Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Są i wyniki dorocznego badania State of the Sector organizowanego przez firmę Gallagher. To badanie jest międzynarodowe i jest realizowane od 16 lat. Bardzo je lubię, ponieważ można porównywać wyniki rok do roku, poza tym daje szeroki ogląd na branżę globalnie.

Cały, obszerny raport możecie pobrać bezpłatnie TUTAJ. A jeśli macie ochotę poczytać, co tam znalazłam, to zapraszam do lektury wpisu poniżej. Od razu zaznaczam, że poniżej omówię tylko kilka wybranych elementów całego raportu.

UCZESTNICY BADANIA
Jak co roku w badaniu biorą udział komunikatorzy wewnętrzni pracujący w firmach. Tzn. ja jako konsultant nie mogę brać w tym badaniu udziału. W tegorocznej edycji wzięło udział 2300 osób, z czego 50% pochodzi z Ameryki Płn., a 41% z UK i Europy (jak wszyscy wiemy, UK to już nie Europa, zabawne).

 CEL KOMUNIKACJI WEWNĘTRZNEJ
Najważniejsze 2 cele komunikacji wewnętrznej to:
1.    kształtowanie kultury organizacyjnej i przynależności (78% wskazań)
2.    oraz strategiczne dopasowanie (76%).

46% wskazań otrzymał cel zapewnienia elastyczności organizacyjnej (nie do końca to rozumiem w kontekście komunikacji wewnętrznej; to mi brzmi bardziej jako element zarządzania). Na dalszych miejscach znalazły się zarządzanie ryzykiem, dbanie o doświadczenia klientów, zmniejszenie odejść wśród najlepszych pracowników oraz bycie rzecznikiem pracodawcy.

PRIORYTETY NA 2024 ROK
Priorytetem nr 1 dla komunikatorów wewnętrznych na świecie na ten rok jest zaangażowanie zespołów w cele, strategię i wartości firmowe – 63% wskazań. 39% badanych zagłosowało na rozwijanie i odświeżenie strategii komunikacji wewnętrznej, 30% na wzmocnienie widoczności przywództwa, także 30% na wzmocnienie komunikacji managerów. Różnice w głosach w porównaniu do poprzedniego roku są śladowe.

BARIERY W KOMUNIKACJI
W przypadku barier, które obserwują specjaliści komunikacji wewnętrznej w swojej pracy, też nie ma wielkich zmian w porównaniu do roku minionego. Wygrały:
1.    brak czasu i rąk do pracy 35% wskazań
2.    niezaangażowani pracownicy 32%
3.    brak odpowiednich środków finansowych 25%
4.    wewnętrzne kanały komunikacji nie odpowiadają na zapotrzebowanie 24%

Jeśli Wy także macie wrażenie, że na świecie niewiele się zmienia w obszarze komunikacji, to donoszę, że ja też tak mam. I m.in. z tego powodu w tym roku na blogu nie pojawił się wpis o trendach na ten rok. Odniosłam wrażenie, że musiałabym powielić to, o czym pisałam w zeszłym roku, z mocniejszym akcentem na AI.

Poza tym punkty 1 i 3 są bardzo trudne dla nas do przeskoczenia w machinie korporacyjnej, jeśli nie mamy wysoko swojego rzecznika naszych działań.

NAJWAŻNIEJSZE TEMATY DO KOMUNIKACJI
40% badanych wskazało, że to komunikowanie strategii, wizji i celu jest najważniejsze.

A następnie około ¼ badanych wskazała na:
•    komunikowanie zmian
•    wyników biznesowych
•    wartości, zachowań i kultury
•    różnorodności, równych szans i włączenia

Uznanie pracowników dostało 22% wskazań, a wellbeing tylko 17%. Co ciekawe, doświadczenia klientów otrzymały 11% wskazań, a wyżej zadeklarowano, że dla 21% jest to cel komunikacji na ten rok.

MIERZENIE KOMUNIKACJI
Jak wykorzystujemy dane dot. mierzenia komunikacji? 70% badanych mówi, że robi to, aby określić poziom potwierdzenia zwrotu z inwestycji, 64% pozwala mierzenie na udoskonalanie kanałów komunikacji, 62% wskazuje na content, który mogą szyć na miarę, dzięki mierzeniu, 59% na podnoszenie jakości wiadomości, a 53% wykorzystuje takie dane, aby poprosić o większą inwestycję w komunikację. I jak możemy zobaczyć na grafice poniżej, skoki wyników w porównaniu do zeszłego roku są spore.

Czyli wygląda na to, że mierzymy komunikację wewnętrzną, skoro wykorzystujemy dane. Jakoś trudno mi w to uwierzyć. Ale ok, idziemy dalej. Jak mierzymy komunikację wewnętrzną?

3 najpopularniejsze sposoby to:
1.    badanie zaangażowania – 75% wskazań (dla mnie to badanie HR, a komunikacja wewnętrzna ma swoje i zwie się ono audyt komunikacji wewnętrznej; a wg tego badania robi go tylko 8% badanych); wg badanych ta forma zbierania danych jest skuteczna (79% wskazań)
2.    informacja zwrotna po wydarzeniach – 54%
3.    sesje pytań i odpowiedzi na żywo – 52% (również skuteczna forma komunikacji – 79% wskazań)

Na dalszych miejscach znalazło się mierzenie emaili 48%, badanie typu pulse 47% i feedback od managerów 45%, wywiady indywidualne 41% i sesje słuchania 40% (nie bardzo rozumiem, co mają tu na myśli, może chodzi o jakieś spotkania, gdzie kadra może wysłuchać pracowników) – wg tego badania jest to bardzo skuteczna forma (85% skuteczności).

PRZYSZŁOŚĆ TECHNOLOGICZNA
Wskazania dot. przyszłości wykorzystania nowoczesnych technologii mocno mnie zaskoczyły. Wg badanych sztuczna inteligencja bardzo wpłynie na komunikację wewnętrzną w ciągu najbliższych lat – aż 68% badanych odpowiedziało bardzo i bardzo dobrze. A ja dodam: pod warunkiem, że ją w firmie wdrożymy. Te same osoby powiedziały wyżej, że brak środków finansowych na komunikację to 1 z kluczowych wyzwań, a w tym pytaniu marzymy o rozwiązaniach AI w komunikacji wewnętrznej.

Tak samo jest z kolejnym punktem – z personalizacją. 48% badanych wskazało na to, że będzie ona miała duży i bardzo duży wpływ. Ale kto ma na to czas, by robić to ręcznie, skoro nie mamy narzędzi do tego? Np. w postaci portalu intranetowego skonstruowanego tak, że targetuje content. Albo dedykowanych różnym grupom docelowym newsletterom. I ponownie wyżej w wynikach wskazano, że brak czasu jest 1 z kluczowych barier w codziennym ogarnianiu naszej pracy.

Jeśli nic nie zmieni się w wielkości budżetów przeznaczanych na komunikację i w bardziej świadomym podejściu (czytaj strategicznym) do naszej pracy, elementy na poniższej grafice pozostaną w sferze marzeń i obserwacji, jak korzysta z nich komunikacja zewnętrzna.

NAJSKUTECZNIEJSZE NARZĘDZIA KOMUNIKACJI
No dobrze, to pomarzyliśmy sobie, a teraz zejdźmy na ziemię. Które narzędzia i jak się sprawdzają?
Pogrupowałam je wg formy, a danej formie wg efektywności, ale łatwiej się czytało.

NARZĘDZIA DIGITALOWE:
•    aplikacje do przesyłania wiadomości: 97% efektywność, 18% stosuje
•    firmowe narzędzia do czatowania: 95% efektywność, 70% wykorzystuje
•    wiadomości tekstowe: 92% efektywność, 15% stosuje (dlaczego tak mało firm to stosuje? to są pushowe, krótkie SMS-y na telefon)
•    maile (mój dopisek: czyli mailingi wysyłane do wszystkich; maile piszemy do kolegi z pracy): 89% efektywność, 92% wykorzystanie

•    grupy zasobów pracowniczych (nie wiem, co mają na myśli. wiecie? dajcie znać): 88% efektywność, 51% stosuje
•    forum pracownicze: 88% efektywność, 34% stosuje
•    e-newslettery: efektywność 87%, wykorzystanie 71%
•    aplikacje: 86% efektywność, 73% wdrożyło

•    wideo: 85% efektywność, 59% stosuje (i jak co roku dodam, że wg mnie to nie jest narzędzie, tylko forma komunikacji, bo wideo, aby zaistniało, musi być osadzone w narzędziu, np. w intranecie czy na ekranie, plazmie, a ich efektywność może być w danej firmie różna)
•    portal: 83% efektywność, 24% wdrożyło (niestety nie wiem, jak widzą różnicę między portalem z intranetem, który jest niżej; być może portal jest bardziej rozbudowany niż intranet np. o funkcje HR-owe)
•    extranet: 83% efektywność, 5% wdrożyło (extranet, czyli intranet dostępny z domu)
•    portale społecznościowe wewnętrzne: 71% efektywność, 36% stosuje (nadal małe użycie, choć są coraz bardziej skuteczne)

•    elektroniczne ekrany: efektywność 72%, wykorzystuje 48%
•    chatbot: 71% efektywność (wysoka skuteczność, muszą być dobre; jakoś trudno mi w to uwierzyć), 10% używa
•    intranet: 69% efektywność, 84% wdrożyło
•    podcast: 58% efektywność, 15% stosuje

WNIOSKI z digitalu:
1.    push – aplikacje do wysyłania wiadomości, wiadomości tekstowe, maile i e-newslettery – są najskuteczniejsze. Mail miewa się znakomicie
2.    także różnego rodzaju narzędzia do czatowania, rozmów tekstowych (grupy pracownicze, chat wewnętrzny, forum pracownicze)
3.    warto także sprawdzać, czy w Waszej firmie jest zapotrzebowanie na: aplikacje, wideo i portal pracowniczy

DRUK:
•    gazeta wewnętrzna: 87% efektywność (wciąż bardzo dobre narzędzie), ale wykorzystanie tylko 15% (czyli działa dla wybranych grup docelowych, czytaj zazwyczaj są to pracownicy fizyczni)
•    listy (rozumiem, że drukowane): 81% efektywność (duża efektywność, jak na druk, jeśli dobrze to interpretuję jako druk), 15% korzysta (znowu nisko, czyli targetujemy do wybranych grup jak gazetę)
•    plakaty i banery: 77% efektywność, 44% wykorzystanie

WNIOSKI z druku:
1.    druk w niektórych firmach wciąż spełnia swoją rolę

KOMUNIKACJA BEZPOŚREDNIA:
•    wydarzenia na żywo dla liderów: 98% efektywność, 63% stosuje
•    spotkania zespołu z managerem: 97% efektywność, 81% stosuje
•    spotkania na żywo dla wszystkich pracowników: efektywność 97%, użycie 78% stosuje
•    spotkania 1:1 z managerem: 97% efektywność, 65% stosuje

•    eventy firmowe: 97% efektywność, 63% stosuje
•    konferencje online dla liderów: 97% efektywność, 50% stosuje
•    konferencje online dla wszystkich: 96% efektywność, 53% stosuje
•    mistrzowie komunikacji (ambasadorowie? chyba tak, ponieważ niżej ich nie ma, a zawsze byli w tym zestawieniu): 82% efektywność, 30% stosuje

WNIOSKI z komunikacji bezpośredniej:
1.    jest bardzo skuteczna, bardzo, bardzo, bardzo (i jeśli byliście u mnie na szkoleniach, robiliście ze mną badania lub czytacie regularnie bloga, to tu zaskoczenia być nie powinno) – na to stawiajcie w swojej komunikacji wewnętrznej
 
WIELKOŚĆ ZESPOŁÓW KOMUNIKACJI WEWNĘTRZNEJ
To jeszcze na koniec rzućmy okiem, jak duże na świecie są zespoły komunikacji wewnętrznej.

W firmach do 500 pracowników mamy średnio 2,4 osoby. W firmach do 1,5 tys. pracowników 2,8 osoby. W takich do 5 tys. osób mamy 4,4 osoby, do 10 tys. pracowników także 4,4 osoby. W firmach powyżej 10 tys. osób pracuje 6,8 osoby.  Co ciekawe, najmniejsze zespoły wskazały najwyższy wskaźnik swojego wellbeingu. I niestety zespoły kurczą się – ubywa osób od komunikacji w porównaniu do poprzedniego roku średnio aż o 4 osoby – bardzo drastyczna zmiana na niekorzyść.  
 
Pełen raport możecie pobrać bezpłatnie TUTAJ.

******

Sprawdźcie też:
• Facebooka bloga @blogkwok,  LinkedIn (zapraszam do sieci kontaktów)
• szkolenia otwarte i kursy na platformie z komunikacji wewnętrznej
• newsletter – zapisz się tutaj i odbierz bezpłatnego ebooka "100 narzędzi do pracy w komunikacji"
• pobierz 20 bezpłatnych lekcji wideo o tym, jak usprawnić komunikację w firmie – zapisz się tutaj

 
Grafiki: raport Gallagher State of the Sector 2024