Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Gdy robię badania w firmach, by sprawdzić stan ich komunikacji wewnętrznej, wyniki są różne. Niektóre firmy mają dobrze rozwiniętą sieć narzędzi komunikacji wewnętrznej, inne zaledwie kilka podstawowych rozwiązań. Zarówno w pierwszym, jak i w drugim przypadku ogólna ocena stanu komunikacji przez odbiorców, czyli naszych pracowników, może być pozytywna i negatywna. Dlaczego? Bo nie o liczbę narzędzi tu chodzi.

Przeanalizujmy różne warianty
Przeanalizujmy to na przykładzie. Weźmy np. firmę, która ma bardzo rozproszoną strukturę. Dajmy na to biuro, oddziały, 2 fabryki i mobilnych przedstawicieli handlowych. Skomplikowana struktura odbiorców z naszego komunikacyjnego punktu widzenia. I teraz rozpatrzmy 2 warianty:

1.    ta firma ma zaledwie kilka narzędzi komunikacji wewnętrznej
W tej firmie nie rozwinięto zbytnio siatki wewnętrznych mediów do komunikacji z pracownikami. Co nam może wyjść w badaniu takiej grupy?
a)    Mogą powiedzieć, że informacje nie docierają do nich, że narzędzia nie działają właściwie, że jest ich za mało.
b)    Ale równie dobrze ta sama grupa może powiedzieć nam, że to, co jest, jest dla nich wystarczające.

Dlaczego? Tu znowu mamy 2 opcje:
a)    Albo narzędzia choć ubogie w liczbie, działają po prostu dobrze, są dobrze dobrane do grup odbiorców i do nich docierają, spełniają ich oczekiwania.

b)    Ale może być też tak, że a badaniu pracownicy powiedzieli, że jest ok, ponieważ nie mają porównania. Nie wiedzę, że może być inaczej, nie spotkali się z innymi rozwiązaniami, nie mają dobrych doświadczeń wyniesionych z poprzednich miejsc pracy.
 
2.    ta firma na wiele narzędzi komunikacji wewnętrznej
W przypadku dużej liczby wewnętrznych narzędzi wyniki znowu mogą być różne.

a)    Możemy usłyszeć, że jest super, dużo narzędzi, informacje docierają, każdy może wybrać narzędzie, które mu się podoba. I to jest super. Ponieważ posiadanie wielu różnych narzędzi pozwala nam na dotarcie do różnych odbiorców. Każdy pracownik może wybrać takie rozwiązanie, które mu pasuje. Na co innego postawi przedstawiciel handlowy, który całe dni spędza w aucie, jeżdżąc po klientach, a na inne pracownik fabryki.

Jeśli nasza grupa jest zróżnicowana wiekowo, to również może wybierać różne formaty, w których dostarczamy im informacje, czyli też różne narzędzia.

b)    Ale duża liczba wewnętrznych narzędzi może być też przytłaczająca. W badaniu pracownicy mogą powiedzieć, że jest chaos, nie wiedzą, gdzie zaglądać, które narzędzia są kluczowe, do którego wystarczy zaglądać regularnie, aby być na bieżąco.

Gdzie jest prawidłowa odpowiedź?
Jak widzicie, nie ma jednoznacznej odpowiedzi, ile narzędzi komunikacji wewnętrznej powinniśmy mieć w firmie. Bo nie o liczbę tu chodzi.

Chodzi o to, czy narzędziami, które mamy, docieramy do wszystkich grup docelowych.

Z akcentem na wszystkich, ponieważ zdarza się, że te najtrudniejsze w dotarciu grupy, jak właśnie pracownicy fizyczni czy mobilni, są pomijani albo mają bardzo ograniczony wybór narzędzi.

Kluczem jest więc dotarcie, ale też dopasowanie treści, tematów do narzędzi i podanie ich w odpowiedniej formie. Na szkoleniu na żywo i kursie na platformie ze skutecznego pisania do pracowników, podpowiadam, jak to zrobić. Więcej informacji znajdziesz TUTAJ.

Zapytaj odbiorców
Skąd więc mamy wiedzieć, ile tych narzędzi powinno być w firmie? Tu mamy zadanie do wykonania. Musimy porozmawiać z naszymi odbiorcami. Ustalcie, jak jest u Was. Czy siatka narzędzi, która jest w firmie, jest wystarczająca czy brakuje jakiegoś rozwiązania? Nie zgadujcie, jakiego. Rozmawiajcie ze swoimi odbiorcami.

Jeśli macie pomysł, co to może być, pokażcie to narzędzie, opowiedzcie o możliwościach i zapytajcie, czy spełniłoby ich oczekiwania. I od razu przestrzegam przed błędem, który czasami widzę.

Zespół komunikacji wewnętrznej wpada na pomysł, że wdroży w firmie np. wewnętrzny portal społecznościowy, gdzie pracownicy mogą postować, komentować i lajkować. I pyta pracowników, co oni na to. A oni mając przed oczami obraz Facebooka czy Instagrama, mogą łatwo przytaknąć, no bo przecież siedzą w socialach non stop. A potem wdrażamy takie narzędzie w firmie i… cisza.

Ci sami pracownicy nie chcą postować i komentować. Dlaczego? Bo to, że siedzą 4h dziennie, scrolując Facebooka i oglądając TikToka, nie znaczy, że chcą być jego nadawcą. Scrolowanie to tylko bycie odbiorcom. Po drugie, co innego oglądać śmieszne filmiki na TikToku, a co innego oglądać prelekcje kolejnego dyrektora na firmowym, wewnętrznym np. Yammerze.

Nasi odbiorcy zanim zdecydują się na narzędzie, powinni mieć przedstawiony pełen obraz możliwości takiego wewnętrznego narzędzia. Nie tylko medium społecznościowego, ale każdego narzędzia, które chcecie wdrożyć. Co zamierzamy tam jako firma robić, jakie treści tam będą, czego pracodawca oczekuje od odbiorców, na jakie zachowania liczy.

Jeśli wdrażamy wewnętrzny portal społecznościowy, to my jako zespół komunikacji mamy w głowie liczne posty pracowników, którzy dzielą się wiedzą, a my dzięki temu np. usprawniamy komunikację poziomą w firmie, widzimy te liczne komentarze i żywe dyskusje kolejnych firmowych projektach i tysiące lajków.

My to widzimy. To powiedzmy im o tym. Zapytajmy, nie czy chcą portal, ale czy chcą zaangażować się w komunikację na takim portalu. Odpowiedzi mogą znacząco się różnić. Mam nadzieję, że czujecie różnicę.

Ile mieć narzędzi w firmie?
Ile powinniśmy więc mieć w firmie wewnętrznych narzędzi do komunikacji? Nie wiem. Nie ma jednoznacznej odpowiedzi. Diagnoza to podstawa, by zacząć proces tworzenia odpowiedzi na to pytanie.

Wiem, nie pomogłam zbytnio tym wpisem, bo nie udzieliłam jednoznacznej odpowiedzi. Ale mam nadzieję, że widzicie teraz, że to nie jest takie proste i oczywiste.

A na koniec przypominam o 20 bezpłatnych lekcjach wideo, które dla Was nagrałam. Możcie uzyskać do nich dostęp TUTAJ.

******

Sprawdźcie też:
• Facebooka bloga @blogkwok,  LinkedIn (zapraszam do sieci kontaktów)
• szkolenia otwarte i kursy na platformie z komunikacji wewnętrznej
• newsletter – zapisz się tutaj i odbierz bezpłatnego ebooka "100 narzędzi do pracy w komunikacji"
• pobierz 20 bezpłatnych lekcji wideo – zapisz się tutaj

Grafika: obraz autorstwa  jannoon028 on Freepik