Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Pod koniec lutego 2021 wzięłam udział w drugiej edycji konferencji organizowanej przez irlandzką firmę Poppulo specjalizującą się m.in. w dostarczaniu nam, specjalistom komunikacji wewnętrznej narzędzi do tworzenia mailingów i newsletterów, co najważniejsze z dostępem do statystyk. Czyli każdą wysyłkę można – a nawet trzeba – mierzyć.

Konferencja była – podobnie jak pierwsza edycja w lipcu 2020 – udana (choć chyba zeszłoroczna edycja, gdzie były prezentacje a nie tak jak teraz dyskusje czy wywiady bardziej mi odpowiadała). Wiele prezentacji z całego świata, od Australii przez Szwecję, UK aż po USA. Widziałam 8 prelekcji, choć było ich więcej.
Oczywiście robiłam notatki i spisałam dla Was ciekawe lekcje. Zaczynajmy!

1.    WSZYSCY NA POKŁADZIE. Kluczem do sukcesu każdej firmy jest posiadanie wszystkich pracowników na pokładzie. 1% to wizja, a 99% sojusz z naszym zespołem, przekonanie ich do wspólnego działania, obranie razem jednego kierunku i konsekwentne granie do wspólnej bramki w trakcie realizacji celów. To proces, a nie jednorazowe działanie, które możemy wykonać na start, np. gdy odpalamy nowe cele biznesowe. O tę wspólnotę powinniśmy dbać podczas całej podróży, gdy realizujemy firmowe cele.

Ważne jest również wyjaśnianie, dlaczego podejmujemy w tej podróży takie a nie inne decyzje i co one dla nas oznaczają. Ważne jest też znalezienie emocjonalnego powodu, który mają lub mogą mieć pracownicy, którzy są w tej podróży z nami – by móc się do niego odwołać. Musimy połączyć te codzienne kropki, te codzienne działania wszystkich zespołów, by pokazać sens wspólnego kierunku. A powinno to zacząć się od góry, od zarządu, który po pierwsze sam musi czuć, ze gra do jednej bramki i potem w dół mówić jednym głosem, gdzie i dlaczego tam idziemy. Zarówno zarząd, jak i niżsi managerowie muszą nadać znaczenie temu, aby pracownicy zrozumieli kierunek podróży. Pracownik musi rozumieć, jak jego to dotyczy i  co on ma zrobić, aby przyczynić się do realizacji wspólnego celu. O tym mówił m.in. Andrew O’Shaughnessy, szef Poppulo podczas sesji rozpoczynającej konferencję, ale też Zora Artis, która miała oddzielną sesję.

W otwierającej dyskusji udział wzięli Andrew O’Shaughnessy i Tim Vaughan z Poppulo, Zora Artis z Artis Advisory oraz Joss Mathieson z Change Oasis

2.    WSPÓLNY I JASNY CEL. O tym, co powyżej mówiła także Zora Artis z Australii. Musimy zadbać o wspólny i jasny cel, aby nasi pracownicy rozumieli, gdzie firma idzie, aby wszyscy tak samo interpretowali cele i poszczególne kroki, by je rozumieli. Wtedy osiągniemy jedność, zgranie i jasność celów, które chcemy osiągnąć. Wtedy całą firma będzie szła w jednym kierunku.

W badaniu, na które powołała się Zora, 97% respondentów przyznało, że granie do jednej bramki jest kluczowe, więc nie ma co do tego wątpliwości, ale tylko 13% firm tak realizuje swoje działania. Pracownicy wiedzą, że ten wspólny cel jest ważny, ale wiele firm tego celu nie ma. Ponadto badanie pokazało, że firmy, które mają 1 wspólny cel i pracownicy go rozumieją, lepiej przechodzą przez obecne turbulencje wywołane wirusem, który wpływa na działanie firm.

Co więc powinniśmy zrobić? Mieć 1 cel, 1 historię, 1 zespół i mówić 1 głosem. A zacząć musi zarząd, czyli przykład musi iść z góry, ale też góra musi właściwie rozumieć te firmowe cele, co też nie zawsze ma miejsce.  

3.    WŁĄCZAJĄCA KOMUNIKACJA. Rene Carayol – który doradza liderom na całym świecie, od Richarda Bransona przez Colina Powella po Davida Camerona – opowiadał o kulturze przynależności i włączającej (łączącej) komunikacji, czyli takiej, gdzie każdy z pracowników czuje się W, a nikt nie jest POZA. Włączająca komunikacja to komunikacja uczciwa, otwarta i empatyczna. Taka, kiedy nasi pracownicy mają kogoś, komu wierzą i coś, do czego przynależą. To kultura jest tu ważniejsza niż strategia. Warunki bowiem mogą się zmienić, ale nie wartości. W takiej komunikacji ważni są liderzy, którzy są wszędzie w firmie i każdy może nim zostać, jeśli ma odpowiednie kompetencje i osobowość. Nie każdy manager jest jednak liderem i odwrotnie. Managerowie bowiem to ci, którzy są na szczycie struktury organizacyjnej. Lider nie musi tam być, by przewodzić.

Jakie jeszcze cechy ma komunikacja włączająca? Rene podpowiada, aby postawić na:
•    zwinność – działaj szybko
•    digital jest obowiązkowy (w obecnej sytuacji pandemii)
•    bądź stanowczy, zdecydowany  
•    szybko ucz się na błędach
•    zrób pożytek ze strachu, wykorzystaj go  
•    bądź brutalnie uczciwy w komunikacji

4.    WELLBEING JEST WAŻNY. Dziewczyny z międzynarodowej firmy doradczej Accenture – dr Kelly Monahan i dr Tchicaya Robertson zaprezentowały wyniki swojego pandemicznego badania. W lipcu podczas pierwszej edycji tej konferencji prezentowały wyniki tuż po wybuchu pandemii, gdzie badały reakcje pracowników, a teraz opowiedziały o wynikach badania zrealizowanego w trakcie wirusowego szaleństwa. W ich międzynarodowym badaniu Accenture Research Global Workforce wzięło udział 5 400 pracowników i 1 000 przedstawicieli kadry kierowniczej.

I co im wyszło? Jesteśmy zmęczeni, „żyjemy w biurze”, czyli wielu z nas jest na home office, gdzie granice między życiem prywatnym i zawodowym zacierają się. Do tego czujemy się osamotnieni. Obecna sytuacja wymaga od nas nowych kompetencji.
W badaniu wyszło też – i to jest ważna podpowiedź dla nas – że pracownicy, którzy bardziej ufają firmie, swojemu pracodawcy, są bardziej produktywni i bardziej zaangażowani. Czyli stawiamy  w komunikacji na budowanie zaufania.

Poza tym, gdy dobre samopoczucie pracowników jest wysokie, są oni też bardziej skłonni zaufać swojemu pracodawcy. Czyli powinniśmy dbać też o ich wellbeing.

Dobre samopoczucie i posiadanie celu w pracy są najmocniej skorelowane z dawaniem z siebie więcej w pracy. Czyli dbajmy o stan ducha naszych pracowników i przypominajmy im, gdzie i po co zmierzamy (patrz p. 1 i 2 na tej liście lekcji) i jak mogą się do tego przyczynić każdego dnia na swoim stanowisku. Wtedy ich zaangażowanie wzrośnie. Pamiętajcie tylko, że wymyślanie programów wellbeingowych to nie zadanie komunikacji wewnętrznej, a HR. My jesteśmy od komunikacji tego i zadbania o wellbeing informacyjny, jeśli mogę to tak określić.

5.    PROSTO I SZYBKO. Przedstawiciele Ikei podkreślali, że najlepszy content to ten, który pochodzi od pracowników, a ich rozwiązania są często proste, ale sprawdzające się. Podczas swojego wystąpienia podali przykład pracownika, który wymyślił, że w jego Ikei pracownicy będą przyczepiać do swojego ubrania przy ramieniu buźkę z aktualnym swoim nastrojem, ponieważ maseczka zasłania twarz i pracownicy nie mogą się zobaczyć. Daniela Rogosic i Guy Britt z Ikei zwrócili także uwagę na używanie bardziej ludzkiego języka w komunikacji.

W obecnych czasach ważna jest też elastyczność, a nie długie wypracowywanie strategii, ciągłe analizy i rozmyślania, jak będzie najlepiej. Liczy się działanie tu i teraz. Co wiąże się z byciem odważnym, aby na szybko wdrażać rozwiązania – testować i próbować, co z tego wyjdzie.

Daniela Rogosic i Guy Britt z Ikei zachęcali, by działać teraz, a nie analizować i planować działania komunikacyjne miesiącami

6.    POSTAWMY NA LUDZI. Agencja Gallagher zaprezentowała bardzo krótko wyniki ich świeżego badania State of the Sector (kiedyś robiła to agencja Gtehouse, teraz są w strukturach Gallagher). Napiszę o tych wynikach szczegółowo wkrótce na blogu. I co im wyszło? Ludzie są najważniejsi w komunikacji. Spójrzcie na ten przegląd wyników tego badania na przestrzeni kilkunastu lat. Od digitalu, przez media społecznościowe, potem była  profesjonalizacja komunikacji, inwazja Office 365, wielość kanałów, która doprowadziła do hałasu (i czasami też chaosu), aż w końcu priorytetem są ludzie i ich wellbeing. Ponownie!

7.    MAPA EMPATII. Prosty przepis na komunikowanie zmian zaproponował Ian Mercer, Head of Internal IT Communications w HSBC – to jeden z największych holdingów finansowych na świecie. Komunikując zmianę w firmie, powinniśmy zastanowić się, dlaczego powinno to obchodzić naszych pracowników, czyli musimy zejść nisko do poziomu każdego pracownika. Warto też odpowiedzieć sobie na pytania: co pracownicy powinni wiedzieć, a co powinni zrobić. Czyli de facto to taka mapa empatii, jeśli spotkaliście się z tym określeniem w komunikacji wewnętrznej. Ja często stosuję ją podczas moich warsztatów.

*POPULARNE PYTANIA. I na koniec mała, ale fajna podpowiedź z LinkedIna. Pracownicy mogą zgłaszać pytania przed spotkaniem z zarządem, a następnie wszyscy mogą je lajkować. Te pytania, które dostaną najwięcej polubień, wędrują do zarządu, który podczas spotkania na nie odpowiada.

Nie widziałam wszystkich sesji ze względu na moje ograniczenia czasowe. Jeśli widzieliście ciekawą sesję, dajcie mi znać, chętnie dooglądnę.
A Wy jeśli macie ochotę bliżej poznać narzędzia oferowane przez Poppulo do komunikacji wewnętrznej, to skontaktujcie się z nimi tutaj lub dajcie mi znać, to przedstawię Was odpowiedniej osobie. Kontakt do mnie jest w stopce strony.

******

Sprawdźcie też:
• Facebooka bloga @blogkwok,  LinkedIn (zapraszam do sieci kontaktów) i na Twittera @maja_biernacka
• szkolenia otwarte z komunikacji wewnętrznej (także online)
• newsletter – zapisz się tutaj i odbierz bezpłatnego ebooka

Screeny: z konferencji