Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Jak tworzyć treści, które podbiją intranet, to moja parafraza tytułu książki „Sztuka projektowania tekstów. Jak tworzyć treści, które podbiją internet” Ewy Szczepaniak. Pisałam o tej książce już tutaj – w tym wpisie znajdziecie podpowiedzi, czego możecie się spodziewać podczas lektury. A dziś zebrałam dla Was kilka podpowiedzi, jak pisać lepiej.

To wskazówki, które wyczytałam w książce Ewy. Mimo że piszę od dawna i dużo i że pisałam zawodowo jako dziennikarka, pracując w radiu i tv, to i tak wciąż uczę się nowych rzeczy. I mimo że wiele kwestii, które Ewa porusza w swojej książce było mi znane i mówię o nich na moim szkoleniu z pisania w komunikacji wewnętrznej, to i tak lektura tej książki wiele mi dała. Bardzo polecam lekturę „Sztuki projektowania tekstów”. Zaznaczyłam w niej dla siebie sporo nowych elementów.   

Poniżej znajdziecie podpowiedzi, jak pisać lepiej, które wyczytałam u Ewy, a do których dodałam moje podpowiedzi, które mogą być pomocne w naszej komunikacji wewnętrznej:
1.    PROJEKT: „Dobrych tekstów się nie pisze. Dobre teksty się projektuje”. Tak zaczyna swoja książkę Ewa i to jest też to, co usłyszycie ode mnie w pierwszych minutach mojego kursu z pisania w komunikacji wewnętrznej. Samo napisanie nie wystarczy, wcześniej warto zaplanować najważniejsze kwestie, w tym również wygląd tekstu w zależności od miejsca, gdzie będzie publikowany.  

2.    CZYTELNIK: Każdy tekst ma 2 bohaterów – nadawcę i czytelnika. Pisząc, warto zastanowić się, kim my jako autorzy chcemy być w oczach czytelnika. W tym celu powinniśmy opracować portret komunikacyjny i go zrealizować. Ale powinniśmy też wiedzieć, do kogo piszemy, czyli powinniśmy znać naszych odbiorców. W komunikacji wewnętrznej, aby poznać naszych pracowników lepiej, opracowujemy persony i matryce odbiorców. Im lepiej poznamy naszych odbiorców, tym skuteczniej się z nimi porozumiemy.    

I tu podpowiedź od Michaela Cunninghama, zdobywcy Nagrody Pulitzera, którą Ewa przytoczyła w swojej książce, a który to powiedział: „bardzo mi pomaga, kiedy pisząc, myślę o kimś konkretnym”.  

3.    MAPA EMPATII: Pamiętajcie też o mapie empatii, czyli o określeniu:
•    co chcecie, aby czytelnicy zrozumieli po przeczytaniu Waszego tekstu,
•    co chcecie, żeby zapamiętali,
•    co mają zrobić po lekturze,
•    i co mają poczuć .
W tyle głowy miejcie zawsze potrzeby czytelnika i jego zainteresowania. Zgadzam się w 100%. Tyle razy powtarzam Wam na moich szkoleniach o JA, czyli o zejściu do poziomu pracownika w komunikacje wewnętrznej, a nie skupianiu się na mówieniu czy pisaniu z poziomu firmy.

4.    TYTUŁ: Dobry tytuł to skuteczny tytuł, czyli taki, który spełnia swoją funkcję. To taki, który przykuwa uwagę i kusi. Powinien też informować o zawartości tekstu. Tak, aby czytelnik nie musiał zgadywać, co za chwilę przeczyta.
Jakie tytuły mogą sprawdzić się w komunikacji wewnętrznej? Potestujcie:
•    liczby, np. 10 sposobów na…
•    ostrzeżenia, np. najczęstsze błędy przy składaniu wniosku na dofinansowanie…
•    pytania, np. jak złożyć wniosek o…
•    rady, np. co zrobić, aby otrzymać premię

5.    6 PYTAŃ: Tekst powinien odpowiadać na 6 podstawowych pytań: kto, co, gdzie, kiedy, jak i dlaczego. W języku angielskim to zasada 5W+H, czyli who, what, where, when, why + how. Proste, a bardzo pomocne. Pamiętajmy o tym, pisząc. Te informacje powinny być już w leadzie, czyli w tej najważniejszej części pod tytułem, zwanej w świecie internetowym nagłówkiem.

6.    SŁOWA KLUCZOWE: Tworząc teksty (a ja dodam jeszcze kampanie wewnętrzne skierowane do pracowników), zastanówcie się, które słowa są kluczowe, które elementy, chcecie, aby czytelnicy zapamiętali. Możecie je opracować sami, a jeśli szukacie wsparcia, to w internecie znajdziecie bezpłatne planery słów kluczowych. Do naszej komunikacji wewnętrznej warto zacząć od Ubersuggest (neilpatel.com/ubersuggest). Wydaje mi się, że może być najbardziej pomocny. Inne planery to Google Keyword Planner (adwords.google.com) i Keywordtool (keywordtool.io).

7.    LEAD: Lead to po tytule najważniejsza część tekstu. Jak pisze Ewa, teraz „masz 5 sekund, żeby otworzyć drzwi na oścież i w kilku ciepłych słowach powiedzieć, że warto wejść”. Bardzo podoba mi podoba taka definicja leadu. Powinien on być krótki, max 500 znaków. Warto w nim umieścić słowa kluczowe i odpowiedzieć na 6 podstawowych pytań (patrz p. 5 powyżej). Krótko! Taka pigułka tego, co będzie dalej w rozwinięciu.  

8.    ROZWINIĘCIE: W rozwinięciu warto pamiętać o hierarchii magnesów, czyli im wyżej, tym bardziej przyciąga uwagę czytelnika, dlatego zacznij od najciekawszego elementów, które chcesz przekazać.

9.    AKAPIT: Długie akapity to „środek czytelnikobójczy”. Idealnie to Ewa ujęła. I pamiętajcie: 1 akapit = 1 myśl, wątek.

10.    ZAKOŃCZENIE: Pisząc zakończenie, nie walczymy już o uwagę czytelnika, ale o to, aby nas lub najważniejsze elementy zapamiętał. Warto więc powtórzyć tam krótko najważniejsze kwestie. W zakończeniu stosujemy też call to action, czyli wezwanie do działania, czyli mówmy naszym czytelnikom, co mają teraz zrobić. Teraz, czyli gdy przeczytali już do końca.  

To 10 lekcji dla Was z książki Ewy Szczepaniak „Sztuka projektowania tekstów”. W książce znajdziecie szeroko omówione wyżej wymienione zagadnienia. A poza tym Ewa uczy też, jak konstruować zdania, jak pisać recenzje i teksty eksperckie. Jest też o storytellingu oraz o efekcie świeżości i pierwszeństwa w kontekście pisania. Dowiecie się również, jak wyróżniać ważne elementy w tekście. Zanim podam Wam link do książki Ewy (nie, ten wpis to nie płatna reklama), mam dla Was coś jeszcze.

3 ciekawostki
To na koniec jeszcze 3 ciekawostki z książki Ewy.
1.    Melobytes (melobytes.com/app/melobytes) to strona, gdzie możecie posłuchać swojego tekstu! Nie ma co prawda języka polskiego, ale gdy wrzuciłam tam wpis z mojego bloga po angielsku Behind the IC scenes i wyszło… ciekawie. Posłuchajcie w takim razie melodii “How to implement an internal communication tool successfully” – jest dostępna na moim Twitterze: 

2.    Aby mówić jak TED, czyli jak mówcy tych popularnych na całym świecie konferencji TEDx, powinniśmy:
•    10% poświęcić na budowanie wiarygodności,
•    25% na racjonalne argumenty,
•    65% na treści oddziałujące na emocje.

3.    Show, don’t tell – bardzo mi podoba się podejście do tekstu porównane do planów filmowych. W filmie stosuje się różne plany, np. daleki – z lotu ptaka; ogólny pokazujący mniejszy wycinek rzeczywistości; pełny, który pokazuje postaci; jest też zbliżenie, gdzie  – bohater jest jak żywy, są jego emocje; i na koniec detal, gdzie skupiamy się na szczególe. Wypróbujcie, pisząc kolejne teksty do intranetu czy gazety wewnętrznej. Tak, tak, tam też można popróbować tak właśnie pisać.

Co dalej?
Jeśli chcecie popracować nad swoim warsztatem pisarskim, poznać zasady i poszerzyć swoją wiedzę, sięgnijcie po książkę Ewy – znajdziecie ją tutaj.

Polecam Wam także 2 inne pozycje, które czytałam w tym temacie:
1.    „Droga artysty”, Julia Cameron – to dla tych, którzy chcą popracować nad swoją kreatywnością, nie tylko w pisaniu
2.    „Jak pisać, żeby chcieli czytać (i kupować). Copywriting & Webwriting”, Artur Jabłońskie; pisałam o tej książce tutaj: Jak pisać w komunikacji wewnętrznej, żeby chcieli czytać.

I zapraszam na mój kurs Jak pisać skuteczniej w komunikacji wewnętrznej – podstawy. Dyrektor HR pewnej dużej międzynarodowej firmy, która wzięła w nim udział, powiedziała mi na koniec, że było inspirująco i że każdy manager powinien przez takie szkolenie przejść. Sprawdźcie 90 lekcji, które przygotowałam - są tutaj.

******

Sprawdźcie też:
• Facebooka bloga @blogkwok,  LinkedIn (zapraszam do sieci kontaktów) i na Twittera @maja_biernacka
• szkolenia otwarte z komunikacji wewnętrznej (także online)
• newsletter – zapisz się tutaj i odbierz bezpłatnego ebooka

Fot.: Pexels.com; OnePress; Przecinek.com