Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Przybywam dziś do Was z opowieścią, jak modelowo wdrożyć intranet i odnieść sukces, także na produkcji. Przeniesiemy się za chwilę do firmy Werner Kenkel produkującej tekturę falistą, opakowania i standy, dla której firma Supremo stworzyła intranet i aplikację dla pracowników. Opowiedzą Wam, jak to zrobili.

A ja tylko dodam, że gdy słyszę Werner Kenkel, to od razu się uśmiecham. Co za ludzie! Co za świadomość potrzeby zmian i otwartości na ich wdrażanie w komunikacji. I to nie tylko wśród osób odpowiedzialnych za komunikację, ale i wśród członków zarządu. Miałam okazję obserwować to, współpracując z tą firmą. Przygotowywałam dla nich badanie stanu komunikacji wewnętrznej. I super jest teraz słyszeć, że idą dalej i mocno usprawniają dialog z pracownikami.

Przejdźmy do konkretów. Oddaję mojego bloga Żanecie Waleńskiej, Starszemu Specjaliście ds. Komunikacji, liderowi projektu wdrożenia intranetu w Werner Kenkel oraz firmie Supremo.  Poczytajcie, jak wdrażali intranet. A na końcu wpisu czeka na Was jest zaproszenie na webinar w tym temacie.

 
Żaneta Waleńska, Starszy Specjalista ds. Komunikacji, lider projektu wdrożenia intranetu w Werner Kenkel

Poznaj historię sukcesu komunikacji wewnętrznej w firmie Werner Kenkel. Jak jeden z największych polskich producentów tektury falistej, opakowań oraz POS zbudował zaangażowaną firmową społeczność i dba o tworzenie pozytywnej, przyjaznej atmosfery dla wszystkich pracowników?

Nowoczesne narzędzie komunikacji – intranet dla pracowników umożliwił dotarcie zarówno do pracowników biura jak produkcji poprzez kanały elektroniczne. Ważne informacje, wydarzenia, aktualności, których rocznie firma publikuje kilkaset, cieszą się ogromnym zainteresowaniem. Wdrożenie platformy intranetowej SharePoint oraz silna koncentracja firmy na rozwijaniu komunikacji wewnętrznej przynosi efekty – niektóre opublikowane posty mają dziesiątki, czy nawet setki komentarzy oraz kilka tysięcy wyświetleń.
W artykule przeczytasz, jak wyglądał cały proces wdrożenia nowoczesnego intranetu oraz zapoznasz się z pomysłami i sposobami na zaangażowanie pracowników biura i produkcji w życie firmy.

Werner Kenkel – firma opierająca rozwój o nowoczesność i przejrzystość
Werner Kenkel to jeden z największych polskich producentów tektury falistej, opakowań i standów (POS) oraz ważny pracodawca zatrudniający ponad 1700 osób w zakładach produkcyjnych w wielkopolskim Krzycku Wielkim i małopolskiej Bochni. Firma Werner Kenkel świadomie buduje kulturę organizacyjną opartą o wartości takie jak nowoczesność i przejrzystość. I to właśnie one były motywacją do wprowadzenia zmian w sposobach komunikacji wewnętrznej, tak, aby była ona przejrzysta, autentyczna i otwarta.

Potrzeba zbudowania zaangażowanej społeczności firmowej i dbania o pozytywną atmosferę, dzięki nowoczesnym narzędziom komunikacji stawia firmę Werner Kenkel na czołowej pozycji pośród dużych firm produkcyjnych.

 
 Firmowe wartości w Werner Kenkel, a wśród nich nowoczesność i przejrzystość, w które wpisano działania związane z wdrożeniem nowego intranetu
 

Wyzwania związane z komunikacją wewnętrzną
Przy tak dużej organizacji skuteczna komunikacja wewnętrzna, czyli docierająca do wszystkich pracowników i angażująca w życie firmy jest również źródłem sukcesu organizacji. Dotychczasowe narzędzia, takie jak magazyn dla pracowników „Na fali”, wiadomości e-mail, ulotki, ekrany TV i gabloty z informacjami, pomimo pozytywnego odbioru przez pracowników, nie odpowiadały na wszystkie potrzeby pracowników. Komunikacja elektroniczna bazująca na wysyłce maili nie dawała możliwości sprawdzenia, czy pracownicy się z nią zapoznali. Nawet ważne firmowe informacje mogą wówczas umknąć uwadze pracowników. Trudno również było ocenić, jakie treści cieszą się zainteresowaniem i angażują pracowników w życie firmy.

Rozwiązanie – intranet, czyli serce komunikacji wewnętrznej
Firmowa platforma komunikacyjno-informacyjna rozwiązuje powyższe problemy. Aplikacja z intranetem staje się sercem komunikacji wewnętrznej, które wpompowuje treści w krwiobieg organizacji. Ale również pełni rolę odbiorcy – zasila różne działy w firmie w informacje zwrotne i zapewnia przepływ informacji.

Wybrane rozwiązanie – platforma Microsoft SharePoint była optymalnym rozwiązaniem. Firma Werner Kenkel kilka lat wcześniej przeniosła zasoby firmowe do chmury Microsoft i pracownicy na co dzień korzystali z narzędzi Microsoft 365, takich jak pakiet Office, poczta Outlook, komunikator Teams czy przestrzeń do zarządzania plikami OneDrive i SharePoint. Wybór SharePoint i firmy Supremo, która jest oficjalnym partnerem Microsoft, podyktowany był wcześniejszą owocną współpracą związaną z migracją do chmury oraz doświadczeniem Supremo w projektach wdrożenia platformy intranetowej SharePoint w innych dużych organizacjach.

 
Strona startowa nowego intranetu w Werner Kenkel zaczyna się od Aktualności i planowanych wizyt klientów

Strona intranetowa poświęcona przepisom BHP pozwala pracownikom wysłać link do filmiku o zasadach BHP do osoby, która zamierza odwiedzić ich firmę

Firma Werner Kenkel zdecydowała o wdrożeniu intranetu dla pracowników dwuetapowo. Etap pierwszy to uruchomienie intranetu dla pracowników, którzy mają dostęp do firmowych komputerów. Drugi etap umożliwił dostęp do intranetu za pośrednictwem aplikacji SharePoint pracownikom z obszarów produkcyjnych. Mają oni dostęp do firmowego intranetu przez swoje prywatne telefony i prywatne komputery za pośrednictwem podstawowych licencji pakietu Microsoft. Wystarczają one w zupełności do korzystania z naszego nowego intranetu. Projekty zostały zrealizowane w latach 2022-2023.
 

 Intranet w Werner Kenkel dla pracowników produkcji dostępny jest na ich prywatnych telefonach i komputerach.

Celem wdrożenia intranetu w Werner Kenkel było zapewnienie firmie nowoczesnego narzędzia komunikacji wewnętrznej, które odpowiadałoby potrzebom różnych grup wiekowych i zaangażowałoby wszystkich pracowników firmy.

Cechy i korzyści platformy SharePoint i aplikacji dla pracowników
Żaneta Waleńska, Starszy Specjalista ds. Komunikacji w Werner Kenkel była odpowiedzialna za realizację i sukces projektu. Wśród najważniejszych korzyści platformy dla pracowników znajdują się:
•    łatwy i intuicyjny dostęp do informacji na platformie intranetowej SharePoint
•    sprawna i bieżąca komunikacja z pracownikami, dzięki powiadomieniom o nowych wpisach zamieszczonych w intranecie
•    integracja pracowników dzięki narzędziom społecznościowym pozwalającym na budowanie pozytywnej atmosfery

•    mierzalna efektywność komunikacji w firmie (analiza odbiorców, wejść na intranet)
•    badanie opinii pracowników na tematy bieżące w firmie poprzez ankiety i komentarze
•    łatwiejszy przepływ wiedzy wśród pracowników korzystających z jednej przestrzeni do zamieszczania ważnych plików i dokumentów

•    przyspieszenie działań administracyjnych i biurowych dzięki automatyzacji niektórych procesów  
•    sprawne wdrożenie nowych pracowników mających dostęp do wszystkich kluczowych informacji w jednym miejscu.

„Jeżeli ktoś ma wątpliwości czy wdrażać platformę SharePoint do komunikacji wewnętrznej, tak jak my mieliśmy przed rozpoczęciem projektu, to zapewniam, że warto. Nowoczesne narzędzia nie zastępują dotychczasowych materiałów drukowanych. Są jednak niezbędne w przypadku pracowników, dla których korzystanie z aplikacji np. społecznościowych jest naturalnym sposobem komunikacji” – podsumowuje projekt Żaneta Waleńska.

Etapy wdrożenia nowoczesnego Intranetu w Werner Kenkel
Cały proces wdrożenia został dokładnie zaplanowany z udziałem osób, które realizowały projekt, ale były również testerami intranetu – a następnie jego ambasadorami w organizacji.

Analiza -> Implementacja -> Uruchomienie -> Promocja -> Rozwój
1.    Analiza
Zebranie potrzeb, pomysłów i oczekiwań wobec nowej platformy intranetowej. Spotkania warsztatowe z przedstawicielami firmy Werner Kenkel i Supremo oraz wypracowanie dokumentu podsumowującego wszystkie ustalenia. Odbył się również zewnętrzny audyt komunikacji wewnętrznej, który uzupełnił informacje odnośnie potrzeb komunikacyjnych.

 
Fragment raportu z badania stanu komunikacji zrealizowanego w Werner Kenkel. Pracownicy produkcji powiedzieli w nim, że chcieliby korzystać z intranetu na prywatnym telefonie

Badanie potwierdziło, że preferencje są bardzo zróżnicowane i firma powinna docierać do różnych grup w odmienny sposób. Szczególnie pracownicy z młodszych grup wiekowych byli niechętni do intensyfikacji komunikacji za pomocą papieru, poprzez magazyn „Na fali” i preferowali narzędzia elektroniczne.
 
2. Implementacja
Konfiguracja narzędzia SharePoint została wykonana przez konsultantów Supremo z uwzględnieniem zabezpieczenia danych firmowych przed nieuprawnionym dostępem. Następnie wyznaczeni członkowie zespołu Werner Kenkel skompletowali treści, które zostały opublikowane na platformie intranetowej.

3. Uruchomienie i udostepnienie platformy intranetowej dla działów administracyjnych.
4. Promocja intranetu wśród pracowników administracji.

5. Uruchomienie i udostepnienie platformy intranetowej dla działów produkcyjnych obejmujące spotkania z testerami oraz testy aplikacji na telefonach prywatnych.

6. Promocja intranetu wśród pracowników produkcji. Proces ten jest szczególnie istotny, ponieważ pracownicy obszaru produkcji korzystają z aplikacji na telefonach prywatnych w czasie wolnym lub podczas przerw. W ramach promocji intranetu dla tej grupy pracowników na monitorach na produkcji pojawiają się wzmianki o nowym wpisie w intranecie.

Zachęcamy tam pracowników do zapoznania się ze szczegółami w intranecie. Przygotowaliśmy też koszulki dla ambasadorów.  Publikacja intranetu zbiegła się z Tygodniami naszych Firmowych Wartości, w ramach których przygotowaliśmy różne aktywności. Relacje zdjęciowe, informacje o konkursach i inne ciekawostki publikowane były przez cały czerwiec.

Jedną z form promocji nowego intranetu były banery wywieszone na hali produkcyjnej

7. Rozwój – rozbudowywanie o nowe treści oraz regularna publikacja ciekawych, angażujących wiadomości na podstawie analizy zainteresowania poszczególnymi komunikatami wewnętrznymi.

Efekty wdrożenia platformy intranetowej i aplikacji dla pracowników

Platforma SharePoint spełniła wszystkie oczekiwania i zakładane cele Werner Kenkel ze względu na jej ogromne możliwości funkcjonalne. Najważniejsze efekty wdrożenia:

•    Skuteczna i nowoczesna komunikacja wewnętrzna – zarówno ważne informacje firmowe jak ciekawe, bardziej swobodne treści docierają do wszystkich pracowników. Osoby pracujące na co dzień przy komputerach mają dostęp do witryny po uruchomieni przeglądarki. Ułatwia to również znalezienie ważnych plików, informacji, wniosków bez konieczności przeczesywania poczty e-mail.

•    Dynamiczna komunikacja budująca pozytywną atmosferę – w 2022 roku zamieszczono aż 229 aktualności. Najbardziej angażujące treści generowały kilkaset komentarzy pod jednym postem oraz kilka tysięcy wyświetleń!

Akcje realizowane przez Werner Kenkel dla pracowników zbierają setki komentarzy i tysiące wyświetleń w nowym intranecie

•    Większe zaangażowanie pracowników produkcji, którzy korzystają z aplikacji na swoich prywatnych telefonach. Znacznym ułatwieniem jest dostęp do wszystkich aktualności, ważnych linków czy np. grafików pracy maszyn. Już w ciągu pierwszych kilku tygodni 25% pracowników produkcji korzystało z aplikacji.

•    Pozytywne opinie pracowników. Badanie opinii na temat intranetu wśród 319 pracowników administracji potwierdziło wcześniej otrzymywane informacje – średnia ocena platformy to aż 4,6 gwiazdki / 5.

•    Transparentność firmy, zapisana w wartościach, do której zobowiązuje się firma Werner Kenkel, jest wspierana nowoczesnym narzędziem, które sprawia, że wszyscy pracownicy są poinformowani w tym samym momencie, a intranet zawiera „jedyne źródło prawdy” o tym, co dzieje się w firmie.

„W projekcie wspierała nas firma Supremo, dzięki której proces przebiegł bardzo sprawnie.  Szczególnie istotną rolę spełniła analiza potrzeb różnych grup pracowników oraz zaplanowanie struktury intranetu. To było naprawdę satysfakcjonujące doświadczenie pracować nad tym projektem, jestem dumna z efektów, które osiągnęliśmy wspólnie z zespołem” – podsumowuje Żaneta Waleńska, Starszy Specjalista ds. Komunikacji, lider projektu wdrożenia intranetu w Werner Kenkel.

***

A ode mnie brawa dla Żanety, całego zespołu Werner Kenkel i Supremo. Świetna robota! A Was zapraszam już dziś 19 października 2023 na spotkanie z Żanetą i firmą Supremo podczas webinaru. Opowiedzą nam ze szczegółami, jak pracowali nad tym intranetem i jaki efekty udało się osiągnąć, nie tylko w biurze, ale i na produkcji. A to wątek, który wiem, że interesuje wielu z Was. Zapisać możecie się TUTAJ.

******

Sprawdźcie też:
• Facebooka bloga @blogkwok,  LinkedIn (zapraszam do sieci kontaktów)
• szkolenia otwarte i kursy na platformie z komunikacji wewnętrznej
• newsletter – zapisz się tutaj i odbierz bezpłatnego ebooka "100 narzędzi do pracy w komunikacji"
• pobierz 20 bezpłatnych lekcji wideo o tym, jak usprawnić komunikację w firmie – zapisz się tutaj

Zdjęcia i grafiki: Werner Kenkel