Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

O tym, że polskie firmy coraz chętniej angażują pracowników w projektowanie nowej przestrzeni biurowej dopasowanej do potrzeb pracy hybrydowej, już z mojego bloga wiecie. Pisałam o tym kilkakrotnie. A teraz dokładamy do tego jeszcze 2 super elementy – działania ekologiczne i charytatywne w ramach projektu przeprowadzkowego. Jak to wszystko ze sobą połączyć?

Zapytałam o to Krzysztofa Kulaszę, menedżera ds. komunikacji z firmy ubezpieczeniowej Wiener. Poczytajcie, jak zaangażowali pracowników w wypracowywanie rozwiązań do nowego biura.  Podpatrzmy, ale też pooglądajmy cykl video w ramach projektu „Dzień dobry”. Chodźcie zobaczyć, z jakim efektem i zaangażowaniem pracowników odnowiono w 4 miesiące 3600 mkw. powierzchni.

 
Krzysztof Kulasza, menedżer ds. komunikacji Wiener (Linkedin)

Maja: Zanim przejdziemy do meritum wywiadu, przybliżmy czytelnikom bloga Waszą firmę. Czym się zajmujecie? Ile osób zatrudniacie?

Krzysztof: Wiener to firma ubezpieczeniowa obecna na polskim rynku od 1990 roku. W 2019 staliśmy się częścią międzynarodowego koncernu Vienna Insurance Group – lidera ubezpieczeniowego w Europie Środkowo-Wschodniej. Oferujemy ubezpieczenia: samochodów, domów i mieszkań, zdrowotne, podróżne, dla rolników oraz dla MŚP i dużych firm czy korporacji. Na sukces firmy pracuje niemal 800 osób zatrudnionych w całym kraju. Firmie bliskie są działania prośrodowiskowe – na co dzień pracownicy Wiener aktywnie angażują się w wolontariat, działania lokalne czy akcje sprzątania lasów. Firma kładzie nacisk na ekologię, tworząc produkty wspierające rozwój zielonej energetyki. Jako pierwsza w Polsce wprowadziła do oferty ubezpieczenia OZE (m.in.  farm wiatrowych i fotowoltaiki).

Maja: A ile osób odpowiada u Was za komunikację wewnętrzną i z jakich narzędzi korzystacie?
Krzysztof: W komunikacji zatrudniamy 2 osoby. Korzystamy z następujących rozwiązań: newslettery, intranet, ankiety, mailingi, TV w centrali, video spotkania z pracownikami na Teams.

Maja: Ok, to przejdźmy do części dot. Waszego przeprowadzkowego projektu. Jak włączyliście pracowników w projektowanie nowego biura?

Krzysztof: Podstawą remontu naszego biura było założenie, by spełniało potrzeby i oczekiwania jak największej liczby pracowników. Dlatego postanowiliśmy włączyć ich w planowanie i projektowanie nowej przestrzeni. W procesie remontowym wzięli udział pracownicy ze wszystkich biur w centrali.

Na potrzeby remontu powstał zespół projektowy „Dzień dobry”, złożony z pracowników każdego pionu Wiener. Jego nazwa miała kojarzyć się bezpośrednio z remontem, ale też otwartością, dyskusją i relacjami. Zdanie pracowników dotyczące nowego biura oraz modelu pracy było dla nas bardzo ważne. Dlatego też przed podjęciem decyzji dotyczących zmian, za pomocą ankiet poznaliśmy opinie wszystkich pracowników.

 
To pracownicy zdefiniowali, jakie rozwiązania powinny znaleźć się w nowym biurze Wiener (źródło: Colliers)

Wspólnie decydowaliśmy też m.in. o kształcie sal konferencyjnych, kuchni i innych przestrzeni wspólnych. Zespół podjął decyzję, że sale konferencyjne zostaną zaprojektowane w nawiązaniu do kultury i sztuki, a drużyny pracowników zaprojektowały poszczególne sale. Dzięki tym działaniom zmiana biura jest zbiorowym dziełem wszystkich pracowników, którzy chętnie angażowali się w proces oraz proponowali własne rozwiązania.

Maja: A o co dokładnie pytaliście pracowników w ankietach?

Krzysztof: W przeprowadzonych przed remontem ankietach zapytaliśmy pracowników m.in. o zalety starego biura, by nie rezygnować z funkcjonalności, które były sprawdzone i lubiane. Wśród kluczowych zalet starego biura znajdował się system gabinetowy – wskazało tak 24% ankietowanych, lokalizacja (27%), dużo przestrzeni oraz łatwa komunikacja (po 12%).

 
Nowa przestrzeń biurowa w firmie Wiener (źródło: Colliers)

Pracownicy proponowali też rozwiązania, bez których nie wyobrażają sobie nowego biura. 46% osób wskazało konieczność zbudowania focus roomów, 38% chciało strefy pracy cichej i relaksu, a 28% przestrzeni do pracy kreatywnej. Z ankiet wynikł też kluczowy wniosek – aż 77% respondentów chciało zwiększenia zakresu pracy zdalnej, jednocześnie wskazując, że dobrze zaprojektowane biuro jest konieczne do pracy zespołowej i lepszego przepływu informacji.
 
Uwzględnialiśmy zdecydowaną większość postulatów, w tym dotyczące hybrydowego modelu oraz zmiany stylu pracy. Dlatego zaprojektowaliśmy przestrzeń, która zapewnia niezbędne stanowiska pracy, lepszą komunikację między zespołami i jest po prostu przyjazna i nowoczesna.

Maja: Dobrze słyszeć, że coraz więcej firm nie tylko słucha pracowników i daje im coraz większy wpływ na sposób działania firmy, ale też uwzględnia przy takich zmianach, jak u Was, nową rzeczywistością pocovidową, czyli oczekiwania dot. zmiany stylu pracy. A jak komunikowaliście wewnętrznie ten projekt?

Krzysztof: Na potrzeby lepszej komunikacji remontu stworzyliśmy cykl video „Dzień dobry”, w którym prezentowaliśmy kolejne etapy powstawania nowego biura centrali i informowaliśmy pracowników o najnowszych zmianach. Członkowie zespołu Dzień dobry odwiedzali budowę i prowadzili z niej video relację.

Pracownicy prowadzili relacje z budowy nowego biura w ramach cyklu video „Dzień dobry” (You Tube)

W poszczególnych odcinkach wyjaśniali nowe funkcjonalności oraz komunikowali zmiany, jakie czekają pracowników w nowej przestrzeni. Kolejnym, ważnym aspektem były pytania od pracowników. W każdym mailu znajdował się link do formularza, gdzie załoga mogła zadawać pytania lub pisać komentarze dotyczące remontu.

Kulisy kolejnych etapów powstawania nowego biura komunikowano min. w kolejnych wydaniach newslettera

W kolejnej odsłonie newslettera odnosiliśmy się do nich, tworząc Q&A. Dzięki newsletterowi, pracownicy mogli dowiedzieć się na przykład, którego dnia odbędą się testy nowych foteli biurowych. Po testach „na żywo”, pracownicy głosowali na najwygodniejszy fotel w ankietach. Staraliśmy się, aby odczuli, że ich głos jest dla nas ważny w każdym aspekcie remontu.

Po testach nowych foteli biurowych, pracownicy wzięli udział w głosowaniu na najwygodniejszy fotel

Maja: Wiem też, że remont biura był też okazją do realizacji kolejnych działań charytatywnych. Jak wykorzystaliście biurowe zmiany, aby wesprzeć innych?

Krzysztof: Przed remontem, koordynujący cały projekt remontu Zespół Administracji, przeprowadził inwentaryzację wszystkich sprzętów. Okazało się, że na trzech piętrach biura znajdowało się ponad 3 tys. mebli. Wówczas zrodził się pomysł, by remont stał się okazją do pomocy innym. Dlatego część mebli została wystawiona na aukcje dla pracowników, którzy za symboliczną opłatą mogli dać im drugie życie.

Zebrano w ten sposób fundusze, które przekazaliśmy Fundacji Piękne Anioły. Pozostałe meble zasiliły ośrodki pomocy społecznej, wsparły regionalne oddziały firmy, a część trafiła na Uniwersytet Warszawski. Dzięki temu wykorzystaliśmy biurowe zmiany, aby wesprzeć potrzebujących, z czego jesteśmy bardzo dumni.

Maja: Świetny pomysł! Powołaliście też Klub Ekoentuzjastów złożony z pracowników biura. Jakie mieli zadania?

Krzysztof: Klub Ekoentuzjastów to inicjatywa pracownicza, która funkcjonowała od kilku lat w firmie. W projekcie Dzień dobry, jego zadaniem było zadbanie o to, aby nowa przestrzeń była przyjazna środowisku. Efektem ich prac są biurowe rozwiązania przyjazne naszej planecie. Klimatyzacja jest aktywna tylko w godzinach pracy, zielone rośliny produkują tlen, a fotokomórki w każdym kranie pozwalają oszczędzać wodę.

Grupa Ekoentuzjastów przygotowała serię ekologicznych udogodnień w biurze dla wszystkich pracowników (You Tube)

Zdecydowaliśmy się także na energooszczędne oświetlenie oraz pojemniki ułatwiające segregację śmieci. Zrezygnowaliśmy również z wody w plastikowych butelkach, które zastąpiliśmy filtrowaną. Porzuciliśmy papierowe notesy i tablice na rzecz elektronicznych ekranów do prezentacji. Dla wybierających ekologiczny transport w garażu czekają stojaki na rowery, jest dostępny także prysznic.

Maja: Zadbaliście też o to, aby nowe miejsce sprzyjało różnorodności. Co tu dokładnie zrobiliście?

Krzysztof: O inkluzywność remontowanego biura odpowiadała Drużyna Różnorodności, która zadbała, by projektowane przestrzenie były dostępne dla każdego. Zlikwidowaliśmy bariery architektoniczne utrudniające poruszanie się pracownikom z niepełnosprawnościami, powstały także koedukacyjne toalety m.in. dla osób niebinarnych. Powstał pokój dla rodziców z dziećmi, gdzie można nakarmić i przewinąć maluchy. Zbudowaliśmy również przestrzenie do pracy cichej, dla osób, które potrzebują spokoju i mniejszej ilości bodźców.

Jesteśmy niezwykle dumni z tych wszystkich rozwiązań, szczególnie, że w ich tworzeniu brali udział pracownicy ze wszystkich biur w centrali. Jest to więc najbardziej wspólny ze wszystkich projektów firmy. Razem wypracowaliśmy wiele świetnych rozwiązań, które z powodzeniem służą nam na co dzień.

Maja: Modelowo. A jak pracownicy zareagowali na nowe biuro? Jak zakomunikowaliście otwarcie?

Krzysztof: Otwarcie biura odbywało się w zaostrzonym rygorze sanitarnym, związanym z pandemią SARS-COV19. Dlatego sposób komunikacji musiał być dostosowany do tych okoliczności. Komunikację przeprowadziliśmy za pomocą newslettera „Dzień dobry”.

Newsletter zapowiadający otwarcie nowego biura Wiener w Warszawie

W ostatnim wideo Prezes Zarządu oraz Kierownik Zespołu Administracji zaprosili pracowników na wirtualny spacer po nowej przestrzeni.  Członkowie zespołu dostali również plan nowego biura, aby jak najbardziej uprościć proces odnalezienia się w nowej rzeczywistości. W filmie znalazły się podziękowania za zaangażowanie w proces remontu i zaproszenie do wspólnego spędzenia czasu w nowej przestrzeni. Każdy z pracowników otrzymał także powitalną paczkę z przydatnymi gadżetami oraz środkami ochrony osobistej.

Odmienione biuro zyskało aprobatę pracowników, którzy każdego dnia doceniają nowoczesne i ekologiczne rozwiązania. Mimo opcji pracy zdalnej, chętnie pojawiają się w biurze, bo przestrzeń w pełni wpisuje się w ich potrzeby. To dla nas największa nagroda i satysfakcja, że wykonaliśmy nasze zadanie najlepiej, jak potrafiliśmy.

Maja: Gratuluję efektów, Krzysztof. Nowe biuro wygląda przytulnie i komfortowo.

******

Sprawdźcie też:
• Facebooka bloga @blogkwok,  LinkedIn (zapraszam do sieci kontaktów) i na Twittera @maja_biernacka
• szkolenia otwarte i kursy na platformie z komunikacji wewnętrznej
• newsletter – zapisz się tutaj i odbierz bezpłatnego ebooka

Zdjęcia i video: Wiener oraz Colliers