Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Zapraszam do lektury mojego artykułu, który ukazał się w styczniowym numerze Miesięcznika Benefit (01/2016).

Co zrobić, by zachęcić pracowników do tworzenia treści publikowanych w narzędziach komunikacji?

Błędem jest, jeśli za publikowanie treści w firmowych narzędziach komunikacji wewnętrznej odpowiada tylko wybrana grupa pracowników. Czasy kontroli, nadzoru i jednostronnej komunikacji mamy już za sobą. Dziś nie tylko należy oddać instrumenty komunikacji pracownikom, ale też warto to zrobić. Nie oznacza to jednak, że nie można zostawić miejsca w firmowych narzędziach zarezerwowanego tylko dla zarządu czy osób odpowiedzialnych za komunikację.
Pracowników blokują i zniechęcają złożone reguły lub ich brak. Sytuacje, gdy nie wiedzą, na jakich zasadach mają dostęp do narzędzi. Na ich postawę ma także wpływ konieczność akceptowania tworzonych przez nich treści przez nadzorujących redaktorów, a czasami także lęk przed oceną. Są to główne powody rezygnacji z pochwalenia się na forum efektami pracy swojej czy zespołu.
Już sam fakt – pod warunkiem, że będzie dobrze zakomunikowany – oddania w ręce pracowników użytecznych narzędzi komunikacji wewnętrznej, zachęci ich do skorzystania z możliwości, jakie dają. Nie od razu i nie bez wsparcia ze strony osób odpowiedzialnych za komunikację wewnętrzną. Żaden nowy produkt nie znajdzie od razu wielu zainteresowanych, jeśli nie będzie poparty odpowiednią promocją i edukacją w zakresie swojego działania i oferowanych korzyści.

Popychacze kuli śnieżnej
Oprócz oddania narzędzi w ręce pracowników, warto także poszukać talentów, zaczynając od tych pracowników, którzy mają naturalną potrzebę dzielenia się swoimi osiągnięciami zawodowymi. Pomocne przy tym może być sprawdzenie, kto aktywnie działa w mediach społecznościowych, kto prowadzi bloga, gdzie dzieli się swoją wiedzą, kto na spotkaniach chętnie zabiera głos i służy wsparciem, kto jest zawsze chętny do skomentowania firmowej rzeczywistości. To te osoby w pierwszej kolejności warto zachęcić do dzielenia się spostrzeżeniami i wiedzą w firmowych narzędziach komunikacji.
Przy publikowaniu dostarczonych przez pracowników treści należy pamiętać, by znalazło się tam imię i nazwisko autora. Redakcja artykułów powinna ograniczać się do niezbędnych poprawek, tak by nie zniechęcić zbędnymi poprawkami do pisania kolejnych materiałów. W sytuacji, gdy chętny do dzielenia się informacjami pracownik ma problemy z jasnym formułowaniem myśli, należy mu pomóc np. przygotowując treść wspólnie. Należy przy tym jednak pamiętać, by został jego współautorem lub wykorzystać jego cytaty do podkreślenia wkładu w przygotowanie materiału.
Ale angażowanie pracowników we współtworzenie komunikacji, to nie tylko pisanie. Być może w organizacji są rysownicy, pasjonaci fotografowania, osoby, które hobbystycznie zajmują się tworzeniem grafik czy wideo. Warto rozejrzeć się za takimi pracownikami. Komiksy w gazecie wewnętrznej czy filmik relacjonujący firmowe wydarzenie stworzone przez pracowników z pewnością będą chętniej oglądane przez inne osoby.

Styl do poprawki
Nie należy też się obawiać, że komunikacja w rękach niedoświadczonych redakcyjnie pracowników nie będzie idealna pod względem formy i treści. To sygnał, że potencjał, który pojawił się, należy rozwijać. Dlatego zamiast blokować dostęp do publikacji osobom, które robią to w niewłaściwy sposób, warto zaproponować im możliwość podniesienia kompetencji w tym zakresie. Zorganizować spotkanie, webinar czy szkolenie np. ze znanym dziennikarzem, polecić dobrą publikację czy zaoferować wsparcie np. w korekcie wybranych przekazów.
Do otwarcia dostępu do instrumentów komunikacji należy też dobrze się przygotować, m.in. spisać i udostępnić zasady publikacji, wyznaczyć narzędzia i miejsca, gdzie można samodzielnie publikować, wyeksponować kontakty do osób odpowiedzialnych za komunikację. Z pewnością pomoże w tym otwartość na kontakt i przygotowanie do niego. Najgorsze błędy popełniane na wstępnym etapie budowania angażowania pracowników w komunikacji wewnętrzną (i później także), to pozostawienie pytań bez odpowiedzi. To zniechęca pracowników do podejmowania dalszych działań.

Komunikacja wymaga sprzedaży
W oczekiwaniu na efekt śnieżnej kuli, warto pomóc jej w nabieraniu tempa. Wskazane jest przeprowadzenie akcji promującej otwartość komunikacyjną, zachęcającej do dzielenia się treściami czy pokazującej korzyści z włączenia się w ten proces. Akcje takie mogą mieć formę konkursu, ale nie należy stosować takiego rozwiązania długoterminowo. Budowanie angażowania w proces komunikowania się powinno być wolne od dodatkowych, ekonomicznych benefitów. Zaangażowanie można kupić, ale nie taki jest cel komunikacji wewnętrznej. Innym elementem promocyjnym może być zorganizowanie rekrutacji wewnętrznej na firmowych redaktorów. Gdy już sformułuje się taka grupa, to warto im pomagać, edukować, wspierać swoją wiedzą i doświadczeniem, zachęcać, pokazywać korzyści, pozwalać na eksperymentowanie. Ale też chwalić, doceniać i dziękować.
Tych kilka prostych zasad rozpocznie proces angażowania pracowników w tworzenie firmowych treści. Z czasem zadziała chęć pochwalenia się swoimi dokonaniami przez kolejne osoby, ośmielone zaangażowaniem kolegów. Są niestety organizacje, gdzie te zasady nie zadziałają. Na sukces w budowaniu zaangażowania pracowników wpływ ma wiele czynników, jak chociażby kultura organizacyjna, podejmowane decyzje biznesowe czy styl zarządzania.

Polecam Wam również lekturę całego magazynu, który można pobrać w pdf.

Zapraszam również na Facebooka bloga.

Pozdrawiam
Maja Biernacka
agencja komunikacji wewnętrznej
bee DIFFERENT

Fot. Agnieszka/Kraków