Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Rozważacie wydawanie e-magazynu? Albo drukowanej gazety? Jeśli tak, to polecam Wam mój wywiad, w którym Daria Kubasiewicz, Communication & event specialist w Work Service opowiada mi o tym, jak powstaje ich elektroniczne wydawnictwo. Podczas tej rozmowy przechodzimy przez wszystkie etapy wydawnicze e-periodyku. Polecam rozmowę także tym z Was, którzy chcą podejrzeć, jak do tego narzędzia podeszła firma Work Service.  

 
Daria Kubasiewicz, Communication & event specialist w Work Service

Maja Biernacka: Skąd pomysł na wydawanie gazety w formie e-magazynu?
Daria Kubasiewicz: Na początku gazeta wydawana była w formie papierowej (od 2014 roku, co kwartał), ale przygotowanie kilkudziesięciu stron było czasochłonne i kosztogenne. Dlatego w 2016 roku postanowiliśmy poprawić efektywność, zoptymalizować koszty, zwiększyć zasięg odbioru i przesiąść się na digital. Teraz to miesięcznik.
 

Okładka jednego z ostatnich numerów drukowanego magazynu New Work Times

MB: Kto wymyślił nazwę New Work Times?
DK: Nie będę oryginalna, standardowa burza mózgów, która zaowocowała błyskotliwą propozycją. Wystarczyło zmienić jedną literkę i mamy nazwę, która od razu, na całym świecie kojarzy się z dostarczaniem informacji.

MB: E-magazyn podobnie jak gazeta drukowana również wymaga sporych nakładów pracy. Opowiedz nam, jak powstaje?
DK: Tematy pojawiają się naturalnie, właściwie nie było jeszcze miesiąca, w którym szukaliśmy czegoś na siłę. Podpytujemy Zarząd, słuchamy pracowników, szukamy inspiracji w codziennych wydarzeniach. Przykład na czasie, zrobiłam ostatnio średnio rozgarnięte zgłoszenie na nasz Helpdesk, co zainspirowało mnie do stworzenia artykułu na temat najśmieszniejszych, najbardziej absurdalnych zgłoszeń, które otrzymuje nasz dział IT. Trochę w klimacie, „pośmiejmy się z samych siebie” – artykuł z mocnym potencjałem na interakcję, czyli komentarze.

 
Kolejne artykuły w e-magazynie dla pracowników Grupy Work Service mają formę pojedynczych stron www

MB: Zdarzało mi się słyszeć w firmach, że u nich nic się nie dzieje i nie mają, o czym pisać. Zawsze wtedy mówię, że za słabo szukają. Jak mawiają dziennikarze – tematy leżą na ulicy. Fajnie, że u Was nie ma z tym problemu. A kto szuka tematów? Czy macie stałą redakcję czy każdy z pracowników może napisać tekst do New Work Times’a?
DK: Trzon redakcji jest stały, tworzę go ja, Kierownik Działu Analiz i Komunikacji, Dyrektor Marketingu oraz 3 osoby z Działu HR, ale jesteśmy otwarci na wszystkie propozycje pracowników. W ostatnim wydaniu, materiał na temat wygranego przez nas przetargu (a konkretnie wywiad z autorami tego sukcesu) zrobił nasz praktykant i jak sam mi później powiedział, było to najciekawsze wyzwanie w całej miesięcznej praktyce w Dziale Marketingu. Jestem świadoma, że napisanie tekstu jest swego rodzaju kolejnym obowiązkiem, bo trzeba mieć pomysł, chęci i czas, ale dzielenie się wiedzą i doświadczeniami wewnątrz firmy jest ważne. Na co dzień wszyscy jesteśmy tak zabiegani i zawaleni pracą, że czasem nie mamy pojęcia, czym zajmuje się kolega zza biurka obok nas, a czasem każdy z nas ma się czym pochwalić.

MB: Wspomniałaś, że podpytujesz Zarząd, co dzieje się u nich. Czy kadra kierownicza chętnie angażuje się w bycie na łamach magazynu?
DK: Owszem, kadra kierownicza często jest angażowana w przygotowywanie tekstów do tematów, które wymagają specjalistycznego komentarza. Mało tego, nawet nasz Zarząd często sugeruje tematy, którymi można się zająć, szczególnie te istotne z punktu widzenia biznesu, które zazwyczaj trafiają do segmentu Better To Know.

MB: W tym momencie pewnie wielu czytelników pozazdrości Ci takiego chętnego do komunikacji Zarządu. A kto dobiera ilustracje? Czy pracownicy sami je proponują?
DK: Pracownicy zdają się w tym wypadku na nas. Ilustracje zazwyczaj omawiam z grafikiem (zewnętrzna firma), który przygotowuje skład i dba o całą wizualną oprawę magazynu. Podsyłam mu czasem konkretne zdjęcia, mockupy, makiety, propozycje ułożenia treści i grafik albo wykresy, ale sam świetnie czuje klimat magazynu i jego propozycje zwykle korespondują z tematyką artykułów.

MB: Mając gotowe treści i ilustracje do nich, warto zrobić korektę. Kto u Was ją robi? Czy pracownicy autoryzują teksty?
DK: Redakcją tekstu zajmuję się osobiście, funkcja redaktor naczelnej łączy w sobie wiele stanowisk (reaserchera, redaktora, korektora), ale skończone studia polonistyczne i doświadczenie dziennikarskie tylko pomagają. Zawsze staram się konsultować tekst z autorem, jeśli wprowadzam w nim większe zmiany, a przy drobnych korektach zawsze wysyłam artykuł w ostatecznym kształcie do wglądu.

MB: To dobra praktyka, też zawsze ją stosuję i polecam. Dzięki temu pracownik-autor tekstu ma poczucie, że czuwa nad całością prac i że w tekście, pod którym będzie podpisany, nie pojawią się np. błędy merytoryczne, które powstały w wyniku korekty. Przecież redaktor czy korektor takiego wewnętrznego magazynu nie ma wiedzy na każdy specjalistyczny temat. To pracownicy są w nich ekspertami.
Przejdźmy teraz do zawartości. Jakie części czy rubryki ma Wasz magazyn i dlaczego takie? Są stałe czy zmieniają się?
DK: Mamy 4 segmenty przechodzące od ogółu do szczegółu: Better To Know, gdzie pojawiają się informacje ważne dla naszej firmy, zapowiedzi przełomowych wydarzeń, strategie, Buisness & Smart Solutions to miejsce, gdzie mówimy o procesach i procedurach, rozwiązaniach i metodach, które warto wdrażać i pokazywać, chwalimy się wygranymi przetargami i opisujemy drogę do sukcesów. Typowe case studies. Teamviewer w całości poświęcony jest działowi HR: informacje o nowych pracownikach, awansach, odejściach, rekrutacjach. W To Be Inspired, jak sama nazwa wskazuje, chcemy inspirować, to chyba najbardziej „lekki” segment, bo wrzucam tam treści naprawdę z szerokiego pola tematycznego.  Segmenty są stałe, ale liczba artykułów w ich ramach już nie, ile mamy wartościowej treści w danym miesiącu, tyle publikacji.

 
New Work Times dostępny jest również na telefony

MB: A jak promujecie kolejny nowy numer e-magazynu?
DK: Gdy nowe (i kilka razy sprawdzone) wydanie jest już opublikowane, wysyłamy do wszystkich pracowników maila z aktywnym linkiem oraz krótką zajawką, co znajdą w aktualnym numerze. I tu trzeba podkreślić rolę tej zajawki. Im bardziej przyciągające wprowadzenie do tematów, tym większa szansa na zwiększenie czytelnictwa.

MB: Bardzo zaskoczyło mnie to, że Wasz magazyn jest dostępny na zewnątrz na stronie www, więc teoretycznie każdy może go przeczytać.
DK: Link prowadzący do aktualnego wydania udostępniamy tylko naszym pracownikom, choć zdarza się, że chwalimy się magazynem również poza organizacją, dzięki temu doszło do tego wywiadu. Nie mamy obaw, że ktoś dotrze do tajnych informacji, bo takich tam nie umieszczamy, wręcz przeciwnie bardzo chętnie pokazujemy, jak funkcjonujemy.

MB: Odważnie. A co zmieniło się w e-magazynie w ostatnim czasie? Jakie macie plany na przyszłość?
DK: Postanowiliśmy dodać nieco „oddechu”, odejść delikatnie od korporacyjnego sznytu przekazywania informacji. Wprowadziliśmy możliwość komentowania artykułów, bo potrzebujemy konstruktywnej krytyki, pochwał i opinii, szczególnie w obliczu zmian. Wprowadzamy krótkie teksty w formie ciekawostki (Czy wiesz, że…?), robimy przyjazne dla oka wykresy, chcemy, by czytanie New Work Times nie było koniecznością, ale przyjemnością. Bawimy się formą, podawanie treści w urozmaicony sposób (wywiad, felieton, kartka z kalendarza, news, notatka prasowa) dobrze wpływa na odbiór.
Przed nami jeszcze sporo pracy, lubimy spójność, dlatego chcemy zmienić nieco layout, tak, by był zgodny z naszym key visualem. Osobiście chciałabym, by pracownicy czuli, że to także ich platforma, że nie ma nieciekawych pomysłów, jeśli coś jest ważne dla nich, istotne w ich codziennej pracy, to choćby dla reszty był to nudny/trudny temat, spróbujemy razem nadać temu przystępną formę. A tak jeszcze bardziej wybiegając w przyszłość, to marzy mi się wersja angielskojęzyczna dla reszty spółek Grupy Kapitałowej Work Service i korespondenci w różnych miejscach w Europie (tam, gdzie występujemy) i może komiks w odcinkach, coś na co zawsze się czeka.

MB: Na koniec chciałabym jeszcze zapytać o 3 krótkie wskazówki, które dałabyś osobom, które chcą wydać taki e-magazyn. Co byś im doradziła?
DK: Nie zrażać się tym, że komunikacja wewnętrzna jest czasem traktowana po macoszemu, zwracać uwagę na przystępność artykułów (forma, urozmaicanie obrazkami, zdjęciami, wykresami – każdy przerywnik w długich, trudnych tekstach jest na wagę złota), angażować, jak najwięcej osób, tak, by czuli się współtwórcami, bo poczucie odpowiedzialności za coś, zawsze zwiększa efektywność.

MB: Świetne wskazówki. Numer 2 i ja powinnam wziąć sobie do serca w kontekście moich wpisów na blogu. Dziękuję Ci Daria za poświęcony czas i opowiedzenie, jak powstaje Wasz e-magazyn.   

******

Sprawdźcie też:
• Facebooka bloga,
• newsletter – raz w tygodniu nowy wpis z bloga w Waszych skrzynkach e-mailowych (zapisy – prawa kolumna bloga, sekcja newsletter),
• szkolenia z komunikacji wewnętrznej – terminy najbliższych szkoleń otwartych, ofertę szkoleń zamkniętych i sesji indywidualnych.

Grafiki: Work Service