy wywiązać się z niego, musimy tłumaczyć tym, którzy męczą nas priorytetami centrali, że są też inne działania, które powinny być wykonane
•    określić z przełożonym, jakie są cele komunikacyjne dla zespołu rozproszonego i najlepiej spisz je
•    jeśli mamy kilka osób w zespole komunikacji, może warto, aby jedna z nich odpowiadała tylko za komunikację międzynarodową. Dzięki temu nie wpadną jej centralne priorytety do kalendarza
•    zmień swoje podejście i podejście pracowników w centrali, przypominaj i tłumacz rolę kontaktu z zespołami, które stacjonują daleko
   
2.    Zabiegaj o bezpośredni kontakt
Tym, co może znacząco utrudniać każdą komunikację, jest skupianie się na kontakcie online. Coraz częściej odchodzimy od komunikacji bezpośredniej. A to ona wciąż jest najskuteczniejsza. Tak mówią badania. Zdarza się, że pracujemy z osobami z innego miasta czy kraju (a nawet z innego piętra!) i nawet nie wiemy, jak wyglądają czy jak przeczytać poprawnie ich nazwisko, gdy są obcokrajowcami. Nie zadaliśmy sobie tego trudu. Nie wspominając o spotkaniu się zamiast rozmowy na czacie.

Co możemy zrobić:
•    wiem, że czasami przy dużym rozproszeniu zespołów po świecie, to może być bardzo trudne, ale powinniśmy zabiegać o realizowanie chociaż części komunikacji w sposób bezpośredni – podczas spotkań i połączeń wideo, które obecnie są bardzo popularnymi i tanimi rozwiązaniami komunikacyjnymi. No może kwestie różnic w czasie mogą być w niektórych przypadkach kłopotem. Zachęcajmy pracowników do komunikacji bezpośredniej, tłumacząc im, jak jest ważna
•    zadbajmy o to, by w strukturze firmy w intranecie były zdjęcia pracowników, by łatwo można było wyszukać pracownika. Zachęcajmy do uzupełniania swoich profili i tłumaczmy, jaki to ma cel. I bardzo proszę mi tu nie marudzić RODO, tylko próbować, szukać sposobów

•    rozważmy dodanie zdjęć pracowników w emailach w komunikacji wewnętrznej i zachęcajmy pracowników do dodawania takich zdjęć na ich profilach w wewnętrznych portalach społecznościowych. Tłumaczmy i przypominajmy pracownikom, dlaczego to jest ważne
•    Zachęcajmy pracowników do sprawdzania w strukturze firmy, z kim pracują, jak ta osoba nazywa się, zachęcajmy do poznania się

To małe elementy, ale im jest ich więcej, tym większe szanse na zmianę.

3.    Zróżnicuj działania – wyjdź poza centralę
Jeśli odpowiadamy za komunikację wewnętrzną i stacjonujemy w centrali, siłą rzeczy to na niej będziemy skupiać swoje działania. Tak jest łatwiej, szybciej i wygodniej. Jeśli mocno zaniedbamy komunikacyjnie pracowników w innych krajach, nie dziwmy się, że innym zespołom w centrali trudniej się z nimi współpracuje.

Co możemy zrobić:
•    uwzględniać zespoły zagraniczne w strategii komunikacji wewnętrznej. Być może warto stworzyć oddzielną strategię tylko dla komunikacji z nimi
•    organizować działania uwzględniające zespoły zagraniczne – nie zapominać o nich przy spisywaniu planu komunikacji, organizacji kampanii itp.

•    budować sieć kontaktów w zespołach zagranicznych. Jeśli nie ma tam osób odpowiedzialnych za komunikację, poszukajmy osób, które mogłyby zostać włączone do takiego zespołu (nawet jeśli miałby być nieformalny). Gdy pracowałam w korporacji, bardzo zależało mi na stworzeniu takiej sieci kontaktów w spółkach firmy w 15 krajach. I udało się to. To ja wychodziłam z inicjatywą, mówiłam, co możemy razem zrobić i jak to może pomóc i centrali i zespołom za granicą. Takimi osobami kontaktowymi zostawali pracownicy od marketingu, produktu, zarządzania projektami, a nawet w jednym przypadku szef spółki, ponieważ była ona mała i nikt inny nie mógł zająć się tymi kwestiami. Pozostawiliśmy w stałym kontakcie. Osoby te regularnie podsyłały mi treści do publikowania w narzędziu komunikacji wewnętrznej

4.    Edukuj na temat różnic kulturowych
Bardzo często barierą w komunikacji są różnice kulturowe. Inne podejście do obowiązków, terminów, kolegów z pracy czy przełożonego. Różnorodność jest ciekawa, ale może prowadzić do nieporozumień. Jak możemy sobie z tym radzić w komunikacji?

Co możemy zrobić:
•    organizować szkolenia stacjonarne i onlinowe przybliżające pracownikom różnice kulturowe
•    organizować spotkania w mniej formalnej atmosferze np. lunch z daniami z danego kraju i prezentacja najciekawszych tradycji, aby przybliżać różnice kulturowe
•    pokazywać, co nas łączy i jak to, co nas dzieli może być pozytywnie wykorzystane; czego od siebie możemy się nauczyć
•    jeśli to możliwe, organizować spotkania bezpośrednie (delegacje, wspólne szkolenia zagraniczne, integracje)

5.    Pamiętaj o różnicach czasowych i świętach
Z tym trudno dyskutować, po prostu jest i może utrudniać nam pracę i komunikację. Podobnie jak różne święta właściwe dla każdego kraju.

Co możemy zrobić:
•    opublikujmy w łatwo dostępnym miejscu np. w intranecie mapę z możliwością podejrzenia czasu, jaki jest w danym kraju
•    możemy też – i to jest często w firmach stosowane – powiesić na ścianach zegary, które pokazują czas w różnych oddziałach firmy na świecie
•    stwórzmy centralny kalendarz świąt i innych dni wolnych w różnych krajach i niech będzie łatwo dostępny np. w intranecie. Przypiszmy w każdym kraju osobę, która będzie za niego odpowiadała lub centralnie np. raz w miesiącu wysyłajmy maila do osób kontaktowych z prośbą o podanie aktualizacji na dany miesiąc

Drugą część wpisu znajdziecie tutaj: Zespoły rozproszone – 10 zasad dla lepszej komunikacji (część 2). 

A jakie Wy macie pomysły na poprawienie komunikacji w zespołach rozproszonych? Jakie rozwiązania stosujecie? Dajcie znać w komentarzu poniżej lub na Facebooku bloga.

******

Sprawdźcie też:
• Facebooka bloga,
• newsletter – raz w tygodniu nowy wpis z bloga w Waszych skrzynkach e-mailowych (zapisy – prawa kolumna bloga, sekcja newsletter),
• szkolenia z komunikacji wewnętrznej – terminy najbliższych szkoleń otwartych, ofertę szkoleń zamkniętych i sesji indywidualnych.

Zdjęcie: Pixabay.com