Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Struktura organizacyjna w intranecie – ciekawe rozwiązania

Dla mnie posiadanie struktury organizacyjnej (aktualnej!) w intranecie to kwestia obowiązkowa. Musi być i koniec. I to nie byle jaka, ale taka, z której korzystanie jest szybkie i intuicyjne, a informacje tam zawarte są łatwe do znalezienia i pomocne w pracy. Poczytajcie, na co warto zwrócić uwagę, projektując tę funkcjonalność w intranecie.  

Struktura drzewo
Przymierzając się do projektowania nowego intranetu lub aktualizacji obecnego, warto rozważyć wdrożenie struktury organizacyjnej po której można „chodzić”. Warto, aby miała także rozbudowane profile pracowników, dobrą wyszukiwarką i mapkę, kto gdzie siedzi.

(źródło: teamorgchart.com)


Przykłady struktur organizacyjnych w intranecie, po których można „chodzić” (źródło: blkpros.com)

Struktura w formie drzewa to taka, gdzie gdy klikniemy na daną osobę, widzimy, kto jej podlega i kto jest jej szefem. A gdy zejdziemy niżej, możemy sprawdzić, kto jest w zespole kolejnej osoby. Z kolei, gdy klikniemy na danego pracownika możemy przejeść na jego profil. Po takiej strukturze można „chodzić”. Idąc np. na samą górę z dowolnego miejsca, dojdziemy do osób w zarządzie. Dobrze byłoby, aby one także miały uzupełnione swoje profile, aby zachęcić pracowników do takich działań i dać dobry przykład.  

Profile pracowników
Po kliknięciu na danego pracownika w strukturze, przenosimy się na jego profil. Możemy tam zobaczyć nie tylko podstawowe informacje kontaktowe zaciągnięte z systemu HR , jak np. numer telefonu, adres email i adres biura, ale gdzie są także rubryki, które pracownik może sam wypełnić.


Przykład profilu pracownika (źródło: bitrix24.com)

Może np. wpisać, czym dokładnie się zajmuje, co jest jego zakresem obowiązków czy np. wymienić aktualne projekty, nad którymi pracuje. To ważne i pomocne przy wyszukiwaniu osoby, która zajmuje się konkretnymi rzeczami. Nie musimy wtedy wiedzieć, kto w firmie czym się zajmuje. Wystarczy, że w wyszukiwarkę wpiszemy słowa kluczowe, a wyszukiwarka ta powinna nas skierować na profile pracowników, którzy tych słów użyli. Aby było łatwiej, możemy na takim profilu prosić pracowników, by otagowali się właśnie takimi słowami kluczowymi, aby potem łatwiej było wyszukiwać pracowników.

Są firmy, które idą jeszcze dalej. One dają możliwość pracownikom napisania kilku słów o sobie prywatnie. Działanie to ma na celu integrację pracowników, lepsze poznanie siebie.  
Na takim profilu w strukturze organizacyjnej może być także informacja o nieobecności pracownika, ale także informacje, które widzi tylko on. Mogą się tam znaleźć np. pozostałe dni urlopu, wymiar czasu pracy, dostępy do firmowych systemów, wyniki oceny rocznej itp.
Na takim profilu powinno być też zdjęcie pracownika.

Wyszukiwarka pracowników
Często tuż przy strukturze organizacyjnej w intranecie jest wyszukiwarka pracowników. Ważne, by można było korzystać z niej na różne sposoby. Mam tutaj na myśli możliwość wyszukiwania po imieniu i nazwisku, ale także po stanowiskach czy po zadaniach. Stąd tak ważne jest, aby wcześniej pracownicy napisali kilka słów o swojej pracy. Wyszukiwarce pozwoli to na odnalezienie ich. A my nie musimy wiedzieć, kto w firmie odpowiada za marketing czy konkretny system.


Przykładowa wyszukiwarka pracowników (źródło: hyperfish.com)

Wyszukiwarka może też podpowiadać nam, czego szukamy, jak robi to Google. Może filtrować wyniki, segregować je, zakreślać w wynikach słowa kluczowe. Może też być wspierana przez bota, który zada nam pytania, czego szukamy. O wyszukiwaniu głosowym nie wspominając.   

Mapka z lokalizacją
Fajnym i pomocnym rozwiązaniem jest także stworzenie mapki z zaznaczeniem, który dział, gdzie siedzi i który pracownik, gdzie jest usytuowany. Informacja o tym – np. widok mapki – może być widoczna na profilu pracownika. To pomocne rozwiązanie dla nowych pracowników, ale także w firmach, w których pracuje bardzo dużo osób.


W intranecie Providenta na profilu pracownika jest mapka ze wskazaniem jego lokalizacji. Więcej o tym intranecie pisałam tutaj

Wyślij wiadomość lub zadzwoń
Na profilu pracownika możemy mieć od razu linki do komunikatora, aby już z poziomu profilu wysłać do niego wiadomość lub zadzwonić online. Jeśli to jest zbyt skomplikowane, na profilu mogą być po prostu dane do firmowego skype’a czy link do emaila danej osoby (gdy w to klikniemy, od razu otwiera się okno emaila z gotowym adresem email do tej osoby).

Na profilu pracownika warto dodawać informacje, kiedy jest nieobecny w pracy. Tu dodatkowo można zadzwonić lub wysłać wiadomość do pracownika od razu z poziomu jego profilu (zaznaczone na niebiesko); (źródło: bitrix24.com)

Kalendarz i nieobecności
Fajnym rozwiązaniem jest zintegrowanie kalendarza pracownika lub zaciąganie takich danych z systemu kadrowego i pokazywanie na profilu, czy dana osoba jest dostępna danego dnia w pracy. Jeśli nie, widzimy to np. zaznaczone kolorem na profilu.
Może być też pogląd na kwartał, pół roku lub całoroczny kalendarz. I wtedy widzimy planowane urlopy danej osoby, delegacje czy inne nieobecności.

Aktualizowanie danych
Aktualizowanie podstawowych danych powinno odbywać się automatycznie po wprowadzeniu zmian np. w systemie kadrowym. Zarówno, gdy pracownik zmienia miejsce w strukturze, ponieważ np. awansował, ale także gdy przesiadł się na inne piętro. Warto także zachęcać pracowników do dbania o ich wizytówkę. Można to zrobić np. podczas odbywających się raz na jakiś czas kampanii promującej porządki w strukturze i na profilach.

Moje wsparcie w wypracowaniu intranetu
Jeśli potrzebujecie wsparcia w wypracowaniu funkcjonalności dla nowego intranetu lub takiego, który już macie i chcecie go odświeżyć, dajcie znać (kontakt). Prowadzę takie doradztwo (np. w formie warsztatów i/lub badań) dla firm, które pracują nad nowymi intranetami. Podczas warsztatów czy badań diagnozujemy, jakie rozwiązania chcą mieć pracownicy. Efektem takiej współpracy jest stworzenie zestawu pożądanych funkcjonalności.

Wasze rozwiązania i pomysły
Jeśli Wasze firmowe struktury organizacyjne w intranecie i profile pracowników mają ciekawe funkcjonalności, dajcie znać w komentarzach poniżej lub na Facebooku bloga. Dzielmy się dobrymi rozwiązaniami! A jeśli zgodzicie się, chętnie dodam je też do tego artykułu.

Grafiki: źródła pod nimi



Zostaw komentarz!