Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Och, ile razy słyszałam na szkoleniach słowa bliskie rozpaczy: tyle robimy i nie działa, dlaczego? Zazwyczaj problem leży w jednym z kilku poniższych punktów albo co gorsze w kilku z nich. Poszukaj, czy przypadkiem nie ma tego u Ciebie.

Zazwyczaj powodem, dla którego komunikacja wewnętrzna nie działa w firmie, są następujące błędy:

1.    Nie badasz stanu komunikacji wewnętrznej na wejściu. Po raz 1673. napiszę o tym na moim blogu: nie badasz komunikacji = nie wiesz, co dokładnie nie działa = nie wiesz, co dokładnie należy usprawnić! Pewnie już o tym też pisałam, ale nie zgadzam się na współpracę z klientami, którzy chcą ze mną wypracowywać strategie, jeśli nie mają zbadanej komunikacji wewnętrznej. Dlaczego? Bo nie chciałabym podpisywać się pod strategią opartą na „wydaje nam się, że to u nas nie działa”.

Badaj! Jeśli nie możesz pozwolić sobie na zatrudnienie zewnętrznej firmy do realizacji audytu komunikacji wewnętrznej, np. takiej jak moja, poczytaj mądre książki (sprawdź biblioteczkę na blogu tutaj) i mojego bloga, idź na szkolenie (np. do mnie na to o audycie – harmonogram szkoleń jest tutaj), spróbuj samodzielnie zaplanować i przeprowadzić badanie. Zorganizuj grupy fokusowe albo wywiady indywidulane. Przygotuj ankietę skierowaną do pracowników, przeanalizuj statystyki stosowania narzędzi. Posiedź w tym, jak JEST dziś, aby iść dalej z konkretami. Wtedy zaczniesz usprawniać TO, co faktycznie nie działa. I wtedy też zobaczysz efekty.

2.    Nie oceniasz komunikacji wewnętrznej na wyjściu. To kontynuacja punktu wyżej. I nawet jeśli są firmy, które badają swoją komunikacyjną kondycję na starcie, na mecie już nie sprawdzają, jak im poszło. Wyobrażasz to sobie? Biegniesz, męczysz się, walczysz, dobiegasz do mety, a tam nie mówią Ci, jak Ci poszło! Tak samo jest z komunikacją. Planujesz, realizujesz i... to by było na tyle, idziesz do domu. No halo! A sprawdzenie na mecie, jaki masz wynik? Ja chciałabym to wiedzieć, gdyby to był mój bieg.
 
3.    Nie traktujesz komunikacji wewnętrznej jako procesu. Zajmujesz się tylko jej wybranymi kawałkami. To kolejna zmora i błąd. Odpowiadasz za intranet, firmową gazetę i ślesz co tydzień kolorowe mailingi do pracowników. O badaniach słyszałaś, że inne firmy tak robią i Biernacka wciąż pisze o tym na blogu, którego poczytujesz. Ewaluacja? O matko, jakie to trudne – myślisz sobie. Może kiedyś się tym zajmę, gdy awansuję. Cel komunikacji? No jak to jaki? Informowanie. Nie, nie, nie!

Tzn. możesz dalej tak robić, bez głębszego celu dopasowanego do realnej sytuacji i strategii biznesowej firmy, wyrywkowo, skupiając się na kawałkach procesu. Ale nie licz wtedy na duże efekty procesowe. Komunikacja wewnętrzna to proces i powinniśmy zadbać o każde ogniwo tego procesu.    

4.    Komunikacja ma niski priorytet w firmie. Niestety wciąż wiele firm uważa, że nie ma potrzeby inwestowania w komunikację, bo przecież wszyscy w firmie umieją mówić. Szkoda, że nadal w tak wielu miejscach komunikacji nie traktuje się jako elementu zarzadzania firmą i nie opiekuje się tym obszarem tak, jak innymi.
A przecież komunikacja to codzienna współpraca, a codzienna współpraca to biznes i to tu są pieniądze. Jeśli komunikacja i współpraca nie działają dobrze np. między zespołami w środku firmy, odbija się to również na zewnątrz na komunikacji i współpracy z klientami, kontrahentami. Tu pewnie już łatwiej zobaczyć biznes i pieniądze, prawda?  

5.    Wszędobylscy eksperci ds. komunikacji wewnętrznej. Z kim firmie nie pogadasz, wszyscy mają rady, jak usprawnić komunikację. Normalnie sami eksperci. A potem robię audyt w takiej firmie i… cisza na sali. To nasze zadanie, aby promować komunikację wewnątrz firmy i edukować na temat tego, czym jest, jak działa i jakie efekty można nią osiągnąć.

Organizuj szkolenia dla pracowników (również dla kadry kierowniczej), tłumacz, na czym polega Twoja rola, zorganizuj webinar albo wywiad z ciekawą osobą od komunikacji, poleć dobrą książkę (sprawdź tutaj biblioteczkę na moim blogu) lub inne źródło wiedzy, wyślij na kurs online (także zagraniczny; albo taki u mnie - sprawdź tutaj).

6.    Mały budżet na komunikację – zostajesz specjalistą ds. Canvy. Tak, wiem, czasami niewiele mamy tu do powiedzenia. Radzisz sobie, jak możesz – bezpłatne narzędzia do tworzenia grafik, montaż wideo samodzielny albo przy wsparciu kolegi z IT, newsletter wysyłany mailem. Ech... wiem, wiem. Też tak kiedyś miałam, gdy pracowałam na etacie. I mimo naszych ogromnych starań, nasze grafiki raczej nigdy nie będą tak profesjonalne, jak te zlecone do studia graficznego. Newsletter wysłany mailem nie powie nam, jakie były statystyki otwarcia i klikania w linki tam zawarte. Tak, wiem, dzięki bogu jest bilty i tam można sprawdzić statystyki dla linków. Można, ale to nie jest profesjonalne. Czy chcesz iść od dentysty, który też stosuje półśrodki, bo go nie stać na profesjonalne narzędzia do pracy? Wierzę, że nie.

7.    Nie dbasz o profesjonalizację Twojego zawodu. Tu jest duży smuteczek z mojej strony. Cieszę się, że tak wiele osób decyduje się zacząć swoją przygodę z komunikacją wewnętrzną, że tyle osób zamienia stanowiska w firmie (lub poszerza) o komunikację. Super, ale jednocześnie często sami siebie skazujemy na to, że potem komunikacja ma tak niski priorytet w firmie, a nas nie chcą traktować poważnie jako doradców w obszarze komunikacji.

Dlaczego tak się dzieje? Ano często dlatego, że zachowujemy się jak ten wspomniany wyżej dentysta. Zabieramy się za wykonywanie zawodu bez narzędzi, które zostały do niego przypisane. A przecież my także mamy narzędzia do profesjonalnej obsługi komunikacji w firmie. Jak można prowadzić działania komunikacji bez posiadania charakterystyk grup docelowych? Jak można nie mieć czasu na przygotowanie matrycy narzędzi? Nie wiem, jak można bez tego pracować. Bez tego nie wiesz, czym dokładnie dysponujesz w codziennej pracy, mimo że ciężko pracujesz przez 8 a może nawet więcej godzin.

Pamiętam, jak przed laty przeczytałam w raporcie State of the Sector agencji Gatehouse, jak wielu specjalistów komunikacji wewnętrznej nie korzysta z tych narzędzi do pracy w naszym zawodzie. Poleciałam wtedy na szkolenie do Anglii organizowane przez Institute of Internal Communication, aby podpatrzeć, jak oni to robią. Dodałam do tego wszystko to, co wtedy wiedziałam o planowaniu komunikacji i stworzyłam szkolenie pod takim tytułem. To właśnie  na szkoleniu z planowania komunikacji wyposażam osoby pracujące w komunikacji wewnętrznej w podstawowe narzędzia do pracy w tym zawodzie.

W sumie zebrałam tam 10 szablonów. Dla mnie to podstawowy pakiet do pracy. Bez niego nie ruszam się. Proszę Cię, zadbaj o swój zawód. Ułatwij sobie pracę. Korzystaj z profesjonalnych narzędzi. Poszukaj ich w internecie, na blogach, a jeśli możesz przyjdź do mnie na to szkolenie. 18 października 2021 rusza kolejna edycja mojego kurs z planowania komunikacji (odpowiednik szkolenia). W ramach kursu 100 lekcji wideo ze wszystkimi szablonami czeka na Ciebie na platformie z rocznym dostępem.

A jak już wypełnisz tę matrycę narzędzi i spiszesz persony odbiorców, prześlij je do mnie. Sprawdzam wszystkie prace domowe kursantów. Szczegóły znajdziesz tutaj.

******

Sprawdźcie też:
• Facebooka bloga @blogkwok,  LinkedIn (zapraszam do sieci kontaktów) i na Twittera @maja_biernacka
• szkolenia otwarte i kursy na platformie z komunikacji wewnętrznej
• newsletter – zapisz się tutaj i odbierz bezpłatnego ebooka

Grafiki: Przecinek.com; foto główne: Pixabay.com