Blog KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA OD KUCHNI

Dlaczego nie udaje Ci się rozkręcić komunikacji wewnętrznej

Podczas szkoleń nieraz słyszałam od Was, że wiele próbujecie robić w zakresie komunikacji wewnętrznej, ale czasami nie wychodzi. Nie możecie się przebić, przekonać innych do Waszych działań, rozkręcić tego, co planujecie. Pytacie wtedy, co zrobić.

Niestety czasami mimo naszych usilnych starań, wiedzy i doświadczenia, wciąż drepczemy w miejscu. Dlaczego nie możemy się przebić? Każdy przypadek jest inny i trzeba byłoby go przeanalizować oddzielnie, ale mam podejrzenia, że w wielu przypadkach, nie możemy się przebić, ponieważ… poszukajcie przykładów i podpowiedzi poniżej.
Oczywiście poniższy katalog powodów nie jest zamkniętą listą. Pewnie moglibyście dodać wiele innych przykładów.

ZESPÓŁ KOMUNIKACJI
Za mała siła przebicia zespołu komunikacji

Być może problemem jest spychanie, może nawet aż na margines zespołu odpowiedzialnego za komunikację wewnętrzną. Spychanie i na dodatek zespół sam pozwala się tak spychać. Możliwe, że komunikacja wewnętrzna w Waszych firmach ma niski priorytet.
Być może uważacie, że ulokowanie zespołu komunikacji w strukturze firmy jest niewłaściwe. Według mnie to, gdzie komunikacja jest w strukturze, ma mniejsze znaczenie od tego, kto za tę komunikację odpowiada. Można bowiem być na końcu struktury, ale mieć silną osobowość i dużą siłę przebicia i mocno rozkręcić komunikację. Zapewne łatwiej by nam się pracowało, gdyby szef zespołu komunikacji wewnętrznej, PR czy komunikacji korporacyjnej, gdzie w jej ramach jest komunikacja wewnętrzna, był członkiem zarządu.

A może problemem są niewystarczające kompetencje komunikacyjne osób odpowiedzialnych za komunikację. Nie podchodzą do swojej pracy strategicznie, nie planują, a jedynie działają ad hoc, na bieżąco próbując odkopać się z zadań, którymi są zarzucane.

Co możemy zrobić, aby spróbować zmienić tę sytuację?
Po pierwsze działać. Mieć plan działania, być może nawet strategię. Edukować innych na temat tego, jaka jest rola i waga komunikacji oraz za co dokładnie odpowiadamy i jak możemy pomóc innym w komunikacji. Szkolić się, czytać, oglądać webinary. Robić notatki. Podnosić swoje kompetencje i poszerzać wiedzę. Sprawdźcie też mój wpis: Jak poszerzać swoją wiedzę o komunikacji wewnętrznej i listę szkoleń, które prowadzę.

Powinniśmy również wychodzić do innych z propozycjami działań. Działać, a potem pokazywać im i szefostwu efekty tych działań. Pytać szefostwo, jakie ma oczekiwania wobec komunikacji i osób, które za nią odpowiadają i realizować te oczekiwania. A potem mówić o osiągniętych efektach. Warto też włączać osoby decyzyjne w komunikację, aby je do niej przekonać. I nie liczmy na zmiany w tydzień – angażowanie w komunikację i budowanie swojej wizerunku to proces.  

NARZĘDZIA
Niewystarczające narzędzia, przeszkadzające narzędzia

Może być też tak, że to narzędzia komunikacji wewnętrznej, które mamy w firmie, są przeszkodą. Albo ich brak. Być może są stare, nieintuicyjne, omijane przez pracowników wielkim łukiem. A może mamy ich niedobór. Trudno wtedy o szaleństwo w realizacji wielkich komunikacyjnych planów.

Co możemy zrobić?
Próbować poprawić jakość narzędzi, próbować je ulepszyć, wymienić, poszukać innych, tanich rozwiązań, na które firma zgodzi się. A jeśli to nie jest możliwe, zorganizować sobie narzędzia. Wiem, że to trudne, czasochłonne i niewygodne i w ogóle nieprofesjonalne, ale czasami od tego musimy zacząć, by przekonać osoby decyzyjne w firmie, że warto.
Gdy pracowałam na etacie  w jednej z firm sama składałam w darmowym programie newslettera w PDF-ie. Dopiero gdy rozrósł się, ponieważ pracownicy coraz chętniej pisali newsy do niego, firma zgodziła się, aby grafik zajął się jego składem. A gdy grafik już nie wyrabiał się, zgodzili się, aby składała wtedy już gazetę (newsletter przekształciłam w gazetę) firma zewnętrzna.

Intranet też nie musi dużo kosztować. Przeczytajcie, jak Jon May z University of Westminster stworzył nagrodzony intranet bez budżetu (p. 6 we wpisie 10 digitalowych lekcji z IntraTeam Event 2018 w Kopenhadze).
Mając słabe narzędzia i nie mogąc zbyt wiele z tym zrobić, warto skupić się na contencie, aby był dobry. Jeśli będzie ważny dla pracowników, atrakcyjny i pomocny, jest większa szansa, że zajrzą do niego, nawet wtedy gdy opublikowany zostanie w kiepskim narzędziu.

Warto też pogimnastykować się w poszukaniu argumentów, które przekonają osoby decyzyjne, że warto wprowadzać zmiany. Pokazujmy korzyści np. z wdrożenia nowych narzędzi. Igor Żytka z Providenta, aby przekonać zarząd, że warto wdrożyć nowy intranet, wyliczył, że każdy pracownik zaoszczędzi, korzystając z nowego rozwiązania, 15 minut tygodniowo na poszukiwanie osób, informacji i dokumentów. Czy 15 minut to dużo? Nie, ale Igor pomnożył te minuty razy liczbę pracowników i stawkę godzinową i wyszły mu konkretne miesięczne oszczędności dla firmy, a z tym trudno dyskutować. Wywiad z Igorem znajdziecie tutaj: Dlaczego warto słuchać pracowników – czyli jak Provident wdrożył intranet.

Polecam też moje wpisy:
•    Jak rozkręcić komunikację wewnętrzną w firmie?
•    Komunikacja wewnętrzna bez budżetu
•    Ile kosztuje firmowe spotkanie? (wraz z kalkulatorem do wyliczenia)

NIEWŁAŚCIWE PODEJŚCIE
Zbyt duże ambicje lub za małe działania

Niestety one też mogą być przeszkodą do rozkręcenia komunikacji wewnętrznej. Przykład: od razu porywamy się na wypasiony intranet połączony z elementami społecznościowymi. Milion funkcji dla użytkowników, którzy nie są obyci z takimi rozwiązaniami albo planujemy go uruchomić w firmie, w której nie ma kultury komunikacji za pośrednictwem takich rozwiązań. Nie mówiąc już o kosztach i czasie, jaki jest potrzebny na stworzenie takiego narzędzia. Porywamy się na ogromny projekt, którego analizy trwają tyle, że… ciężko wyjść poza nie.
Może lepiej byłoby iść małymi krokami i czekać na efekt kuli śnieżnej? Zaplanować wiele przydatnych funkcjonalności, ale wdrażać je etapami, by przyzwyczajać użytkowników.

Albo sytuacja odwrotna. Działania na „małym poziomie”. Jeśli nie mamy dużych wymagań z zewnątrz, wciąż działamy wg schematu, tak jak zawsze, bo przecież „zawsze tak robiliśmy” albo w innym miejscu pracy działało. Wtedy również możemy znaleźć się z kozim rogu, z którego trudno będzie nam skoczyć na wyższy pułap.
Jak możemy próbować zmienić tę sytuację? Samemu może być nam ciężko tak po prostu się zmienić, jeśli nasze działania wynikają z braku wiedzy, jak można je wykonać inaczej. Warto w takiej sytuacji np. przeszkolić się i poznać nowe schematy działania lub zaprosić do współpracy konsultanta z zewnątrz, który doradzi nam, co warto zmienić, by zacząć działać inaczej i na szerszą skalę. Dajcie znać, jeśli mogę Wam w tym pomóc.

KULTURA ORGANIZACYJNA
Niedopasowanie planowanych działań komunikacji do kultury organizacyjnej

I na koniec najważniejsza kwestia. Być może wciąż próbujecie, ale wciąż słyszycie „nie”. Być może to, co zaplanowaliście, nie pasuje do kultury organizacyjnej, jaka jest w Waszych firmach. Wy proponujecie otwarty dialog i feedback za pomocą portali społecznościowych, a zarząd chce mieć spokój i nie chce słuchać pretensji i zażaleń wylewanych na takim portalu. Oczywiście takie myślenie kadry kierowniczej jest błędne. Pracownicy będą mówili źle, nawet jeśli nie będą mieli narzędzi. Mogą robić to po pracy z kolegami czy plotkować na przerwie. Zarząd chce mieć spokój? Niech poczekają aż pracownicy zajdą sobie wygodne forum zewnętrzne albo grupę na Facebooku, gdzie będą narzekać na firmę, a czytać to będą mogli potencjalni kandydaci do pracy, klienci, media i kontrahenci.
Takie myślenie osób decyzyjnych jest iluzoryczne. Oczywiście mogą zdarzyć się negatywne komentarze, gdy zdecydują się na wdrożenie narzędzia do dyskusji wewnątrz firmy. Ale czy nie lepiej usłyszeć je wewnątrz firmy i reagować na nie zanim wyleją się na zewnątrz?

Być może Wy chcecie działać, być innowacyjni, podążać za trendami, a firma woli stagnację, spokój, brak ryzykownych zmian. A może nawet słyszycie, że firma chce być innowacyjna, ale za tym nie idą działania. Wciąż nie podjęto decyzji, by zrealizować innowacyjny projekt. Inne nowoczesne rozwiązanie nie może wyjść poza fazę analizy i wyboru firmy do współpracy. To pozorne działania na górze, które blokują nas w realizacji.

Co możemy zrobić? Warto przyjrzeć się bliżej kulturze organizacyjnej, jaką mamy w firmie i dopasować do niej działania. A co jeśli okaże się, że Wasze ambicje nijak mają się do planów firmy i jej kultury organizacyjnej? Co gdy Wy chcecie rozwijać się, a nie tylko słuchać o innych firmach, które wdrażają fajne programy onboardingowe, nowe intranety i chatboty?   

W pierwszej kolejności warto spróbować uświadomić kadrze kierowniczej sytuację, w której jest firma. Z pomocą może przyjść badanie stanu kultury organizacyjnej, które pokazuje, jaka kultura panuje w firmie i jakiej oczekiwaliby pracownicy. Być może efekty takiego badania zadziałają na kadrę kierowniczą i podejmą decyzję o przemodelowaniu firmy, choć to ani proste ani szybkie działanie.    

A co jeśli nie będą zainteresowani zmianami a Wy nie możecie odnaleźć się w danej kulturze organizacyjnej? Ja w takich sytuacjach szukałam miejsca, gdzie mogę się rozwijać zawodowo. Było to dla mnie bardzo ważne. A co gdybym została? Co wtedy mówiłabym na rozmowie o pracę u przyszłego pracodawcy? Pewnie to, że próbowałam rozkręcić komunikację wewnętrzną, ale szef mi nie dawał szansy albo że w firmie nie było warunków do realizacji dużych projektów, choć ja bardzo chciałam. Nie chciałabym, aby to zabrzmiało jak zachęcanie Was do rzucenia pracy – to indywidualna kwestia każdego z nas. W pierwszej kolejności warto spróbować zmienić zastaną sytuację – opracować plan działania i spróbować go wdrożyć.

Wasze doświadczenia
Jeśli macie za sobą ciekawy projekt, który sprawił, że mocno rozkręciliście komunikację wewnętrzną w Waszej firmie, dajcie znać. Chętnie przeprowadzę z Wami wywiad lub udostępnię Wam miejsce na blogu na wpis gościnny. Wymieniajmy się doświadczeniami!

*****

Lista polecanych wpisów do dalszej lektury (pojawiły się w tym wpisie):
•    Jak rozkręcić komunikację wewnętrzną w firmie?
•    Jak poszerzać swoją wiedzę o komunikacji wewnętrznej
•    10 digitalowych lekcji z IntraTeam Event 2018 w Kopenhadze (p. 6 o intranecie bez budżetu)
•    Dlaczego warto słuchać pracowników – czyli jak Provident wdrożył intranet
•    Komunikacja wewnętrzna bez budżetu
•    Ile kosztuje firmowe spotkanie? (wraz z kalkulatorem do wyliczenia)

******

Sprawdźcie też:
Facebooka bloga,
• newsletter – raz w tygodniu nowy wpis z bloga w Waszych skrzynkach e-mailowych (zapisy – prawa kolumna bloga, sekcja newsletter),
szkolenia z komunikacji wewnętrznej – terminy najbliższych szkoleń otwartych, ofertę szkoleń zamkniętych i sesji indywidualnych.

Zdjęcie: Pexel.com



2 Komentarze

Łukasz M. Zając - 01 paź
Ważne jest właściwe określenie wewnętrznej kultury organizacji. Jak zbudowany jest zespół, ile czasu i gdzie spędzają nas pracownicy, co lubią... Uwzględniamy także nasz budżet, pamiętając jednak, że także "darmowe" rozwiązania sporo kosztują. To czas konkretnych ludzi...
Maja Biernacka - 08 paź
To prawda, nasz czas też kosztuje, ale czasami, gdy nie ma budżetu na działania, nasza kreatywność jest jedynym ratunkiem.

Zostaw komentarz!