Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Wracam w nowym roku do Was z kolejnym kejsem. Po wdrożeniu ze świetnymi wynikami intranetu w firmie produkcyjnej Wernel Kenkel (pisałam o tym tutaj: Intranet dla pracowników produkcji – nowy wymiar komunikacji wewnętrznej w Werner Kenkel), Supremo – eksperci od intranetów przychodzą do nas z kolejnym przykładem ich wdrożenia.

 Tym razem przygotowali intranet oparty na SharePoincie dla firmy, którą dobrze znacie – dla Grupy Komputronik. Poczytajcie, jak zorganizowali modelowo prace nad wdrożeniem takiego narzędzia. Tam są konkretne etapy – lekcje dla nas. Sprawdźcie, jak dziś powinien być zorganizowany nowoczesny intranet, a o jakim mówimy, że jest starego typu. W której grupie jest Wasz firmowy intranet? Jak nowoczesne narzędzie dobrze dopasowane do realiów działania firmy może usprawnić jej wewnętrzne procesy i komunikację? To w lekturze na dzisiaj.    

Oddaję już przestrzeń na blogu w ręce ekspertów z Supremo.

Zadowoleni ludzie, uporządkowane pliki, sprawne procesy. Nowy intranet w Grupie Komputronik

Intranet jest narzędziem komunikacji wewnętrznej, które ułatwia współpracę pomiędzy pracownikami, wymianę informacji na różnych szczeblach, a także zarządzanie zasobami firmowymi. W obecnych realiach pracy staje się więc podstawowym, a nawet wręcz niezbędnym rozwiązaniem w średnich oraz dużych przedsiębiorstwach.

Potwierdzeniem tego faktu jest nasza współpraca z Grupą Komputronik. Jakie były wyzwania i korzyści związane z projektem intranetu? Które funkcje i rozwiązania zastosowaliśmy? Zapraszamy do poznania case study z wdrożenia Microsoft SharePoint!

Czego dowiesz się z tego case study?

Wprowadzenie strategii zarządzania plikami i dokumentacją oraz prowadzenie komunikacji wewnętrznej w dwóch spółkach Grupy Komputronik. Wdrożenie nowoczesnego intranetu Microsoft SharePoint oraz przeniesienie plików i dokumentacji na nową platformę. Poprawa komfortu pracy dzięki łatwemu dostępowi do informacji oraz usprawnienie komunikacji w całej firmie.

KLIENT
Komputronik – w Grupie raźniej

Grupę Komputronik tworzą 2 spółki – Komputronik S.A. i Komputronik Biznes. Komputronik S.A. to kluczowy dostawca elektroniki w Polsce, obecny na rynku od 1996 roku. Oferuje ponad 100 tysięcy różnorodnych produktów z szeroko rozumianej branży RTV i AGD. Firma prowadzi ponad 100 sklepów stacjonarnych oraz prężnie działa w internecie. Do klienta indywidualnego i hurtowego podchodzi kompleksowo – łącząc sprzedaż z obsługą posprzedażową (raty, leasing, serwis).

Komputronik Biznes skupia się na przedsiębiorcach. Jest dostawcą sprzętu, systemów i całej infrastruktury IT (w tym serwerów), usług IT (outsourcing), a także oprogramowania biznesowego.

WYZWANIE
Statyczna strona internetowa to już nie intranet

Dwie główne spółki Grupy Komputronik do tej pory korzystały z intranetu „starego typu”. Była to po prostu statyczna strona intranetowa z informacjami. Przez te ograniczenia pracownicy nie byli w stanie szybko znaleźć potrzebnych im informacji, dokumentów, plików. Wymagało to uporządkowania i zorganizowania od nowa.

– Jednym z wyzwań naszego intranetu było mało efektywne zarządzanie informacją. Chodziło o dokumenty ogólnodostępne w firmie – procedury, instrukcje, umowy, formularze do wysyłania danych, galerie ze zdjęciami czy miesięcznik Komputronik. Potrzebowaliśmy jednego miejsca, w którym pracownicy będą mogli łatwo znaleźć potrzebne informacje oraz wygodnego i przyjaznego narzędzia w codziennej pracy – mówi Piotr Stachowiak, Kierownik Biura Optymalizacji w Komputronik.

Nasi eksperci Supremo szybko zorientowali się, co trzeba zrobić i jakie cele wyznaczyć w projekcie z Komputronikiem. Nadszedł czas na nowoczesny intranet z wykorzystaniem Microsoft SharePoint!

Co dokładnie pojawiło się na naszej liście to-do?
•    Przeniesienie plików i dokumentacji na zupełnie nową platformę.
•    Wprowadzenie jednolitej strategii zarządzania plikami w organizacji.
•    Ułatwienie sprawnego zarządzania procesami HR-owymi i kadrowymi, prowadzenia onboardingu.
•    Zapewnienie jednego miejsca komunikacji wewnętrznej dotyczącej inicjatyw firmowych.
•    Poprawienie komfortu pracy dzięki łatwemu dostępowi do informacji.

Management Komputronika był od początku przekonany, że narzędziem komunikacji wewnętrznej w firmie będzie właśnie Microsoft SharePoint. Łatwa dostępność w ramach pakietu biurowego Microsoft, zapewnione bezpieczeństwo danych firmowych oraz integracja z innymi aplikacjami, np. Microsoft Teams na różnych urządzeniach i z wielu miejsc – dzięki temu wybór był jasny. A samą współpracę na linii Supremo-Komputronik nawiązaliśmy w 100% naturalnie – ze względu na wieloletnie partnerstwo w innych projektach IT, a także (lub przede wszystkim!) bardzo dobre relacje między naszymi pracownikami.

 
Podstrona w intranecie Grupy Komputronik dotycząca Magazynu „W Grupie siła!”

ROZWIĄZANIE
Microsoft SharePoint – nowoczesna platforma do zarządzania plikami i tworzenia firmowego intranetu

SharePoint łączy funkcje prostego zarządzania plikami z ich wizualną prezentacją w wewnętrznej witrynie intranetowej. Dzięki natywnemu połączeniu z aplikacjami, takimi jak: Teams, Outlook, Forms czy Viva Engage, tworzy zintegrowane i bezpieczne środowisko komunikacji wewnętrznej.
Platforma SharePoint dostępna jest w ramach pakietu Microsoft 365, więc pozwala na stworzenie firmowego intranetu oraz aplikacji dla pracowników dostępnych na różnych urządzeniach – komputerach i telefonach.

Jak przebiegało wdrożenie intranetu?
Uruchomienie firmowego intranetu w Grupie Komputronik trwało kilka miesięcy i wymagało intensywnej pracy każdej z zaangażowanych stron.

Krok po kroku, czyli czym dokładnie się wspólnie zajmowaliśmy?
1.    Pracą podczas warsztatów – definiującą zakres działań, strukturę treści, zasady konfiguracji SharePoint.
2.    Pracami wdrożeniowymi – obejmującymi m.in. konfigurację platformy, ustawienie dostępów.
3.    Zaprojektowaniem architektury rozwiązań wraz z przeniesieniem danych oraz dopasowaniem designu do zasad identyfikacji wizualnej firmy.
4.    Szkoleniami dla redaktorów – dodających treści poprzez Tryb edycji w SharePoint, będący intuicyjnym CMS-em do zarządzania treściami na podstronach intranetu.
5.    Przygotowaniem contentu – treści, grafik, zdjęć na poszczególne podstrony oraz zamieszczeniem ich w intranecie.

6.    Konfiguracją elektronicznej akceptacji dokumentów wewnętrznych.
7.    Właściwymi testami intranetu.
8.    Uruchomieniem intranetu dla pracowników.
9.    Promocją wewnętrzną – dzięki wewnętrznemu konkursowi wyłoniona została nazwa dla intranetu – KontaKT.
10.    Rozwijaniem intranetu o nowe podstrony oraz bieżącym wykorzystywaniem platformy do prowadzenia komunikacji firmowej.

– Rozpoczynając wdrożenie intranetu SharePoint, nie mieliśmy niezbędnej wiedzy, jak skonfigurować tę platformę, jakie treści na niej zamieszczać oraz co jeszcze będzie przydatne w naszej firmie. Dlatego powierzyliśmy ten projekt konsultantom Supremo, którzy mają doświadczenie konieczne w takim projekcie – mówi Piotr Stachowiak, Kierownik Biura Optymalizacji w Grupie Komputronik. – Iteracyjne podejście i warsztatowa forma współpracy pozwoliły zwinnie zrealizować projekt wraz z niezbędnym przeszkoleniem redaktorów KontaKT-u – podsumowuje proces.

Zrzuty ekranu z intranetu KontaKT-u pokazujące aktualności, wiadomości Zarządu, podstronę działu HR z rekrutacjami oraz inicjatywy sportowe

Kto korzysta z firmowego intranetu w Komputronik?
Wszyscy w Grupie Komputronik z ciągłym dostępem do komputera – czyli pracownicy biura oraz działu sprzedaży. Natomiast osoby pracujące w magazynie korzystają z intranetu na specjalnych stoiskach. Na przystosowanych do tego ekranach czerpią informacje z responsywnej, pełni funkcjonalnej witryny intranetowej.
Pracownicy codziennie odwiedzają witrynę intranetową, która w wyniku wewnętrznego konkursu, przyjęła nazwę KontaKT. Sprawdzają w niej aktualności, firmowe inicjatywy, komunikaty Zarządu. Mają łatwy dostęp do potrzebnych informacji i dokumentów dzięki „szybkim linkom” – kierującym do właściwych folderów, podstron czy aplikacji.

EFEKTY
Efekty wdrożenia intranetu w Grupie Komputronik

Na jakie obszary i na kogo pozytywnie przełożyło się wprowadzenie nowoczesnej platformy SharePoint? Co dokładnie udało się uzyskać dzięki intranetowi?
•    Lepszą organizację pracy – efektywniejsze zarządzanie firmowymi plikami, umowami, dokumentacją.
•    Szybszy dostęp do informacji firmowych – pracownicy korzystają z jednego miejsca, w którym wszelkie materiały są uporządkowane, a tym samym łatwe do znalezienia.
•    Przyjazny i dobrze zorganizowany proces onboardingu – nowe osoby w firmie już od pierwszego dnia pracy używają rozwiązania, które krok po kroku wskazuje, kiedy i z jakimi informacjami muszą się zapoznać.

•    Usprawnienie wypełniania dokumentacji kadrowej i zbierania potwierdzeń – elektroniczne potwierdzenia zapoznania się z dokumentami eliminują konieczność używania wersji papierowych poświadczających zaznajomienie się z ważnymi informacjami, a także innej dokumentacji.
•    Skuteczniejszą komunikację wewnętrzną – intranet uzupełnia magazyn firmowy oraz informowanie mailami. Newsy online mają po kilkaset wyświetleń, a większość pracowników codziennie korzysta z KontaKT-u.

– Nasza wieloletnia współpraca z Grupą Komputronik do tej pory obejmowała głównie projekty związane z migracją do chmury Microsoft. Tym bardziej cieszy nas, że tym razem mogliśmy wykorzystać doświadczenie Supremo, wdrażając intranet na platformie SharePoint – mówi Michał Peksa, prezes Supremo. – W tego typu działaniach silnie zajmujących dwie strony – naszych ekspertów i osoby odpowiedzialne po stronie Klienta, partnerska współpraca i wzajemne wsparcie procentowały na każdym etapie prac. To wszystko sprawia, że efekty przekroczyły nawet najśmielsze założenia – dodaje.

 
Zrzut ekranu z podstrony KontaKT-u z materiałami marketingowymi do wykorzystania w komunikacji Grupy Komputronik

Podsumowanie
Efektywna praca jako efekt inwestycji w intranet

Wdrożenie intranetu na bazie Microsoft SharePoint w Grupie Komputronik przyniosło namacalne efekty i optymalizację procesów wewnętrznych. Codzienna praca stała się wygodniejsza, poszukiwanie przebiega dużo szybciej. Nasza firma, jako doświadczony partner Microsoft, zaangażowała się w realizację tego projektu od początku do końca. Zapewniliśmy profesjonalne doradztwo, wsparcie techniczne i niezbędne szkolenia. Tylko tak da się osiągnąć sukces!

******

Pięknie prawda? Modelowo, powiedziałabym wręcz. Od warsztatów, aby poznać potrzeby, a nie stawiać pudełkowe rozwiązanie z nieprzydatnymi funkcjonalnościami, po promocję narzędzia wśród pracowników. Od A do Z.

******

Sprawdźcie też:
• Facebooka bloga @blogkwok,  LinkedIn (zapraszam do sieci kontaktów)
• szkolenia otwarte i kursy na platformie z komunikacji wewnętrznej
• newsletter – zapisz się tutaj i odbierz bezpłatnego ebooka "100 narzędzi do pracy w komunikacji"
• pobierz 20 bezpłatnych lekcji wideo o tym, jak usprawnić komunikację w firmie – zapisz się tutaj

Grafiki i zdjęcia: Supremo i Komputronik