Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Onboarding, obieg dokumentów, e-learning, wsparcie pracy na home office, wnioski urlopowe, integracja z PPK (Pracownicze Plany Kapitałowe), a nawet moduł aukcji dla Waszych pracowników. I to wszystko w 1 systemie! Intranet z newsami to dziś za mało, by przekonać pracowników do regularnego zaglądania do systemu.

Jak stworzyć prawdziwe i funkcjonalne środowisko digital workplace? Oni to wiedzą. Zapraszam na wywiad z Mariuszem Lęcznarem, Kierownikiem działu Aplikacji Biznesowych w Ideo, Marcinem Kandeferem, Kierownikiem Projektów w tej firmie i z Karolem Floriańczykiem, Key Account Manager w Ideo, którzy opowiedzieli mi o ich platformie LOGITO.

A że Ideo było na moim blogu już nieraz z ich super merytorycznymi materiałami, na końcu wpisu przypomnę Wam linki do ich bezpłatnych ebooków.

 
Mariusz Lęcznar, Kierownik działu Aplikacji Biznesowych w Ideo (LinkedIn)

 
Marcin Kandefer, Kierownik Projektów w Ideo
 
Karol Floriańczyk, Key Account Manager w Ideo (LinkedIn)

Maja: Po sukcesie intranetowym, czas na kolejne rozwiązania Waszego Software House. Wiem, że jest ich sporo. Zacznijmy jednak od tych, które są blisko komunikacji wewnętrznej. Onboarding. W Waszym systemie nawet osoby nietechniczne – czyli np. specjaliści od komunikacji czy HR mogą w łatwy sposób go zaprojektować. Jak to wygląda w praktyce?

Mariusz: Pierwszym aspektem onboardingu jest automatyzacja zadań takich jak np. założenie kont w systemach, przyznanie uprawnień i dostępu do systemów, zaplanowanie e-learningowych szkoleń wdrażających, np. dotyczących korzystania z wewnętrznych systemów.

Najprostsza automatyzacja procesu podzielona jest na różne działy, przeważnie techniczny, finansowy, kadrowy i merytoryczny. Natomiast inną rzeczą jest integracja z innymi procesami, czyli np. z umowami, czy ewidencją sprzętu przekazanego, a więc z ewidencją środków trwałych dla pracowników.

 Przykładowa strona główna intranetu przygotowanego przez Ideo Software, firmę, która wdraża i rozwija system LOGITO

Marcin: Często klienci oczekują od nas, że w intranecie znajdzie się funkcjonalność pozwalająca na szybkie wdrożenie nowego pracownika. I tak też robimy. Przykładowo może to wyglądać tak, że nowo zatrudniona osoba logując się pierwszy raz do platformy, otrzyma komunikat „Witaj, jesteś nowym pracownikiem”, tu znajdują się materiały do szkolenia, tak wyglądają procesy, w których będziesz uczestniczył, i na dodatek nie martw się, że musisz je zapamiętać, gdyż zostały one wdrożone w systemie i to system wie, jak Ciebie przeprowadzić przez prace, czy też w którym momencie zostaniesz przez system poproszony o wykonanie danego zadania.

Pracownik na wyciągnięcie ręki może mieć również dostęp do wszystkich szkoleń e-learningowych, które zostały dla niego zaplanowane. Co istotne, będzie miał do nich dostęp w odpowiednim momencie i pod warunkiem zrealizowania wcześniejszych, wymaganych ścieżką rozwoju szkoleń i zadań w systemie.

Maja: Można powiedzieć, że dany zestaw czynności łączymy w większe etapy i uzyskujemy w ten sposób 1 duży proces, w tym przypadku cyfrowy proces onboardingowy. Czy to jest trudne np. dla osoby, która pracuje w HR czy komunikacji wewnętrznej? Czy ona jest w stanie dostarczyć taką podkładkę dla osób, które są bardziej techniczne, żeby przygotowały taki proces w systemie? Jak może im pomóc?

Marcin: Wszelkie wnioski czy dokumenty związane z procesami HR, które dotychczas były wypełniane i gromadzone w formie papierowej przechodzą w formę cyfrową, zupełnie niewymagającą drukowania. Zmiana ta, w połączeniu z dostarczeniem intuicyjnych narzędzi informatycznych, sprawia, że nawet osoby nietechniczne mogą zrealizować znaczną część procesu samodzielnie.

Pierwszym istotnym etapem tej zmiany jest digitalizacja i zautomatyzowanie formularzy, które są dostępne w organizacji. Sprecyzowanie, jakie dane są zbierane, które z nich mogą być przechowywane i są niezbędne do podejmowania decyzji. Drugą rzeczą, jest stworzenie procesu biznesowego, dla którego wyżej wymieniony formularz będzie jego początkiem i na postawie zebranych danych pozostałe osoby będą mogły podejmować odpowiednie decyzje.

Mariusz: Tradycyjnie, wszelkie tego typu ustalenia następowały na etapie analizy i konfiguracji systemu, a potem pozostawały w systemie niezmienne (do ich modyfikacji przez programistów). Aktualnie, dzięki narzędziom Low-Code/No-Code klient, czyli np. osoba z HR, jest w stanie samodzielnie modyfikować praktycznie wszystkie parametry systemu. Przewagą naszego systemu LOGITO jest tutaj m.in. to, że możemy samodzielnie modyfikować istniejące procesy lub projektować i uruchamiać nowe, gdy tylko zajdzie taka potrzeba. Co istotne, do tego typu modyfikacji nie jest potrzebna wiedza techniczna.

Przykład wykorzystania low-code do zaprojektowania procesu obiegu wniosku urlopowego

Maja: Super jest takie uproszczenie i brak konieczności angażowania działu technicznego. I tu od razu przechodzimy do części e-learningowej, która również często jest wykorzystywana przy onboardingu. Jak to wygląda w Waszym systemie?

Karol: Oczywiście, proces onboardingu (ale i dalsze szkolenie pracowników) można znacznie uprościć dzięki wykorzystaniu e-learningu. Przykładem może być takie wdrożenie systemu, które już na etapie wdrożenia nowego pracownika dzieli „paczki wiedzy” i dostępy na etapy. System może warunkowo blokować dostęp do danych funkcjonalności, dopóki użytkownik nie weźmie udziału w interaktywnym szkoleniu ich dotyczącym.

Mariusz: Można także, idąc dalej, wymusić konieczność zaliczenia testu z określonym pozytywnym wynikiem. Jednym z tego typu szkoleń jest chociażby stanowiskowe szkolenie BHP, które ma zapewnić pracownikom bezpieczeństwo.

W większości przypadków jednak nie ma konieczności tak restrykcyjnego podejścia do kwestii szkoleń i o ile ich ukończenie jest przez pracodawcę wymagane, o tyle nie warunkuje dostępu do funkcji systemu i codziennej pracy.

Maja: Zdarzyło mi się w ostatnim czasie otrzymać zapytania dotyczące szkoleń na temat zarządzania wiedzą właśnie w kontekście intranetów. Osoby, które na co dzień zajmują się komunikacją wewnętrzną i mają pod swoją opieką firmowy intranet, szukają podpowiedzi, jak tym ogromem wiedzy w firmie zarządzać. Jak Wasze rozwiązanie może im w tym pomóc?

Marcin: System LOGITO zawiera bazę wiedzy, która jest zbiorem dokumentów wewnętrznych. Pracownik ma możliwość subskrybowania jej. Jest wtedy informowany o zmianach, może być również zobligowany do zaklikania informacji „zapoznałem się” w przypadku najważniejszych dokumentów.

LOGITO posiada również funkcjonalność wspierającą procesowanie nowych wersji dokumentów, które publikowane są w intranecie, np. nowa procedura firmowa. Cały przebieg cyklu jest usystematyzowany, a po jego zakończeniu publikujemy go jako dokument. Osoby, które subskrybują dany obszar, otrzymują informację, że pojawiła się nowa wersja dokumentu. Baza wiedzy jest uporządkowanym procesem zawierającym instrukcje działania ze wskazówkami, prezentacje, może również poprowadzić pracownika „za rękę”.

Karol: Nasz system jest zbiorem dokumentów. Zarówno tych wchodzących w skład bazy wiedzy, ale również tych „żyjących” w organizacji. To zasób wiedzy na temat bieżących informacji i wydarzeń w firmie oraz miejsce do wyszukiwania interesujących pracownika treści.

Baza wiedzy dotyczy również procesów w organizacji, czyli np. zasady, jak się komunikować, procesy HR-owe, dostęp do procesów, regulaminów, procedur, szkoleń czy kursów.

Maja: Wiele firm po pandemii zdecydowało się przejść na model hybrydowy i zastanawiają się, jak sprawnie zarządzać taką formą pracy. Wasz portal pracowniczy podąża za zmianami postpandemicznymi. Jest w nim opcja wyboru przez pracownika trybu home office. Jak to działa? Co to dokładnie jest?

Karol: Proces potwierdzania obecności w pracy i forma podpisywania list są w systemie zdigitalizowane. Rozwiązanie jest przygotowane na możliwość przejścia pracownika na home office. Warto zwrócić uwagę na to, że system umożliwia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną na stały dostęp do informacji, do systemów, faktur, umów, do bazy wiedzy, a także możliwość składania wniosków.

Przykład stworzenia w szybki i prosty sposób wniosku o home office

Mariusz: Zdalny dostęp do intranetu sprawia, że wszystkie zadania są realizowane sprawnie i bez zbędnych opóźnień. Ciekawym rozwiązaniem jest moduł rezerwacji zasobów / „home desk” umożliwiający zdalną rezerwację biurek „rotacyjnych” czy sal konferencyjnych niezbędnych do pracy w biurze stacjonarnym.

Maja: Bardzo przydatne w dzisiejszym trybie pracy. Na Waszym portalu pracowniczym jest też możliwa integracja z Pracowniczymi Planami Kapitałowymi (PPK). Co dzięki takiej integracji zyskuje pracodawca, a co pracownik?

Marcin: System LOGITO ma wbudowaną integrację do rozwiązania zarządzającego PPK (Pracownicze Plany Kapitałowe), a dokładnie dotyczy to aplikacji iPPK. Pracownik ma m.in. możliwość uzyskania informacji o aktualnym stanie swojego konta. Idąc dalej, pracownik w naszym rozwiązaniu może mieć też dostęp do paska płacowego oraz rozliczenia PIT 11.

 
Podgląd w LOGITO na onlinowy pasek płacony

Maja: To na koniec zostawiłam obieg dokumentów, czyli podstawę Waszego systemu LOGITO. W czasach home office i tak dużego digitalu to świetne rozwiązanie. Jak osoby od komunikacji wewnętrznej i HR mogą tę opcję wykorzystać?

Karol: W LOGITO możemy stworzyć dedykowane rozwiązanie dla zespołu HR do digitalizacji procesów w intranecie. Pracownik ma możliwość elektronicznego złożenia wniosku, np. o urlop, pracę zdalną, szkolenie, paczki dla dzieci, wczasy pod gruszą, może zapisać się do grupowego ubezpieczenia czy też zamówić kartę Multisport.

Cyfryzacja i automatyzacja procesów umożliwia m.in. odejście od tradycyjnej, papierowej formy przekazywania dokumentów, która często jest czasochłonna i wymaga fizycznej obecności pracownika w firmie.

Maja: Jedno Wasze rozwiązanie mnie zaskoczyło – nie spotkałam się z czymś takim wcześniej. Moduł aukcji. Na czym polega? Jak Wasi klienci go wykorzystują wewnątrz firm?

Mariusz: W LOGITO posiadamy moduł „aukcji”, który może stanowić jeden z elementów systemu. Najczęściej wykorzystywany jest do sprzedaży wycofywanego z firmy sprzętu komputerowego, telefonów czy aut poleasingowych.

Marcin: W firmach produkcyjnych można za jego pośrednictwem sprzedawać pracownikom po niższych cenach końcówki magazynowe czy produkty, które nie przeszły kontroli jakości, np. zagięta puszka. Głównym celem digitalizacji tego procesu jest zachowanie przejrzystości takiej sprzedaży i udostępnienie możliwości skorzystania z takich okazji wszystkim pracownikom, a nie tylko „kolegom głównego magazyniera”.

Maja: Sporo tych funkcjonalności. I faktycznie te wszystkie rozwiązania są ze sobą zintegrowane? Jesteście w stanie tak to poukładać, aby pracownik przechodził między tyloma modułami bez zakłóceń?

Karol: Wszystkie rozwiązania, takie jak obieg dokumentów, intranet i e-learningi są naszymi autorskimi platformami opartymi o ten sam rdzeń systemu, więc są spójne. Ich sprawne połączenie nie stanowi więc dla nas najmniejszego problemu.

Mariusz: Co więcej, od początku projektowania systemu kładliśmy duży nacisk na możliwość jego skalowania i integracji z innymi systemami. Sprawia to, że wśród naszych wdrożeń można znaleźć i takie, które dzięki obustronnemu połączeniu efektywnie komunikują się np. z SAP, czy innymi mniej lub bardziej popularnymi systemami.

Marcin: Taki rozbudowany, połączony ekosystem wyspecjalizowanych narzędzi informatycznych gwarantuje ciągłość pracy niezależnie czy jest to praca stacjonarna, hybrydowa czy wręcz w pełni zdalna. Skutecznie wspiera także codzienną komunikację i podtrzymuje, nadwyrężoną przez brak kontaktów bezpośrednich, kulturę organizacyjną.

Maja: To super, ponieważ zdarza mi się słyszeć od pracowników, że przeszkadza im wielość różnych systemów w firmie i konieczność logowania się do kolejnych. Raz nawet usłyszałam od pracownika, że ma takie marzenie, aby to wszystko było w jednym systemie, co znacznie ułatwiłoby pracę.

Dziękuję Wam za rozmowę. Odezwijcie się, gdy wdrożycie kolejne ciekawe moduły w Waszym systemie, które mogą usprawnić codzienną pracę.

Jeśli chcecie zobaczyć demo platformy, zapraszam na stronę LOGITO, gdzie możecie złożyć wniosek z prośbą o taki dostęp i na żywo przeklikać system.

Polecam też bezpłatne ebooki od Ideo Software. Więcej informacji znajdziecie na moim blogu tutaj:
•    Bezpłatny ebook o intranetach od Ideo
•    Jak uniknąć błędów we wdrożeniu intranetu. Kwestie, które warto przeanalizować
•    Intranet na 2021 rok – sprawdź, co MUSI zawierać (część 1)
•    Intranet na 2021 rok – sprawdź, co MUSI zawierać (część 2)
•    Intranet. Skuteczna komunikacja wewnętrzna w organizacji – recenzja książki
 

Zdjęcia i grafiki: Ideo Software
Ten artykuł powstał we współpracy z Ideo Software – firmą, która wdraża i rozwija system LOGITO.

******

Sprawdźcie też:
• Facebooka bloga @blogkwok,  LinkedIn (zapraszam do sieci kontaktów) i na Twittera @maja_biernacka
• szkolenia otwarte i kursy na platformie z komunikacji wewnętrznej
• newsletter – zapisz się tutaj i odbierz bezpłatnego ebooka