Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Zgłosiła się do mnie Ania Zdrojewska-Madura, Starszy Specjalista ds. Komunikacji w Grupie Nowy Styl z ciekawą wiadomością. Ich firma przeszła w ostatnim czasie duże zmiany – przeprowadziła się z kilku lokalizacji w Krakowie do jednej. Niby nic wielkiego pomyślicie, ale ich podejście do tego projektu pokazało, że dobrze zaplanowana nowa przestrzeń biurowa może pozytywnie wpłynąć na usprawnienie komunikacji wewnętrznej. Firma ta zorganizowała badania przed i po przeprowadzce i… zobaczcie na te wyniki.   

Wyniki badania przeprowadzkowego wśród pracowników Grupy Nowy Styl

To fragment wyników badania dotyczącego jakości współpracy pomiędzy działami przed i po przeprowadzce. Znacznej poprawie uległo zarządzanie czasem (z 23% zadowolonych do 69%), rozwiązywanie problemów (34% do 82%), podejmowanie decyzji (23% do 76%), szybkość przepływu informacji (20% do 80%) oraz planowanie z (43% do 84%). Wyniki poprawiły się 3, a nawet 4 krotnie.

Jak tego dokonali? Przeczytajcie mój wywiad z Anną Dziadkowiec, Senior Workplace Research & Analysis Consultant, która była zaangażowana w projekt zmiany biura od początku aż do jego finału.

Anna Dziadkowiec, Senior Workplace Research & Analysis Consultant w Grupie Nowy Styl (LinkedIn)

Grupa Nowy Styl to lider w zakresie rozwiązań meblowych dla przestrzeni biurowych i miejsc użyteczności publicznej. Firma jest 3. największym producentem mebli biurowych w Europie i zatrudnia ponad 6 500 pracowników na całym świecie. Centrala firmy i główne zakłady produkcyjne znajdują się na Podkarpaciu, a duża część kluczowych procesów biznesowych realizowana jest w biurze w Krakowie. Tu także znajduje się Office Inspiration Centre – wizytówka firmy, showroom i miejsce spotkań, inspiracji i rozwoju dla wszystkich, którzy kreują nowoczesne przestrzenie do pracy.

Firma zatrudnia zarówno pracowników fizycznych, jak i biurowych. Wśród narzędzi komunikacji wewnętrznej są m.in. intranet i mailingi – w komunikacji skierowanej do pracowników biurowych oraz plakaty czy magazyn „Spinacz” dla pracowników produkcji. W związku z akwizycjami, czyli wchłanianiem przez Grupę Nowy Styl zagranicznych spółek, firma łączy w strukturach różne kultury organizacyjne. Komunikacja wewnętrzna ma także ogromne znaczenie w procesach integracyjnych między spółkami. Ważnym celem działań informacyjnych jest wyrównywanie wiedzy.

Zespołami zaangażowanymi w prowadzenie komunikacji wewnętrznej, w zależności od jej tematu i grupy docelowej, są Dział HR oraz Dział Zarządzania Brandami, PR i CSR. 

Maja Biernacka: Rozmawiać będziemy o Waszej przeprowadzce i jej wpływie na usprawnienie komunikacji wewnętrznej. Zacznijmy od tego, jak wyglądała sytuacja przed nią – w ilu biurach pracowaliście, z jakimi trudnościami się to wiązało?

Ania Dziadkowiec: W Krakowie pracuje ponad 100 pracowników Grupy Nowy Styl. Przed przeprowadzką na Jasnogórską pracowaliśmy w 3 różnych lokalizacjach w Krakowie. Było to dla nas spore wyzwanie, zwłaszcza jeśli chodzi o odpowiednią komunikację wewnątrz firmy. Poza tym nasza przestrzeń nie zawsze pasowała do potrzeb wszystkich pracowników – firma rozwijała się dynamicznie, pojawiały się kolejne działy, a biura nie zawsze były na to gotowe. Styl pracy np. księgowej i handlowca, a co za tym idzie ich oczekiwania względem przestrzeni, są zupełnie różne. Ta różnorodność potrzeb zmieniała się też w miarę rozwoju firmy. Długo zastanawialiśmy się, jak ten temat dobrze podjąć. Ostateczna decyzja o wyborze nowej powierzchni biurowej zapadła na początku 2018 roku. Wtedy realnie rozpoczęliśmy proces zmiany.

Zobacz wideo z case study nowego biura Grupy Nowy Styl (youtube)

Maja: Aby poznać przed przeprowadzkowe opinie Waszych pracowników, zorganizowaliście badanie. O co konkretnie pytaliście pracowników i co Wam powiedzieli? Jak zorganizowaliście to badanie?

Ania: Na co dzień pomagamy klientom w aranżacji i wyposażeniu biura. Prowadzimy dla nich również dedykowane badania przestrzeni pracy, by w jak najlepszy sposób pomóc im przejść przez ten proces. Dlatego przy urządzaniu własnej przestrzeni przede wszystkim skorzystaliśmy z naszej sprawdzonej metodologii – badań ilościowych i jakościowych, które stosujemy w pracy. Chcieliśmy dogłębnie poznać potrzeby działów pracujących w naszych krakowskich oddziałach i perspektywę kadry zarządzającej. Zbadaliśmy styl pracy i zwyczaje panujące w każdym z biur. Okazało się, że znacznie się między sobą różnimy, a wyniki badania satysfakcji z dotychczasowych lokalizacji nie były zadowalające.

Dodatkowo przeprowadziliśmy również obserwację stylów pracy każdego zespołu, by dowiedzieć się, jak wykorzystujemy ówczesne biura (na ile jest to efektywne) i przede wszystkim, w jaki sposób powinniśmy zaplanować nasze nowe miejsce pracy. Dzięki temu mogliśmy bez obaw wytypować zespoły, dla których praca w systemie „desk sharing” (gdzie pracownik nie ma przypisanego na stałe biurka) będzie optymalna.

Głównym problemem, o którym już wspominałam i który został poparty wynikami badań, była utrudniona komunikacja między nami. Sama przestrzeń w dotychczasowych krakowskich lokalizacjach również nie była w pełni dostosowana do potrzeb pracowników. Nie mieli oni wystarczającej liczby miejsc do spotkań i rozmów telefonicznych. Brakowało pomieszczeń, w których mogliby popracować w ciszy i skupieniu. To efekt również zmieniających się naszych potrzeb i stylów pracy.

Nowa przestrzeń biurowa Grupy Nowy Styl w Krakowie

Maja: Wspomniałaś o badaniach, na ile wykorzystaliście ich wyniki podczas projektowania nowego biura?

Ania: Wyniki były podstawą naszego planowania i projektowania biura. Jako zespół badań przestrzeni pracy, wiedzieliśmy, że przeprowadzenie takich badań w naszej firmie to konieczność. Dbając na co dzień o wzrost satysfakcji z biura pracowników klientów, chcieliśmy również zadbać o satysfakcję naszych pracowników. Jak zawsze, zależało nam na przestrzeni dopasowanej do potrzeb i wizerunkowych oczekiwań.

Przede wszystkim dzięki analizom zauważyliśmy 2 grupy potrzeb pracowników. Pierwsza grupa to potrzeby podstawowe, które mamy jako ludzie. Mimo iż znacząco różnimy się stylem pracy, to jednak podstawowe oczekiwania związane z przestrzenią biurową mamy wspólne. Mowa tu o potrzebie dostępu do światła dziennego, komfortu akustycznego, termicznego i ergonomicznego stanowiska pracy. Dlatego w biurze postawiliśmy na nasze najlepsze rozwiązania. Każdy pracownik ma biurko z regulacją wysokości sit-to-stand oraz krzesło, które dopasowuje się do budowy ciała i umożliwia dynamiczne siedzenie.

Drugą, równie ważną kwestią, była odpowiedź na specyficzne potrzeby działów. Badania wskazały, że krakowskie zespoły można podzielić na 3 grupy, według stylu pracy. Dla każdej grupy znaleźliśmy adekwatne rozwiązania biurowe. Działy pracujące na poufnych danych (np. analitycy biznesowi, controlling) otrzymały zamknięte wieloosobowe pokoje umożliwiające pracę w ciszy i spokoju.

Zespoły stacjonarne, które w pracy wykorzystują sporo materiałów drukowanych, próbek, wzorników (np. działy obsługujące projekty handlowe) – zostały ulokowane na open space z przypisanymi stanowiskami pracy i miejscami do przechowywania. Z kolei pracownicy mobilni (np. działy handlowe, marketing, dział badań) otrzymali do dyspozycji strefę desk-sharing bez przypisanych na stałe stanowisk, liczne dodatkowe strefy wspierające pracę (sale spotkań, focus roomy, budki telefoniczne) i zamykane lockersy na rzeczy osobiste.

 
Nowe biuro Grupy Nowy Styl w Krakowie

Maja: Fajne podejście. A jaki był plan komunikacji nowego biura? Jak poinformowaliście pracowników o nim?

Ania: Projekt nowego biura i przeprowadzki to ogromna zmiana w życiu firmy. To zrozumiałe, że wiąże się z obawami pracowników, a czasem nawet sprzeciwem. Zdawaliśmy sobie sprawę, że do realizacji wyzwania potrzebna jest grupa zwolenników, którzy pozytywnym nastawieniem wpłyną na akceptację zmian przez resztę zespołu. Z pełną świadomością i zaangażowaniem podeszliśmy do komunikacji zmiany.  

 
Jeden z artykułów o przeprowadzce w intranecie Grupy Nowy Styl

Wewnętrzną kampanię informacyjną zaplanowaliśmy i wdrożyliśmy już miesiąc po podpisaniu umowy z deweloperem, czyli w maju 2018. Pierwszym krokiem było powołanie zespołu ds. komunikacji wewnętrznej dedykowanego dla projektu. Celem teamu było utrzymywanie odpowiedniego przepływu informacji i poziomu wiedzy o zmianie wśród pracowników krakowskich oddziałów.  

Podstawowym narzędziem stał się firmowy intranet, gdzie stworzyliśmy dedykowaną sekcję z bieżącymi informacjami czy zdjęciami z postępu prac. Uchylając rąbka tajemnicy, zdecydowaliśmy się opublikować także wirtualny spacer 360° pokazujący fragment zaprojektowanego biura.

Główna komunikacja prowadzona była przez 5 miesięcy, czyli aż do pierwszych tygodni po przenosinach na Jasnogórską. W tym czasie opublikowaliśmy około 20 komunikatów. Przed przeprowadzką zespół projektowy przygotował również przewodnik po okolicy. Zawierał m.in. najważniejsze informacje o budynku, możliwych wariantach dojazdu czy punktach gastronomicznych i usługowych w pobliżu.

Maja: I wiem, że dużą rolę  w projekcie odegrali ambasadorowie. Jakie mieli zadania? Jak wyglądała współpraca z nimi?

Ania: Zgadza się, wśród pracowników powołaliśmy zespół ambasadorów. W jego skład weszli przedstawiciele każdego działu. Stali się naturalnymi łącznikami między grupą projektową a resztą członków danego zespołu.

Zdecydowaliśmy się na takie rozwiązanie, by jeszcze bardziej ułatwić pracownikom oswojenie się ze zmianą, dać przestrzeń do dialogu i zadbać o przepływ informacji. Ambasadorzy zyskiwali szerszą wiedzę o projekcie, którą na bieżąco dzielili się ze swoimi zespołami. Z drugiej strony zbierali także pytania i wątpliwości w działach – które poddawaliśmy dyskusji na spotkaniach grupy projektowej i ambasadorów. Dzięki temu komunikacja w projekcie odbywała się w obu kierunkach i nie polegała jedynie na przekazywaniu informacji „z góry”. To rozwiązanie przyniosło korzyści dla obu stron. Pomogło również gasić małe pożary, nie doprowadzając do spalenia konkretnych założeń.

Należy pamiętać o tym, że badania przestrzeni pracy prowadzone są najczęściej 1-1,5 roku przed przeprowadzką. Ich wyniki mówią o obecnej sytuacji, z delikatną prognozą. Natomiast często okazuje się, że w międzyczasie w firmie nastąpiło kilka zmian, które też należy uwzględnić, których w wynikach nie mamy. Praca z ambasadorami pozwala nam też wychwycić wszystkie braki i wątpliwości, zwłaszcza kiedy pojawiają się nowe osoby lub zespoły w firmie.

Maja: Świetny pomysł – warto o tym pamiętać przy długoterminowych projektach. A jak zareagowali pracownicy na nowe biuro?

Ania: Pierwsze reakcje pracowników po wejściu do nowego biura można określić jako entuzjastyczne. Dzięki szerokiej komunikacji większość pracowników tak naprawdę znała już biuro – wiedziała, czego może się spodziewać, gdzie będzie siedzieć, jakie rozwiązania czekają w środku. Ale pomimo tego i tak część osób była pozytywnie zaskoczona estetyką i wielkością naszego biura. Myślę, że docenienie tej przestrzeni następowało w kolejnych tygodniach, gdy przekonywaliśmy się w codziennych sytuacjach, jak bardzo było nam potrzebne. Zwłaszcza, gdy wokół słyszeliśmy pozytywne opinie klientów czy naszych pracowników z innych biur.

Stworzyliśmy też okazję do podzielenia się radością w grupie i wspólnego świętowania. Na koniec pierwszego tygodnia pracy w nowej przestrzeni zorganizowaliśmy dla pracowników parapetówkę biura. Zależało nam przy tym, by osoby nie pracujące do tej pory w jednym oddziale, mogły się lepiej poznać i zintegrować.
Wierzymy, że dobra atmosfera wpływa na samopoczucie pracowników i lepsze relacje między nimi, dlatego nie poprzestaliśmy na parapetówce. Chcemy ciągle rozwijać społeczność biurową i umożliwiać realizowanie pomysłów oddolnych. To, że pracownikom równie mocno na tym zależy, pokazały nam organizowane z ich inicjatywy wydarzenia w biurze. Tak jak na przykład National Ugly Holiday Sweater Day, czyli Mikołajki, kiedy to wszyscy ubraliśmy świąteczne swetry i przynieśliśmy do biura przygotowane przez nas pyszności.

Tego typu wydarzenia dzieją się w naszej firmowej kuchni, czyli Food Garden, które dzięki mobilnemu wyposażeniu oraz sporej przestrzeni możemy przearanżować zgodnie z potrzebami. Na ścianach zawisły też ramki ze zdjęciami z różnych wydarzeń biurowych, by przypominać nam o tym czasie. Food Garden to naprawdę serce biura i miejsce licznych spotkań, także z klientami.

Maja: Kiedy skontaktowaliście się ze mną, aby opowiedzieć o tym projekcie, bardzo zaskoczyło mnie to, że po przeprowadzce ponownie zrobiliście badanie. Zazwyczaj firmy – jeśli już pytają pracowników o potrzeby dotyczące nowego biura – kończą realizację badań czy konsultacji na działaniach przed przeprowadzką. Wy poszliście dalej. I wyniki badań po przeprowadzce pokazują, że poprawie uległa też komunikacja wewnętrzna. Opowiedz nam o tym. Co konkretnie udało się usprawnić dzięki przeprowadzce?

Ania: Wychodzimy z założenia, że projekt nowej przestrzeni nie kończy się na przeprowadzce. Klientów Grupy Nowy Styl zachęcamy do tego, by traktowali biuro jak każde inne działanie biznesowe i obejmowali go ewaluacją. Na własnym podwórku nie moglibyśmy zrobić inaczej, dlatego po pół roku pracy na Jasnogórskiej, przeprowadziliśmy badanie ewaluacyjne przestrzeni. Zapytaliśmy jeszcze raz pracowników w ankiecie o ich zadowolenie z biura, najważniejsze potrzeby, styl pracy, obszary do zmiany. Dzięki temu mogliśmy porównać wyniki sprzed i po zmianie – tzw. pre i post test.   

Wyniki pokazały znaczną poprawę w ważnych obszarach. To, co cieszy najbardziej, to znaczący wzrost zadowolenia z biura do 92% pracowników. Zwiększyła się też grupa bardzo zadowolonych pracowników – w poprzednich lokalizacjach była ich tylko 1/5, a obecnie stanowią prawie 60% pracowników. Wyniki wskazały też znaczną poprawę we współpracy pomiędzy działami, na której nam w szczególności zależało.

 
Przed przeprowadzką, z przestrzeni biurowej bardzo zadowolonych było tylko 20% pracowników, a zadowolonych 42%. Po przeprowadzce liczby te wzrosły odpowiednio do 59% i 33%, co daje 92% usatysfakcjonowanych pracowników

Dodatkowe zmiany lub usprawnienia, które zostały zgłoszone staraliśmy się potem sukcesywnie wprowadzać. Dlatego też ponownie wznowiliśmy komunikację z pracownikami, by informować, przypominać, tłumaczyć o zmianach lub nowościach w biurze. To niezmiernie ważne, by nie pytać tylko pracowników o ich zdanie i potrzeby, ale również po skończonym procesie informować, co to wniosło do życia firmy, co się zmieni i kiedy, a co jest z kolei niemożliwe do wprowadzenia.

 Przeprowadzka do dobrze zorganizowanego biura Grupy Nowy Styl usprawniła komunikację wewnętrzną wśród pracowników

W związku z tym dokładnie po roku zakończyliśmy proces zarządzania zmianą i komunikowania się z pracownikami. Oczywiście mamy świadomość, że każda nowa osoba w biurze, nowy zespół, zmiany organizacyjne to kolejne wyzwania, z którymi trzeba będzie się zmierzyć. To już jednak element następnego, stałego projektu, niezwiązanego z pierwszym etapem oswajania przestrzeni.  

Maja: Aniu, bardzo dziękuję Ci za czas na ten wywiad i gratuluję podejścia do działań skierowanych do pracowników oraz usprawnienia komunikacji wewnętrznej.  

I specjalne podziękowania dla Ani Zdrojewskiej-Madura za zorganizowanie wywiadu. Dzięki Aniu!

******

Sprawdźcie też:
• Facebooka bloga i LinkedIn (zapraszam do sieci kontaktów)
• szkolenia otwarte z komunikacji wewnętrznej
• newsletter – raz w tygodniu z nowym wpisem (zapisy – prawa kolumna bloga)

Zdjęcia i grafiki: Grupa Nowy Styl