Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Mam dla Was ważny artykuł. Poprosiłam eksperta z firmy Supremo, zajmującej się wdrażaniem digitalowych rozwiązań w Waszych firmach i partnera Microsoft, aby wytłumaczył nam fachowo, czym Yammer różni się od MS Teams. Często słyszę od Was na szkoleniach, że jest z tym trochę zamieszania albo mówicie mi, że nie macie w firmie narzędzia do komunikacji w zespołach projektowych, choć właśnie rozmawiacie ze mną na Teamsach.

W czerwcu zeszłego roku, gdy szkoliłam Supremo z komunikacji wewnętrznej, mieliśmy gorącą dyskusję na ten temat i jak się okazało, widzimy te 2 narzędzia podobnie. Oddaję Was w takim razie w ręce Mateusza Pluskoty, Customer Success Specialist z firmy Supremo z Poznania, który bardzo konkretnie (także na grafikach) wyjaśnia, kiedy powinnyśmy stosować te narzędzia w firmowej komunikacji wewnętrznej. Bardzo polecam! I śmiało pokażcie ten artykuł Waszym kolegom w firmie, aby zrozumieli, jakie są różnice. 

Microsoft Teams czy Yammer? Które narzędzie jest lepsze do współpracy i komunikacji wewnętrznej?

Mateusz Pluskota, Customer Success Specialist w Supremo (Linkedin)

Zrozumienie istoty i znaczenia konkretnych narzędzi pozwala na uzyskanie pożądanej skuteczności przekazu. To jedno z głównych, niepisanych prawideł dla każdego zajmującego się komunikacją wewnętrzną. Dokonując szybkiego przeglądu aplikacji Microsoft 365, każdą z nich można przyporządkować do konkretnych czynności. Schody pojawiają się, gdy spośród tego wachlarza narzędzi chcemy wskazać to jedno istotne w kontekście współpracy i komunikacji. Pierwsza myśl? Oczywiście, Microsoft Teams! A może jednak Yammer? Czy budując strategię komunikacji wewnętrznej firmy, powinniśmy wybierać pomiędzy tymi dwoma aplikacjami?

Microsoft Teams to nie to samo co Yammer
Microsoft 365 jak mało które rozwiązanie przyciąga swoich użytkowników nie tylko pojedynczymi składnikami, ale całym swoim potencjałem. Wchodzące w jego skład usługi wzajemnie uzupełniają się, tworząc pole do współpracy w ramach dobrze przemyślanego ekosystemu. Każda aplikacja ma swoje przeznaczenie, choć przenikanie się niektórych funkcji sprawia, że rodzi się w naszych głowach wątpliwość: „czy działam w odpowiednim narzędziu?”. Odpowiedź na to pytanie jest kluczowa dla każdego, kto na co dzień zajmuje się komunikacją wewnętrzną.

Zasadniczo Microsoft Teams, jak i Yammer dotyczą konwersacji i są miejscem wirtualnej współpracy. Na pierwszy rzut oka można stwierdzić, że funkcjonalności obu z nich mogą posłużyć do tych samych celów. Niestety, ten błędny sposób myślenia przyjmuje wiele osób. Microsoft Teams i Yammer to programy o zdecydowanie różnym przeznaczeniu, których nie powinniśmy stosować zamiennie.

Microsoft Teams – narzędzie do współpracy i komunikacji w ramach projektów
Jeszcze niespełna 4 lata temu Microsoft Teams był narzędziem do czatu oraz integracji bibliotek dokumentów SharePoint. Jednak bardzo szybko możliwości aplikacji rozszerzono o funkcje prowadzenia rozmów służbowych oraz wideokonferencji. W drodze naturalnego rozwoju Microsoft Teams zaczął zastępować inną usługę giganta z Redmond – Skype dla Firm. Ten z kolei okazał się być tylko narzędziem przejściowym. Zastąpił na chwilę pamiętany już przez niewielu – Lync. Jednak prędko okazało się, że Microsoft Teams to nie taki zwykły zamiennik. Program przerósł swoich poprzedników, gdy rozbudowano go o zespoły. To był jednak dopiero początek… Wybuch pandemii koronawirusa wydatnie wpłynął na rozwój aplikacji.

Microsoft Teams rósł w siłę z tygodnia na tydzień, stając się rozbudowaną hybrydą rozwiązań, wskutek czego stał się najpopularniejszym programem do pracy zdalnej na całym świecie. Także dzięki bezpłatnej dostępności. W obliczu pandemii aplikacja stała się dla wielu firm jedynym miejscem do kontaktu poprzez czat i wideokonferencje. Platforma stała się prywatną przestrzenią projektową, do której dostęp mają tylko wyznaczeni członkowie. Microsoft Teams stał się potęgą, która stała się udziałem większości naszej codziennej pracy. Program oferuje możliwość łatwej i efektywnej komunikacji, bez względu na to czy pracujemy 1:1 czy w grupie. Dzięki niemu możemy wygodnie prowadzić rozmowy, pozbyć się nadmiaru niepotrzebnych maili i przyspieszyć czas reakcji innych. Niewiele osób zdaje sobie sprawę z tego, że Microsoft Teams może być też rozszerzony o inne aplikacje, systemy i boty, usprawniając efektywną pracę w zamkniętych grupach. Jednak codzienność w trybie home office i tęsknota za otwartymi konwersacjami sprawiła, że w świadomościach pojawiła się przestrzeń dla innej aplikacji, a mianowicie Yammera.

Yammer – medium społecznościowe do komunikacji korporacyjnej
Historię rozwoju tej aplikacji można śmiało określić mianem burzliwej. W 2012 roku Microsoft przejął Yammer w celu stworzenia niezależnej platformy społecznościowej dla przedsiębiorstw. Trudno w to uwierzyć, ale jeszcze 10 lat temu użycie technik sieci społecznościowych było czymś całkiem nowym. Obiecywano, że Yammer ma zapewnić ludziom w prosty sposób łączenie się i czatowanie na tematy nie tylko związane z pracą. Aplikacja została bardzo dobrze przyjęta przez rynek amerykański. Z kolei w Europie zdecydowanie przegrywała z WhatsApp. Także w Polsce na wdrożenie Yammera decydowało się niewiele firm. Sytuacji aplikacji nie poprawiło nieco niespodziewane pojawienie się nowego ulubieńca użytkowników - Microsoft Teams. Wówczas pojawiły się nawet plotki, że Yammer ma być wygaszany przez Microsoft!

Przyszłość aplikacji była nieznana, ale wspomniany Microsoft w porę rozwiał wątpliwości. W 2019 roku aplikacja została zaktualizowana praktycznie od podstaw. Yammer zyskał nowe możliwości, wygląd interfejsu bazujący na oficjalnym wzornictwie Microsoft oraz intuicyjną integrację z innymi usługami Microsoft 365 (kiedyś pod nazwą Office 365). W rękach członków firmowych społeczności znalazło się nowe narzędzie do wyrażania opinii i oglądania wydarzeń na żywo. Yammer został zaprojektowany do obsługi szerokich, otwartych, wielofunkcyjnych społeczności. Główną siłą usługi jest wspieranie osób, które mogą się nie znać, ale posiadają wspólne pasje i umiejętności. Yammer to przestrzeń komunikacyjna do wymiany wiedzy i doświadczeń. Wspiera też zaangażowanie liderów w dwustronnym dialogu ze wszystkimi pracownikami. Yammar to narzędzie do masowej komunikacji korporacyjnej (skierowanej do wszystkich lub do dużych grup pracowników komunikacji ogólnofirmowej).

Kiedy użyć Microsoft Teams? A kiedy Yammera?
Podjęcie decyzji odnośnie użycia Microsoft Teams a Yammer może budzić wątpliwości w kontekście komunikacji wewnętrznej. Funkcjonalności obu aplikacji w niektórych przypadkach pokrywają się. Ich używanie ma sens z różnych powodów, o których często nie wiemy lub nie zdajemy sobie sprawy. Decydujący jest sposób, w jaki chcemy się komunikować. Microsoft Teams jest odpowiedni dla niewielkich grup osób, które ze sobą współpracują. Z kolei Yammer to sieć do szerszej interakcji, często ad hoc ze wszystkimi innymi współpracownikami i do komunikacji firmy ze wszystkimi pracownikami. To rozróżnienie zaprezentuje najlepiej poniższa grafika:

Podejmując decyzję o komunikowaniu się przez Microsoft Teams lub Yammer, należy wspomnieć o pętlach. Pierwsza z wymienionych aplikacji przeznaczona jest dla wewnętrznych rozmów, prac, które prowadzimy w ramach zespołów projektowych. Idealnie posłuży w przesyłaniu plików i pracy nad nimi z osobami, z którymi regularnie współpracujemy oraz z klientami zewnętrznymi. Microsoft Teams to miejsce odpowiednie dla rozmów formalnych, krótkich i na temat. Dobrze zastępuje maile.

Yammer przeznaczony jest do obsługi zewnętrznej pętli. To w tej aplikacji możliwe są spotkania osób, które łączą wspólne zainteresowania lub chcą poszerzyć swoją wiedzę na określony temat. Yammer sprawdza się w szczególności w społecznościach praktyków, którzy właśnie w tym miejscu mogą dzielić się doświadczeniami. Wszystko przy jednoczesnej otwartości i transparentności. Każdy może komentować treści i swobodnie wypowiadać się. To przestrzeń do komunikacji wielokierunkowej, w której skróceniu ulega dystans na linii zarząd-pracownik. Rozmowy nie muszą być całkowicie związane z pracą. Yammer jest sposobem na zrzeszanie osób o podobnych pasjach, jak np. miłośników gotowania, biegania czy sportów ekstremalnych.

Wybór aplikacji zależy od przypadku jej użycia
Szeroki wachlarz możliwości Microsoft 365 sprawia, że nie sposób używać jednej aplikacji. Tym samym na pytania postawione w tytule artykułu nie można udzielić jednoznacznej odpowiedzi. Microsoft Teams i Yammer nie powinniśmy też być zestawiane ze sobą w jednej linii. Każde z tych narzędzi służy innemu rodzajowi komunikacji. Nie warto też rezygnować z jednej aplikacji na rzecz drugiej. W większości pakietów licencyjnych Microsoft mamy do dyspozycji obie aplikacje, dlaczego więc nie korzystać z obu. Przemawia za tym bezpośrednia integracja Yammera z Microsoft Teams. Użytkownicy nie muszą przeklikiwać się czy logować między aplikacjami. Yammer można dodać do panelu nawigacyjnego lub w postaci zakładki zespołu do Microsoft Teams. Tym samym pozwala to na jednoczesne wzięcie udziału w pracach projektowych, oglądanie wydarzeń na żywo czy przeglądanie swoich społeczności. Integracja ta pomaga uniknąć pomyłek w rozróżnieniu przeznaczenia Microsoft Teams oraz Yammera.

 Warto zastanowić się, czy w naszej firmie zespół (projektowy w MS Teams) lub społeczność (na Yammerze) będzie bardziej odpowiednią formą do kontaktu pomiędzy pracownikami. Czy zarówno Microsoft Teams, jak i Yammer będą odpowiednimi narzędziami do komunikacji dla Twojej firmy? To wszystko zależy od charakteru komunikacji, wielkości zatrudnienia, średniego wieku pracowników, branży, umiejscowienia geograficznego – szerzej od kultury organizacyjnej. Tak naprawdę pandemia COVID-19 i konieczność pracy zdalnej utwierdziły nas w przekonaniu, że praca każdego z nas wymaga 2 rodzajów rozmów. Tych zamkniętych w ramach projektów (na Teamsach) oraz tych otwartych, odzwierciedlających rozmowy na kawie lub papierosie (na Yammerze), których tak bardzo brakuje nam po wielu miesiącach pracy w izolacji.

Zanim wdrożysz któreś z tych narzędzi, dobrze przeanalizuj, jaki cel chcesz osiągnąć w Twojej firmowej komunikacji wewnętrznej. A gdy już wdrożysz narzędzie, pamiętaj, aby przedstawić ten cel pracownikom i wyjaśnić im, do czego dane narzędzie służy i jak je stosować. Pozwoli to uniknąć nieporozumień i właściwie korzystać z funkcjonalności, jakie oferują oba rozwiązania.  

***

Mateusz, bardzo Ci dziękuję za wyczerpujące wyjaśnienia. Mam nadzieję, że teraz różnice są zrozumiałe i wiadomo, kiedy po które narzędzie sięgnąć.

******

Sprawdźcie też:
• Facebooka bloga @blogkwok,  LinkedIn (zapraszam do sieci kontaktów) i na Twittera @maja_biernacka
• szkolenia otwarte z komunikacji wewnętrznej (także online)
• newsletter – zapisz się tutaj i odbierz bezpłatnego ebooka

Grafiki: Supremo