Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Jeśli na co dzień pracownicy firmy nie mają zbyt wielu okazji do kontaktu z najwyższą kadrą zarządzającą w firmie, warto umożliwić im taki kontakt za pośrednictwem wirtualnego spotkania w formie czatu.

Zalety i wady organizacji czatu
Organizacja firmowego czatu w ramach komunikacji wewnętrznej organizacji z pewnością umożliwia budowanie otwartej komunikacji na linii pracownicy – kadra zarządzająca, czyli na linii dół-góra. Daję szansę na zadanie pytań osobom, z którymi na co dzień nie mamy kontaktu. Narzędzie to daje także możliwość prowadzenia dialogu, który jest kluczowy w procesie budowania zaangażowania pracowników i otwartej kultury organizacyjnej. Ma jednak też wady. Wymaga posiadania mechanizmu-narzędzia czatu i poświęcenia czasu na przygotowanie całego przedsięwzięcia. Jeśli w naszej firmie są pracownicy bez stałego dostępu do internetu, zostaną oni wykluczeni z tego procesu komunikacji. Organizowanie wewnętrznego, firmowego czatu wymaga także posiadania umiejętności odpowiadania na trudne pytania, które często pojawiają się w takiej sytuacji.

Kiedy warto wykorzystać czat?
To narzędzie komunikacji wewnętrznej sprawdzi się szczególnie:
•    gdy pracujemy w rozproszonej organizacji (mamy wiele oddziałów, zespoły/osoby pracujące w terenie np. przedstawiciele handlowi),
•    gdy kadra zarządzająca ma ograniczone możliwości kontaktu osobistego z pracownikami,
•    gdy chcemy umożliwić pracownikom kontakt z kadrą zarządzającą,
•    gdy chcemy budować wiarygodność kadry zarządzającej,
•    gdy chcemy budować otwartą komunikację i kulturę organizacyjną,
•    gdy chcemy poznać zdanie, opinie i komentarze pracowników,
•    gdy zakomunikowaliśmy trudną czy złożoną kwestię i chcemy upewnić się, czy została prawidłowo zrozumiana lub dać możliwość dopytania o szczegóły czy rozwiania wątpliwości.

Zasady organizacji firmowego czatu
Organizacja firmowego czasu to nie małe przedsięwzięcie. Po określeniu tematu dyskusji, zaplanowaniu czasu i przestrzeni organizacji czatu, musimy omówić przebieg spotkania z gościem, który będzie odpowiadał na pytania. Powinniśmy również zaplanować akcję promocyjną zachęcającą pracowników do udziału w tym wirtualnym spotkaniu. Konieczne będzie także określenie reguł spotkania, jak np. zaplanowanie, co zrobimy z pytaniami, na które nie zdążymy odpowiedzieć w trakcie czatu, czy pytania można zadawać anonimowo, jakie mamy ramy czasowe itp. Przyda się więc prosty regulamin i promocja tych zasad.
W takim spotkaniu oprócz gościa udział powinien wziąć również moderator, który będzie zarządzał pytaniami i czuwał nad przebiegiem dyskusji, by nie odbiegała od głównego, zaplanowanego tematu.

Ważne jest także przygotowanie rozmówcy do takiego przedsięwzięcia. Warto zastanowić się, jakie pytania mogą paść i jak możemy na nie odpowiedzieć, szczególnie jeśli spodziewamy się pytań kryzysowych, kontrowersyjnych czy trudnych. W takich sytuacjach sprawdza się przygotowanie tzw. FAQ i posiadanie go w pobliżu.
Zanim wystartujemy, pamiętajmy również o sprawdzeniu kwestii technicznych podczas testów.

Jakie znacie narzędzia komunikacji, które można wykorzystać do organizacji wewnętrznego czatu? Mogą być płatne jak i open sourcowe. Z czego korzystacie, organizując firmowy czat? Jeśli macie ochotę podzielić się ciekawymi rozwiązaniami w tym zakresie, zapraszam do kontaktu  w komentarzach poniżej lub na Facebooku bloga.

Fot. MB/Indie, Dharamsala