Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Jakiś czas temu usłyszałam od pewnej specjalistki komunikacji wewnętrznej, że jest zmęczona swoją pracą, czuje, że ma podcięte skrzydła i rozważa zmianę pracy, ponieważ tak aktywnie działa, tyle czyta artykułów w internecie, słucha you tuba, ale nie widzi przełożenia tego jej zaangażowania na realne usprawnienia komunikacji wewnętrznej w firmie. Dlaczego? Przyjrzyjmy się dziś możliwym powodom i temu, co możemy zrobić w takiej sytuacji.

1.    Dużo działasz, ale nie rozwiązujesz problemu.
Być może powodem jest to, że dużo robisz, sumiennie wypełniasz swoje obowiązki od g. 9 do 17, ale… robisz nie to, co do końca trzeba. Kręcisz się wokół ogólnych, standardowych problemów, ale nie dotykasz sedna problemów komunikacyjnych, które występują w Twojej firmie.

Tylko solidna diagnoza pokaże Ci, co faktycznie działa, a co trzeba naprawić i na ile % to są problemy. Czy pilne, ponieważ 75% pracowników krzyczy, że jest źle. Albo mamy do czynienia z problemem, ale tylko 18% pracowników uważa go za ważny.

Gdy wiesz, co dokładnie nie działa, wiesz, co powinno być priorytetem Twojej pracy od g. 9 do 17. Zajęcie się tym oznacza, że szybciej zobaczysz pozytywne efekty niż kręcenie się w kółko wokół standardowych problemów, których doświadczasz na co dzień swoimi obserwacjami i dedukcją.

Co na to zaradzić? Badaj, diagnozuj, pracuj na liczbach, a nie obserwacjach jedną parą oczu. Rób to, co powinno być zrobione, bo pokazują Ci to liczby, a nie to, co uważasz, że fajnie byłoby zrobić.

2.    Mało wiesz o swojej grupie docelowej.
Problemem może być też uważanie, że wiesz wystarczająco dużo o swoich grupach docelowych, bez większego przyglądania się im. Bazujesz na oczywistościach, prostych obserwacjach, stereotypach, bo Zetki mają tak, a pracownicy produkcji tak, więc w Twojej firmie jest pewnie tak samo.

Skąd to wiem? Bo obserwuję podczas pracy projektowej i podczas szkoleń, ile osób nie pracuje na podstawach dla naszego zawodu. Nie korzystają z matryc odbiorców czy person, czyli charakterystyk grup docelowych. Wszystko mają w głowie – tak od nich słyszę.

Niestety prawda jest taka, że jeśli nie pochylisz się nad swoimi grupami docelowymi, to wiesz coś, ale na pewno nie wystarczająco dużo, by efektywnie planować działania.
Dlaczego firmy wydają tyle pieniędzy na badania marketingowe, na poznanie swoich klientów? Bo chcą wiedzieć, jak do nich mówić, aby kupili. W naszej komunikacji wewnętrznej jest tak samo. Nie znasz swoich klientów (pracowników), trudniej jest Ci przekonać ich, aby kupili. A przecież my też sprzedajemy: wartości, idee, pomysły, zasady itd.

Znaj dobrze swoje grupy docelowe, a Twoja praca będzie efektywniejsza, ponieważ dopasujesz działania do swoich klientów. Szablony niezbędne do pracy w zawodzie specjalisty komunikacji wewnętrznej takie jak: matryca odbiorców, persony, matryca narzędzi, szablony do tworzenia wewnętrznych kampanii, znajdziesz w moim kursie online: Planowanie komunikacji wewnętrznej.

3.    Góra nie pozwala Ci na rozwinięcie skrzydeł.
A może chcesz działać, ale wciąż nie ma budżetu, odwagi czy zrozumienia dla Twoich działań i przez to za dużo nie możesz zrobić. Jeśli tak jest, to polecam przeczytać ten mój artykuł: Uciekaj, jeśli komunikacja wewnętrzna w Twojej firmie tak wygląda.

Ale też może warto zastanowić się, czy nie przyczyniasz się do takiego stanu rzeczy. Niestety słyszę od Was, że tam na samej górze wciąż często nie rozumieją komunikacji wewnętrznej. Wciąż oceniają naszą pracę przez pryzmat publikacji w intranecie czy wysłanych mailingów. A przecież komunikacja wewnętrzna to znacznie więcej. To jeden z kluczowych procesów biznesowych firmy wpływający na jej wyniki finansowe, na cały biznes i jej podstawę, jaką są pracownicy.

Tylko że prawda jest taka, że często nawet specjaliści komunikacji wewnętrznej tego nie widzą, więc jak mają przekazywać to dalej i uświadamiać zarządy. Tak, tak. Nie bój się mówić, czym jest komunikacja wewnętrzna i jakie można dzięki niej osiągnąć efekty biznesowe, wpływające na strategię firmy. Dla wielu osób to wciąż mailingi i intranet, a przecież Ty wiesz, że to tylko narzędzia. Niestety, czy Ci się to podoba czy nie, to uświadamianie, edukowanie innych osób w firmach, to Twoje zadanie. Niestety niewpisane oficjalnie w obowiązki.

4.    Skupiasz się na narzędziach, a to przekaz jest kluczem.
Niestety to też obserwuję. Być może Ty również dużo czasu poświęcasz na narzędzia, ich wygląd, udoskonalenia funkcjonalności. I super, bo to jest ważne. Ale spójrzmy na to z boku. Czy wchodzisz na jakiś portal, np. Onet.pl, bo ładnie wygląda i idziesz tam każdego dnia, aby sobie na niego popatrzeć albo aby poklikać w te super funkcjonalności?

No nie. Idziemy tam ze względu na content, który nas interesuje. I tak samo jest np. z wewnętrznym intranetem, newsletterami czy każdym innym narzędziem komunikacji wewnętrznej. Idziemy tam ze względu na treści. I tak samo jest np. jeśli w intranecie jest baza kontaktowa pracowników, to idziemy tam ze względu na ten content, a nie aby pobawić się wyszukiwarką pracowników i popatrzeć na jej kolory i jak wypluwa nam kolejne wyniki.

Content jest ważniejszy. A jeśli do tego dodamy atrakcyjne wizualnie narzędzie, sprawnie i szybko działające, z łatwą i intuicyjną nawigacją, to wygrywamy podwójnie. Bo dobrze działające narzędzia są bardzo ważne. Ale to jest na drugim miejscu. W komunikacji wewnętrznej powinniśmy skupiać się na contencie. To jest numer 1. Jak coś się zmieni na podium, dam Ci znać.

5.    Wierzysz w trendy.
Tak, wiem, nie jest to popularne stwierdzenie. Ale dla mnie, dla kogoś, kto siedzi w badaniach i na wszystko chce mieć dowody na papierze, widzę, że taka ślepa wiara w trendy może prowadzić w… ślepą uliczkę.

Wierzymy w wideo, bo wszędzie jest wideo, więc idziemy w wideo. Chociaż na blogu krzyczałam nieraz i na szkoleniach mówiłam, że nie widzę tego w badaniach, że pytam pracowników przy każdym badaniu, czego chcą, a oni mówią, że wideo niekoniecznie, bo np. to wymagający dużo czasu na konsumpcję format.

Lata temu, gdy trąbiono, że media społecznościowe zawładną firmami tak, jak przejęły nasze życia prywatne, firmy odpowiedziały na to wezwanie i na zasadzie bycia trendy wdrażały to narzędzie. I potem słuchałam na szkoleniach, jak wdrożyliście te narzędzia i cisza, nic się nie dzieje. Jak powiedział mi ktoś kiedyś: widać, jak kurz opada na to narzędzie.

No właśnie. To, że trąbią dookoła, nie znaczy, że ślepe wdrożenie zadziała. Może zadziałać, no pewnie i może być super rozwiązaniem, które wystrzeli komunikację w Twojej firmie w kosmos, czego Ci życzę. Każde narzędzie może być efektywne, ale… jeśli sprawdzimy, czy warto je wdrożyć w naszej firmie i w naszej kulturze organizacyjnej i mądrze takie narzędzie potem wdrożymy.

Jeśli to temat dla Ciebie, to polecam lekturę poniższych 2 artykułów:
•    Jak skutecznie wdrożyć narzędzie komunikacji wewnętrznej w firmie
•    Co wybierasz? Skuteczne czy nowoczesne narzędzia komunikacji wewnętrznej?

6.    Oczekujesz dużych skoków, a masz do czynienia z procesem.
Wierzę, że dużo działasz, masz duże ambicje, więc i oczekiwania są spore. Przecież wszyscy zasługujemy na nagrodę od czasu do czasu. Tak, ale o skoki w komunikacji wewnętrznej trudno. To raczej w większości przypadków proces i do tego często powolny.

Dlaczego? Bo komunikacja wewnętrzna to praca nad zmianą postaw ludzi: pracowników, liderów, zarządu i kogo tam jeszcze masz. A zmiana postaw to zmiana nawyków, przyzwyczajeń. A wszyscy przecież wiemy, że to nie jest proste, ponieważ mamy naturalny mechanizm broniący nas przed zmianami. Nasza głowa myśli, że zmiana to zagrożenie i dąży do utrzymania status quo. Dlatego wprowadzanie zmian w komunikacji to proces, który wymaga cierpliwości.

7.    Nie doceniasz tego, co robisz.
A może robisz wiele, ale nie ma już czasu na chwilę zatrzymania się i poklepania się po ramieniu? Może poprzeczka wciąż jest przesuwana wyżej i wyżej przez Ciebie albo szefa lub otoczenie. I nie da się jej nigdy przeskoczyć. A może nawet jeśli jakimś cudem uda Ci się do niej doskoczyć, to zawsze jest jakieś ale i nigdy nie jest wystarczająco dobrze.

To teraz zatrzymaj się na chwilę i szczerze odpowiedz sobie na te pytania:
•    jak oceniam swoją pracę w tym miejscu pracy,
•    gdzie śmigam i wymiatam, w których obszarach,
•    co warto w mojej podróży usprawnić, gdzie widzę pole do zmian,
•    co nowego chcę wypróbować,
•    jak inaczej chcę podejść do mojej pracy.

Zostawiam Cię z tym do przemyślenia.  
Powodzenia! Robisz super robotę!

******

Sprawdźcie też:
• Facebooka bloga @blogkwok,  LinkedIn (zapraszam do sieci kontaktów)
• szkolenia otwarte i kursy na platformie z komunikacji wewnętrznej
• newsletter – zapisz się tutaj i odbierz bezpłatnego ebooka "100 narzędzi do pracy w komunikacji"
• pobierz 20 bezpłatnych lekcji wideo o tym, jak usprawnić komunikację w firmie – zapisz się tutaj

Grafika: Image by iwat1929 on Freepik