Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Podczas moich szkoleń wywiązuje się czasami dyskusja na temat tego, czy wszyscy pracownicy powinni mieć możliwość wysyłania emaila do wszystkich w firmie. Przyjrzyjmy się plusom i minusom tego rozwiązania.

Plusy dostępu do emaila @ all users
Jeśli dajemy wszystkim w firmie taką możliwość, teoretycznie zwiększamy szanse na ich zaangażowanie w komunikację. Jeśli mają ważną kwestię do zakomunikowania, proszę bardzo – mają narzędzie. Oczywiście pod warunkiem, że w firmie nie ma innych narzędzi do dyskusji online. Szybko mogą za pomocą tego emaila poinformować dużą grupę odbiorców o ważnym temacie.
Warto jednak w takiej sytuacji wcześniej opracować zasady korzystania z takiego @, aby wszyscy wiedzieli, co to znaczy np. „ważna kwestia”. W przeciwnym razie email ten może posłużyć do rozmów na tematy wszelakie, które dla wielu pracowników będą po prostu spamem. I chyba to by było na tyle w temacie plusów. Ja innych nie widzę. Jeśli Wy widzicie, dajcie znać, chętnie dopiszę. 

Minusy takiego rozwiązania
Niestety danie dostępu wszystkim pracownikom często kończy się nadużywaniem tej opcji. Opowiadacie mi o dyskusjach toczących się za pośrednictwem takiego emaila, o nieistotnych sprawach tam wysyłanych, komentarzach itp. Jeśli pracownicy nie mają innego narzędzia do rozmawiania np. wewnętrznego medium społecznościowego, forum czy możliwości publikacji komentarzy pod artykułem w intranecie, rozumiem ich i ich chęć pisania do wszystkich. Jeśli jednak alternatywne rozwiązania są, taki email do wszystkich powinien być zastrzeżony tylko dla wybranych osób w firmie. Email nie powinien być narzędziem komunikacji do dyskusji pomiędzy wszystkimi pracownikami.

Spam, strata czasu na czytanie czy usuwanie takich emaili, kryzysy, które mogą tu powstać i konieczność naszego zaangażowania się – to kolejne minusy. Nie mamy kontroli nad tym, co tam się dzieje.

Poza tym – jeśli każdy ma do takiego emaila dostęp – w tym my jako osoby odpowiedzialne za komunikację wewnętrzną, to gdy w końcu wyślemy tam ważny komunikat skierowany do wszystkich pracowników, może on zginać w gąszczu innych lub wpadnie do spamu, ponieważ pracownicy ustawiło sobie taki filtr.

Czym zastąpić email do wszystkich?
Byłabym jednak za ograniczonym dostępem do takiego emaila. Według mnie powinien być tylko dla wybranych osób jako nadawców. Ważne jest jednak, aby pozostali pracownicy mieli możliwość dyskusji online, jeśli mają taką potrzebę. Po prostu zablokowanie im dostępu do wysyłki na tego emaila, to nie jest właściwe rozwiązanie. Co możemy dać im w zamian?

Możemy np.:
•    wdrożyć inne narzędzie do dyskusji dedykowane wszystkim pracownikom, np. wewnętrzne medium społecznościowe, jak np. Yammer, Teamsy, Workplace by Facebook
•    założyć adresy emailowe tylko dla wybranych tematów, np. rodzice@, sport@, jakieś inne hobby@, panBułka@ itp., każdy pracownik może zapisać się do takiego aliasu mailowego i niech pod takim emailem zainteresowani pracownicy wymieniają się informacjami
•    edukować pracowników na temat tego, do czego służy email do wszystkich i jak mogą z niego korzystać – np. że powinni zgłosić się do zespołu komunikacji, który zarządza tym emailem i który pomoże w dystrybucji komunikatu do wszystkich pracowników. Czyli inni dostarczają nam content, a my odpowiadamy za jego dystrybucję.

Mamy wtedy kontrolę nad przekazem i uporządkowaną komunikację wewnętrzną za pośrednictwem tego narzędzia

Wasze rozwiązania
A jakie rozwiązania stosują Wasze firmy? Dajecie pracownikom możliwość wysyłania emaili do wszystkich? Jak to zorganizowaliście? Dajcie znać na Facebooku bloga.

******

Sprawdźcie też:
• Facebooka bloga i LinkedIn (zapraszam do sieci kontaktów)
• szkolenia otwarte z komunikacji wewnętrznej
• newsletter – raz w tygodniu z nowym wpisem (zapisy – prawa kolumna bloga

Fot. Pixabay.com